勤怠アラートで残業や有給をラクラク管理！実際の運用方法を解説

※ManageOZO3は、2024年6月12日に「manage(マネージ)」に名称変更しました。

勤怠管理では、労働基準法に則った管理をしなければならないため、残業や有給を企業がしっかりと管理する必要があります。
しかし、紙や表計算ソフト、タイムカードで管理していると、残業時間数や有給取得状況をリアルタイムで把握するのは難しいでしょう。
また、勤怠管理システムを導入していたとしても、残業時間や有給の取得状況を把握できる運用をしなければなりません。
そこで今回は、残業や有給をカンタンに管理できる「勤怠アラート機能」について詳しくご紹介します。

そもそも勤怠管理で守らなければいけない法律とは？

労働基準法第36条に定められている時間外労働の上限は以下の通りです。

残業時間は1ヶ月間で45時間を超えなければ良いというわけではなく、2～6ヶ月の平均時間や年間での残業時間も管理しなければなりません。
タイムカードやExcelで勤怠管理を行っている場合、全従業員の勤怠情報をリアルタイムで把握することは非常に困難です。

勤怠アラート機能で残業や有給をラクラク管理

残業アラート
有給休暇アラート
勤務表アラート

勤怠管理システムには、「勤怠アラート」という機能が搭載されています。
勤怠アラートには、主に残業アラート・有給休暇アラート・勤務表アラートなどの機能があります。
有名な勤怠管理システムであれば大体の機能は搭載されていますが、勤務表アラートは製品によって搭載されているものとされていないものがあります。
勤怠アラート機能を活用できれば、「月間の残業が40時間を超えた場合は従業員と管理者にアラート通知をする」という運用が可能になります。

勤怠アラートにはどのような機能がある？

ここからは、弊社の「manage 勤怠」に搭載されている勤怠アラートの機能をいくつかご紹介します。
タイムカードやExcelで勤怠管理を行っている方や、残業・有給の管理を見直したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

重要度に応じてアラートをランク付けできる

重要度に応じて「通知」「注意」「警告」の3段階にランク付けすることができます。
周知が目的のアラートでは「通知」、時間外労働の上限に迫っている場合は「警告」というように使い分けをすることで、従業員本人だけでなく労務担当者も気づき、事前の対策を講じることが可能となります。

通知先の設定が可能

アラートの通知先を自由に設定することが可能です。
従業員本人やその上長だけでなく、従業員単位で通知先を設定できます。
また、設定したアラートの通知先を従業員別で確認も可能です。
ここで事前に確認することで、通知を届けたい相手に正常に届けられます。

お知らせメッセージ機能との併用でリアルタイムの状況を把握できる

manage 勤怠には、勤怠アラートと併用することで、より残業時間や有給取得状況をカンタンに把握できる「お知らせメッセージ」という機能があります。
これはアラート通知とは異なり、ポータル画面と勤務表画面に常に表示させておくことができます。
当月の残業時間や休日労働時間、有給残日数など様々な項目を表示することができ、メッセージのフォントサイズや色の変更も可能です。
そのため、運用に合わせて自由にカスタマイズができます。

アラート通知にメッセージを追加することもできる

月の残業時間が30時間を超えている場合

追加前：「残業時間が30時間を超えました。」
追加後：「いつもお疲れ様です。残業時間が30時間を超えました。」

アラートは通知だけでなく、労いや感謝などのメッセージを追加することができます。
一言添えるだけでも、従業員のモチベーションを上げたり、ストレスを緩和させたりすることにもつながります。

実際の使用例としては、残業時間が多い場合に労いのメッセージとともに産業医との面談を促し、労働環境の改善に向けた取り組みをされている企業もあります。

実際に勤怠アラートを活用した残業・有給の管理方法

ここからは、実際に勤怠アラートの活用例を、よくある課題とともにご紹介します。
弊社が提供している「manage 勤怠」の操作画面で、どのように勤怠アラートを活用できるかをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

【課題1】残業時間をなかなか減らせず月45時間を超えることがある

36協定を締結している場合、時間外労働は月45時間だけでなく、年間360時間の上限もあるため複数月での管理が必要です。
残業時間が上限を超えないためには、残業時間を前もって把握する必要があります。

例として、月の残業時間が20時間を超えた場合、以降10時間超える毎にアラートを通知する、という運用方法があります。
通知の基準となる時間は自由に設定可能なので、時間数に応じて段階的に通知することもできます。

また、アラートごとにメッセージを変更することができるので、時間外労働の上限に近づいた場合は「残業時間を減らしてください。」というような通知も可能です。
アラートは1ヶ月単位だけでなく、週単位、直近3ヶ月、年間（締月翌月～締月）など、様々な単位で設定することができるので、年間の残業時間も同様の管理が可能となります。

時間外労働と休日労働の合計で月100時間未満という上限もある

また、月45時間、年360時間や年720時間以内（※）の集計対象は時間外労働のみであるのに対し、時間外労働と休日労働の合計で月100時間未満（※）という上限もあります。
※これらは特別条項付き36協定を締結している場合の上限です。
そのため、時間外労働と休日労働を分けて集計・管理する必要があります。

manage 勤怠では、時間外労働と休日労働の合計を算出し、その値に対するアラートを通知することも可能なので、10時間増える毎に都度通知するといった運用で、見逃しを防ぐことができます。

【課題2】平均残業時間の管理が大変

特別条項付き36協定を締結している場合、平均残業時間の上限も明記されています。
平均残業時間を算出するためには毎月、当月からさかのぼる必要があります。
加えて平均時間なので当月だけでなく翌月以降の業務調整も不可欠で、紙や表計算ソフトでは管理が煩雑になりかねません。

manage 勤怠では、平均残業時間の算出・アラート通知が可能です。
基準月日を変更することで2~6ヶ月それぞれの平均時間を算出し、各月80時間を超過する前に通知することができます。
紙や表計算ソフトで運用する場合、まず累計残業時間を計算したうえで平均残業時間を算出する必要があるため、大幅な作業時間の削減につながります。

【課題3】45時間を超えた月が何回あるかを把握できていない

36協定を締結している場合、時間外労働が月45時間を超えることができるのは年6回までという規制があります。
そのため、残業時間だけでなく回数の管理もする必要があります。
過去の勤怠情報から超過回数を都度確認しなければならず、労務担当者の負担が大きくなります。

manage 勤怠のアラートは、回数に関する通知をすることが可能です。
1ヶ月の残業時間が45時間を超えることができるのは年6回までなので、超える前に通知する必要があります。
例えば、年3回を超えたら通知、年4回を超えたら注意、年5回を超えたら警告、と都度通知をすることができます。

【課題4】従業員が有給を年5日取得しているかを管理するのが難しい

労働基準法第39条では、年次有給休暇が10日以上付与されている従業員には、使用者は年5日の年休を取得させる義務があることが定められています。
有給休暇の付与日が入社日基準になっている場合、従業員ごとに入社日が異なるため管理が煩雑になります。

有給休暇アラートでは、基準日からの経過期間と休暇取得数を登録することでアラートを通知することができます。
（例）「直近の基準日から6ヶ月経過後、有給休暇取得数が3日未満です。」
定期的に通知をし、基準日間近に焦って取得するという状況を防ぐことができます。

さらに「お知らせメッセージ機能」で有給残日数を登録しておくと、常にあと何日有給が残っているかを確認することができ、従業員本人が取得状況を管理するきっかけとなります。

【課題5】残業や休日出勤の申請漏れを把握するのが大変

残業や休日出勤をする際は事前に申請が必要という場合でも、やむを得ない状況で申請を忘れてしまうこともあります。
そのことに締日の勤務表申請時に気づいた場合、まとめて申請しなければならず、申請する従業員本人にも、承認する上長にも手間がかかります。

manage 勤怠のアラートでは、残業申請や休日出勤申請が未申請の場合にアラートを通知することが可能です。
このアラートも従業員本人だけでなく、上長や労務担当者に通知が可能なので、残業や休日出勤の申請漏れを防ぐことができます。

振替休日や代休の有効期限を通知するアラート機能

振替休日や代休の有効期限を通知するアラートもあります。
各従業員の振替休日や代休の有効期限の管理は、有給取得状況の管理以上に手間がかかります。
有効期限を勘違いして取得しそびれた、期限に気づかず指摘し忘れたなどという状況を防ぐ運用が可能です。

まとめ

勤怠アラート機能を活用すると、労務担当者の業務負担を軽減するだけでなく、従業員本人やその上長が事前に気づき、安全な労務管理を実現できます。
現在の勤怠管理でお困りの際は、無料相談やお試しのトライアルにも対応しておりますので、お気軽にご相談ください。

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