経費精算を完全ペーパーレス化させるための導入マニュアル

経費精算をペーパーレス化し、業務を効率化させたり電子帳簿保存法に対応したりしたいと考えている方も多いのではないでしょうか。
経費精算システムには、ワークフロー機能が搭載されているものが多いため、経費精算書を電子化しつつ申請から承認までを効率化できます。
また、帳簿や領収書などをスキャナ保存で管理したいのであれば、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入がおすすめです。
本記事では、経費精算システムの導入に必要なことから、運用方法についてまで詳しくご紹介していきます。

経費精算をペーパーレス化するために必要なことは？

1. 経費精算書を電子化するワークフロー機能
2. 電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応した機能

経費精算書をペーパーレス化するためには、まず経費精算システムの導入を行います。
このとき、経費精算書を完全にシステム化させるのであれば、自社の運用要件に合ったワークフロー機能や電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応した機能が必要です。
ワークフロー機能は、申請から決裁までをクラウド上で完了させるために必要な機能のため、自社の承認ルートを再現できるものが必要になります。
また、紙の領収書を電子保存するためには、ただスキャンすれば良いのではなく、定められている要件をクリアしなければなりません。
そのため、電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応した機能が必要となります。

①経費精算書を電子化するワークフロー機能

電子化した経費精算書の申請や承認作業を行うには、ワークフロー機能が必要です。
知名度のある経費精算システムであれば、ほとんどの製品にワークフロー機能が搭載されていますが、製品によって機能差があります。
例えば、「申請内容や金額に応じて、承認ルートを変えられない」「過去の申請・決裁された文書が思い通りに検索できない」などがあげられます。
そのため、承認経路がどこまで自由に設定できるのか、過去の文書をどのような設定で検索できるかなどは事前に確認しておくことが大切です。

②電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応した機能

電子帳簿保存法とは、電子データでやり取りしている請求書といった取引情報を、紙で保管せずに電子データのまま保存できる制度です。
本来紙で保存しなければならない国税関係の帳簿や書類・領収書を、決められた条件を守れば電子データとして保存することが認められています。
例えば、領収書の場合は「重要書類」に該当するため、解像度は200dpiで保存しなければならないと指定されています。
さらに、いつでも対象のデータを検索できるように「取引年月」「金額」「取引先」の条件で検索できる状態で保管しなければなりません。
経費精算書の申請時には領収書の提出が基本なため、電子化して保存したいのであれば、電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応した機能が必要になります。

ペーパーレス化によって紙の受け渡しが不要になる書類

経費精算システムを導入すると、「経費精算書」「領収書」「出金伝票」を電子化できるため、経費精算に必要な書類をペーパーレスで対応可能です。
ペーパーレスで対応できれば、出張先から経費精算書の申請や領収書の送付ができるため、従業員の負担軽減につながります。
また、管理者側にもメリットがあり、ペーパーレス化することで紙の保存場所を取られないため、管理の手間を省くことが可能です。
さらに、紙での保存だと過去の文書を探すのに時間がかかりますが、電子化してしまえば検索で見つけられます。
このように、ペーパーレス化によって紙での受け渡しが不要になれば、これまで以上に効率化や経費削減を実現できます。

経費精算をペーパーレス化した場合の業務の流れ

実際に経費精算システムを導入したときの業務フローがどう変わるのか、イメージがつかない方もいるかと思います。
実際の流れとしては、申請者が申請書の作成を行い、上長が承認作業を行います。
その後、経理担当が確認を行い、問題なければそのまま会計ソフトに自動仕分けを行っていくのが基本です。
保管時には、電子帳簿保存法に対応しなければなりませんが、経費精算書システム側で対応しているのであれば、特に操作は不要となります。
ここからは実際に、経費精算をペーパーレス化した場合の業務の流れをご紹介します。

STEP.1領収書をスキャンまたは撮影

申請者は、経費精算システムに領収書をアップロードするために、受領した領収書をスキャナでスキャンします。
領収書といったA4サイズ以下の書類は、スマートフォンでの撮影も認められているため、スキャンでなくとも問題ありません。
ただし、受領者に代わって経理担当が領収書をスマートフォンで撮影する場合は、書類のサイズに関する情報も記録する必要があります。

STEP.2ワークフロー機能で経費精算を申請

次にワークフロー機能を使い、経費精算書を作成し、電子化した領収書を添付して申請していきます。
このとき、経費精算システムなら、申請でよく使われる備品の購入や接待費用などの使用用途を事前に登録可能です。
そのため、申請者は登録された項目の中から該当するものを選択するだけで済むため、申請時のミスを減らせます。
また、自由入力をなくすことで、人によって同じ備品購入でも申請内容が異なるといった状況を無くせるのもメリットです。

STEP.3経費精算の申請をシステムで承認

経費精算書が申請されたら、あらかじめ承認経路として設定したルートに従い、申請者の上長が承認作業を行います。
経費精算システムの中には、承認者へメールで通知する機能が備わっているものもあるため、自分の承認する申請書を見逃しにくくなります。
また、外出することが多い場合は、スマートフォンやタブレットで承認できるかどうかも確認しておくとよいでしょう。
経費精算システムを最大限に活用するためには、自社にとって必要な機能が揃っているかは、しっかりと確認が必要です。

STEP.4経理担当が申請内容を確認

申請書が承認されたら、経理担当が申請内容を確認し、問題なければ決裁となります。
経費精算システムで申請から決裁までできれば、経理担当は電子データで確認できるため、申請書の受け取りや出金伝票への記入作業は不要になります。
また、多くの企業では経理担当内でダブルチェックをするかと思いますが、電子データであれば、出社・在宅・出張先などの場所に縛られず確認可能です。
スムーズにダブルチェックができるようになれば、経費精算業務が滞らずに効率化できます。

STEP.5データを会計ソフトに自動仕訳

経費精算システムと会計ソフトを連携させることで、経費精算で決裁された仕訳や振込依頼のデータを自動作成できます。
特に立て替え購入といった経費精算の場合、振込先の情報などを入力する手間が省けます。
また、経費精算書の内容を会計ソフトに自動で仕訳してくれるものもあり、手入力による手間を大幅に削減可能です。
会計ソフトと連携されていれば、購入品や金額の入力ミスを防げるため、業務効率化だけでなく保存情報の正確性を高めるためにも非常に有効的でしょう。

STEP.6電子帳簿保存法に対応したシステムで保管

紙の文書は保管場所やファイリングといった手間がありますが、電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応したシステムがあれば、この問題を解決できます。
さらに、電子データとして保存できれば、過去に申請・決裁が完了した文書の検索が容易にできるため、管理が楽になります。
また、キャッシュレス決済で領収書の発行がなかった場合でも、法律で定められている要件に合っていれば紙の領収書は不要です。
ただし、スキャナ保存が認められていない証憑もあるため、領収書以外を電子化する際には注意するようにしましょう。

まずは自社の運用フローがどう変わるか相談してみよう

経費精算システムの導入で迷ったら、まずはシステムを提供している会社に相談してみるとよいでしょう。
このとき、自社の運用フローを伝えたうえで、「経費精算システムを導入するとどのような効率化が期待できるのか」を確認してみてください。
システムを提供している会社に直接聞いてみることで、より導入後のイメージがしやすくなります。

弊社の提供するmanage 経費は、電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応しており、JIIMA認証も取得しています。
さらに、会計ソフトとの連携作業にも対応しており、経費精算の決裁後には申請内容の自動仕訳から銀行振込依頼まで対応可能です。
経費精算システムの導入を検討しているのであれば、まずは30日間無料のトライアルをご用意していますので、お気軽にご相談ください。

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• この記事を書いた人
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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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