AI-OCRを利用した経費申請の流れをご紹介

※株式会社ITCS は、2024年4月27日付で、株式会社COEL（コエル）へ社名変更いたしました。
※ManageOZO3は、2024年6月12日に「manage(マネージ)」に名称変更しました。

Manage先生

立替経費を申請するとき、領収書のアップロードに「AI-OCR」使えているの？

AI-OCRって何ですか…？

新入社員

Manage先生

AI-OCRを使うと、領収書のアップロードと同時に金額や日付を自動読み取りできるので、入力の手間を省けるんです。
実際に効率化できることや使用イメージについて詳しく説明していきますね。

AI-OCRとは

AI-OCRとはAI技術を活用した画像読み取り機能の仕組みです。
例えば領収書を撮影した場合、AI-OCRを利用すると画像に含まれている文字をテキストデータに変換することができます。
領収書に記載されている金額や日付などが自動変換されるため、入力の手間が省けます。

AI-OCRとOCRの違い

OCRはOptical Character Recognition(またはReader)の略で、画像に記載されている文字を読み取りデータに変換する技術です。
AI-OCRも「OCR」という点は同じですが、それにAI技術が加わったものです。
AI-OCRは最先端の技術を搭載しているため、OCRよりも費用は高くなりますが、AI技術が加わることでAIが機械学習を行い、文字の認識率がアップするというメリットがあります。
最近では従来のOCR技術よりも、AI-OCRが主流になってきています。

AI-OCRを導入するメリット

AI-OCRを使うと経費申請の作業効率アップ

manageのスマートフォンアプリとして、「manage クラウド」というAI-OCRを搭載したiPhoneアプリとAndroidアプリがあります。
スマートフォンのカメラで領収書を撮影すると、領収書内の金額などを自動でデータ化することができます。
電子取引文書の検索要件として取引年月日、取引金額、取引先がありますが、それも自動で読み取ることができるため従業員の負担を減らすことができます。

AI-OCRで経理担当者の負担も減少！

ManagクラウドのAI-OCRでは、二重登録防止チェック機能などが搭載されており、経理担当者による確認等の業務負担を軽減します。

●特長1：二重登録チェック機能

従業員が同じ領収書画像を複数申請した場合や、前月精算済み領収書を登録した場合、アラートとして「！」が表示されるので重複登録の防止になります。

●特長2：経理業務に特化したAI機能

経理業務に必要な軽減税率の読み取りに対応しているため、消費税率(8％、10％)別に入力する手間を削減します。

準備から申請まで4ステップ！手順をご紹介

manage クラウドのAI-OCR機能を利用した経費申請は、PCやスマートフォンなどから行うことができます。
今回は領収書のアップロードをスマートフォンアプリで行い、申請をPCから行う手順でご紹介します。

STEP1　アプリをダウンロードする

iPhoneアプリとAndroidアプリの用意があるので、ストアよりダウンロードをします。
ダウンロードする際にこちらのQRコードを従業員へ案内するとスムーズです。

STEP2　アプリにログインする

アプリを開くと、環境情報やログイン情報を入力する画面が表示されます。
利用している環境の情報等を入力し、ログインを行います。

STEP3　領収書をアップロードする

「カメラからとる」「写真フォルダから選択」を選択し、対象の領収書をスキャンします。

スキャンすると、自動で日付や金額などが入力されます。
対象の画像を選択することで、読み取り値を手修正することも可能です。
転送を実行する前に金額等が合っているかを確認します。

STEP4　申請を行う

領収書の転送が完了すると、「帳簿書類管理」アプリに転送がされます。
ワークフロ－から対象の申請書を開き、明細項目の「証」からアップロードした領収書を選択すると、自動で日付や金額が転記されます。
後は使用用途を選択し、申請を行ったら完了です。

こんなに簡単だったなんて。もっと早く知りたかったです…。

新入社員

Manage先生

他にもAI-OCRを使った便利機能を紹介していきますね。

複数の領収書をまとめて、申請の工数を1/2に削減！

タクシー代や駐車場代など領収書が複数ある場合、1枚ずつ画像をアップロードするのは大変だと思います。
その場合、一度に複数の領収書をスキャンすることも可能です。

複数枚の領収書を1枚の画像内に収めて撮影

スマートフォンアプリから領収書をアップロードする際に、切り取りマークがついている方を選択します。

複数枚の領収書を1枚の画像内に収めて撮影します。

自動で領収書が分割される

自動で領収書が分割されていることを確認します。

転送する場合は左にスワイプ、削除する場合は右にスワイプすることもできます。

この後の手順はSTEP4以降と同じ手順で、ワークフロ－から対象の領収書を選択すると自動で日付や金額が入力されるので、申請を行います。

Manage先生

AI-OCRは理解できましたか？

ばっちりです！！早く経費申請したいので出張に行ってきます（笑）

新入社員

まとめ

領収書を原本回収する場合、拠点が違うなどで回収に遅延が発生することもあったのではないでしょうか。
しかし電子データとして保存することで、経理担当者が申請金額と領収書の金額確認をスムーズに行なうことができます。
スマートフォンアプリは、在宅勤務などの複合機で領収書スキャンできない時に、簡単にスキャンできるので便利だという声も聞きます。
今回は領収書AI-OCRについてご紹介しましたが、請求書AI-OCRもありますので、今後インボイス対応にも活躍できそうです。
領収書AI-OCRは無料トライアルをご用意していますので、まずは操作性を知りたいという方はぜひお問い合わせください。

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