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CLOSE- システム化させる文書の選別
- 業務フローの見直し
- 導入するシステムの検討
公開日：2022/06/30
最終更新日：2024/05/21
脱ハンコでワークフローを劇的に効率化させるための3ステップ
脱ハンコを進めるためには、文書のシステム化だけでなく、業務フローの見直しや導入するシステムの検討など、しなければいけないことが多くて悩んでいませんか？
脱ハンコを行うことで、稟議書などの承認時間の短縮やテレワークへの対応ができるメリットがあります。
しかし、実行するためにはどうしたら良いかわからず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、脱ハンコのために必要なシステムから失敗事例までご紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。
目次
脱ハンコのために必要なことは？
脱ハンコを実現させるためには、上記の3ステップが必要になります。
システム化させる文書の選び方は、優先順位の高いものからすることで、社員は無理なく脱ハンコに慣れていけます。
脱ハンコを進めるためにはワークフローシステムの導入が必要になりますが、まずは業務フローの見直しから行いましょう。
業務フローを明確にさせて社内ルールを決めたあと、脱ハンコのために必要なワークフローシステムの検討をすることで、スムーズな導入が行えます。
また、ワークフローシステムの中には、電子印鑑機能が搭載されているものがあり、紙の承認欄に印鑑を押すイメージのまま運用できるものもあります。
いきなり電子化すると抵抗がありますが、なるべく紙の運用イメージを変えずにシステムを導入できると、定着率も高まるでしょう。
①システム化させる文書の選別
- 稟議書
- 支払依頼書
- 家族異動届
- 住所・連絡先変更届
- クレーム報告書
- 受注報告書
- 取引先登録依頼書
これらの文書は、一般的に会社でよく取り扱われる各種申請書類とされています。
例えば稟議書は、取引先と契約するために社内で承認を得たり、社内の物品を購入するときに申請したりするなど、利用頻度の多い文書です。
文書を電子化させることは業務効率化につながるので、社内で利用頻度の多い文書があれば電子化の候補にしてください。
ただ、電子化はスモールスタートで始めないと、導入費用が膨大になるだけでなく、運用まで時間がかかってしまうので注意が必要です。
利用頻度が多い文書から電子化するのがおすすめ
システム化させる文書の優先順位を決める際は、利用頻度の多い文書から電子化させるのがおすすめです。
利用頻度が多いということは、その分対応完了まで時間がかかることが多いため、電子化することでスムーズに処理できます。
また、文書の処理が現在どこまで行われているかの進捗確認や、保管期間などもデータだと管理がしやすいのもメリットといえます。
システム化することで文書の改ざんや紛失といった問題が起こらないようにできるので、セキュリティの観点でも電子化は有効です。
文書を電子化するときはスモールスタートで始める
文書を電子化するときはスモールスタートで始めないと、「大きな費用がかかる」「社員が業務に対応しきれない」といった問題が起こります。
例えば、 いきなりすべての文書を電子化させようと思うと、その分導入までにかかる人件費とサポート費がかかりがち です。
さらに、運用するうえで必要なルール設定やマニュアルの整備が間に合わず、運用中に問題が多発する可能性もあります。
社員もいきなりすべて電子化されてしまうと、慣れるまで負担が大きくなるので、少しずつ電子化を進めるようにしてください。
②業務フローの見直し
文書を電子化させる前には、どのようなフローで業務を進めていくのか見直す必要があります。
まずは申請書の項目の見直しとして、本当に必要な項目なのかを洗い出しを行い、よりスムーズに申請ができるようにします。
また、申請・承認ルールもしっかりと設定し、マニュアルもきちんと整備を行っておくことが大切です。
承認プロセスの設定は、内部統制の強化やリスクマネジメントを行ううえで重要なため、必ず見直しておきましょう。
申請書の項目の見直し
申請書の項目の見直しを行うことで、無駄を省いてスムーズな申請を行うことができます。
例えば稟議書であれば、重要な項目だけを洗い出して、要点を絞って作成するようにしてください。
もし不要な項目が多いと、確認に時間がかかってしまうだけでなく、申請者も書類作成に時間がかかってしまいます。
文書の電子化を進めるにあたって、できるだけ簡略化できるように申請書を見直しましょう。
申請・承認ルートの見直し
申請・承認ルートの見直しを行い、承認の責任者と情報共有を行いたい社員のみに絞ることで、業務効率化につながります。
さらに、承認プロセスの見直しを行うことで、特定の社員の独断による承認が行われる心配もないので、リスク回避としても有効です。
また、複数の目を通すことで多重チェックを行えるため、文書の不備に関しても決裁前に発覚しやすくなります。
文書の共有は設定した全員へ送信ができるので、回覧人数に関係なくスムーズに運用ができるのも電子化のメリットです。 ただ、申請・承認ルートは申請書類に応じてルートが変動することもありますので、同時にマニュアルの整備も行うとよいでしょう。
③導入するシステムの検討
脱ハンコを実現させるためには、ワークフローシステムや電子契約サービスといったシステムの検討が必要です。
これらのシステムを導入することで文書の電子化を行い、紙媒体で行っていた押印作業をシステム上で完了させられます。
ただし、電子化がまだ認められていない書類もあるので、脱ハンコしたい文書が該当していないか確認しておきましょう。
ここからは、脱ハンコを実現させるために必要なシステムと、電子化が認められていない書類についてご紹介します。
脱ハンコを実現させるために必要なシステム
脱ハンコを実現させるために必要なシステムには、 ワークフローシステムと電子契約サービス があります。
ワークフローシステムは、社内での申請から決裁までに使用するシステムのことを指します。
一方、一般的に電子契約は社内申請で承認されてから外部と契約を結ぶことを指しているので、使い分けが必要です。
一貫して利用するのであれば、社内決裁用にワークフローシステムを導入し、外部向けには電子契約サービスを導入します。
ワークフローと電子契約が一体化システムもありますが、その場合はワークフローの機能が補助的な場合が多いので、思うように使えないことがあります。
ワークフローと電子契約の機能をそれぞれチェックし、自社の運用要件に必要な機能が搭載されているか確認しておきましょう。
ワークフローシステムの導入でよくある失敗事例
ワークフローの導入でよくある失敗事例には、「導入がスムーズに進められない」「機能が多すぎて使いこなせない」などがあります。
これは、導入前の事前準備不足や知識不足によるものだけでなく、システム側のサポートが悪いことも失敗の原因です。
さらに、「他のシステムと連携できない」といった問題も起こりやすいので、現在利用しているシステムとの互換性の確認は必ず行いましょう。
導入がスムーズに進められない
導入予定のワークフローシステムのサポートが悪いと、導入がスムーズに進められないことがあります。
例えば、問い合わせがメールしか対応しておらず、導入支援も提供されているマニュアルのみの場合があります。
質問があったとしてもメール対応だといつ返事が返ってくるかもわからず、返事があるまで導入作業は進められません。
スムーズに導入するためにも、担当者からの対人によるサポートを受けられるかは確認しておくようにしてください。
機能が多すぎて使いこなせない
ワークフローシステムを活用する社員の能力に関わらず、機能が多すぎると使いこなせない可能性があります。
申請フォームや管理画面を自由に変更できるものは便利な反面、あれこれと設定してしまうと実際に使用する社員の負担となります。
ワークフローシステムは、1人の社員だけが使用するのではなく、さまざまな社員が使用するので、使いやすさは重要です。
導入前には必ず無料トライアルを使い、申請書の作成方法や承認ルートの設定方法、各種申請書の管理のしやすさなどを確認しておきましょう。
他のシステムと連携できない
他社の電子契約サービスや現在利用している業務システムと連携ができないと、せっかくのワークフローシステムが活用できません。
さらに、せっかく導入してもワークフローシステムのデータを手作業で他のシステムに反映させていると、余計な時間と労力がかかります。
そのため、ワークフローシステムを最大に活用して業務効率化を進めるためには、他のシステムとの連携は必須です。
例えば、ワークフローシステムと電子契約サービスを連携させることで、社内の契約稟議申請から社外との電子契約までを自動化させられます。
社員の業務負担の軽減のためにも、業務で使用しているサービスやシステムと連携できるかは必ず確認してください。
ワークフローシステムの導入は無料相談を活用しよう
さまざまな会社が提供しているワークフローシステムの機能には、一見するとほとんど違いはありません。
ただ、実際にそれぞれの機能について深く調べると、同じ機能名でも企業間で使い勝手や応用性が全く異なる場合があります。
そのため、ネット上で表面的な情報を知るより、実際にワークフローシステムを開発・提供している会社へ相談してみてください。
実際に問い合わせて疑問点を聞いたほうが、一番正確な情報を得ることができます。
株式会社COELでは、使い慣れたエクセルをそのまま取り込んで電子化できる、ワークフローシステムを提供しています。
さらに、他社クラウドサービスとのシステム間連携にも対応しており、導入の際には担当者によるサポートサービスもご用意しています。
無料で課題に合わせたシステム構成のご提案もしていますので、お気軽にご相談ください。
