勤怠管理とは？必要とされる理由や効率化に便利な勤怠管理システムの選び方や注意点を解説

勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット

勤怠管理システムのメリットやデメリットを把握しておけば、自社にあったシステムを選ぶ際の参考にできます。以下では、メリットとデメリットをくわしく解説します。

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入するメリットは、効率よく勤怠管理が行えることだけではありません。

法令を遵守した管理が行える

勤怠管理システムでは、リアルタイムで従業員の就業状況を把握できるため、必要に応じてシフトを調整する、業務の負担を減らすなどの対策を講じやすくなります。

また、法改正などにも迅速に対応できるため、法令遵守を前提とした管理を行えます。残業時間を超過した場合に、アラームで知らせてくれる機能などを持つシステムもあります。自社にあわせて選択しましょう。

関連業務の負担を軽減できる

勤怠管理システムのなかには、既存システムや外部サービスとの連携機能が搭載されているものもあります。人事や経理、総務などの管理システムや利用中のサービスと連携させれば、これらの一元管理が行えます。

たとえば勤怠データの自動集計後には、給与の自動計算が可能です。紙のタイムカードから乗り換えれば、タイムカードの保管や廃棄の手間を減らせます。

不正を防止できる

タイムカードへの打刻やExcelで作成した表への手入力で勤怠管理を行う場合、打刻や改ざんのリスクが高まります。その点、勤怠管理システムであれば、打刻と同時に勤怠データがシステム上に送信されるため、不正打刻を未然に防げます。

また、勤怠データの修正を行った場合、システム上に履歴が記録されるため、手入力による改ざんの防止も可能です。

勤怠管理システムを導入した場合のデメリット

システムを導入するデメリットを把握したうえで、導入を検討する判断材料にしましょう。

導入費用がかかる

システムを導入する際、初期費用や月額利用料などのコストが発生します。また、自社にあったシステムを一から構築する場合は、導入コストだけでなく、膨大な開発コストがかかります。十分な予算を割けなければ、システムを導入した効果も見込めないでしょう。

自社の勤務形態にあうシステムがみつからない

複雑な勤務形態をもつ企業では、十分な機能を搭載するシステムがみつからない可能性があります。機能のカスタマイズが可能でも、追加費用が必要になるケースも多いです。自社の管理方法にあわないシステムを導入してしまうと、かえって管理者の負担を増やすことになります。