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公開日：2024/06/07
最終更新日：2024/06/07
申請書の電子化とは？ワークフローシステムの導入方法から注意点も解説
エクセルや紙を使って申請業務を行っている場合、申請書の作成や承認に手間がかかりがちです。
しかし、申請書を電子化することで、パソコンやスマートフォンがあれば場所を問わずに申請書の作成から承認作業までできます。
ただし、エクセルやメールだけでは電子化ができないため、ワークフローシステムの導入により電子化させることが望ましいです。
本記事では、申請書の電子化とはなにか、紙で管理するリスクから電子化のメリット・デメリット、電子化の方法まで詳しく解説していきます。
目次
申請書の電子化とは？
申請書の電子化とは、申請業務における書類の作成から申請、承認、決裁、管理までをワークフローシステムなどを使って電子化することです。
各種申請を行う際には、会社ルールにもよりますが申請書を作成して、上長や管理者から承認・決裁されるのが一連の流れとなります。
申請書の電子化を行うのであれば、エクセルだけでは承認機能や申請書ごとの保管機能がないため、ワークフローシステムなどの導入が必要です。
ワークフローシステムであれば、電子押印に対応していたり文書に合わせて承認者を自動で変更できたりするので、紙による申請作業よりも効率化が進みます。
電子化できる申請書の一覧
多くの申請書がシステムを使って文書の作成から申請・承認まででき、なかでも取り扱いの多い稟議書は電子化することで業務効率化が進みます。
他にも、休暇申請書や経費精算書など、業務で頻繁に扱う申請書は多くの企業で電子化が進められています。
この時、紙へ自筆による署名と捺印が必要となる書類に関しては電子化はできませんが、電子押印が可能とされている書類であれば電子化が可能です。
紙による申請が煩雑であったり、承認までに時間がかかったりする申請書があれば、電子化が可能かどうか確認してみましょう。
申請書を紙で管理するリスク
申請書のやり取りを紙で行っていた企業も多いと思いますが、従来のままの方法だとなかなか業務効率化が進まないといった課題点があります。
エクセルで作成して紙に印刷し押印をもらうといった方法が主流でしたが、現代では働き方改革によりシステムを使って業務効率化が推奨されています。
さらに、労働人口の減少が進んでいるため、できるだけ申請作業といったノンコア業務は効率化してコア業務に注力する必要があります。
ここからは、申請書を紙で管理することにより発生するリスクについて、詳しく解説していきます。
承認までに時間がかかる
エクセルで申請書を作成し、紙に印刷して上長から承認をもらうワークフローの場合、上長が不在がちだと承認まで時間がかかります。
さらに、高額な物品を購入する際の稟議書だと、上長からの承認のあと、さらに管理者に承認をもらうこともあります。
このように、複数人から承認を得なければならない申請書の場合、申請書を提出してから承認されるまで1ヶ月以上かかる場合も考えられます。
稟議書の承認がなかなか通らないとなると、業務が滞ってしまい、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。
そのため、できるだけ早急に申請書の承認ができるような環境を整え、業務が滞らないような仕組みが必要です。
書類の保管場所を確保する必要がある
紙の申請書の場合、承認後には鍵付きのケースにて保管する必要があり、管理や保管場所の確保などの手間がかかります。
たとえば、稟議書などの社内申請書は、保管する期間の決まりはありませんが、トラブル時には証拠になるので永久保存が望ましいです。
しかし、日々多くの申請書を扱うため、永久保存となると保管場所の確保が難しいでしょう。
また、多くの書類を保管していると閲覧したい書類がどこに保存されているのか探すのも一苦労で、監査の際には調べるための手間が発生します。
そのため、稟議書など日々取り扱う申請書を電子化し、閲覧したい書類がどこにあるのかすぐに探せるようにシステム化しましょう。
紛失や改ざんのリスクがある
紙やエクセルで作成した申請書の場合、正しく受け渡しをしていないと紛失や情報の改ざんのリスクがあるので注意が必要です。
たとえば、「上長に承認をもらおうとしたけど、不在だったのでデスクに置いておいた」というケースだと、他の書類に混ざって紛失するリスクがあります。
他にも、紙やエクセルで申請書を作成した場合、金額の書き換えや承認者以外が勝手に承認するなど、改ざんのリスクも考えられます。
さらに、紙の場合は持ち歩きもしやすいため、承認をもらうために社外に持ち出してしまい、紛失してしまったなどのケースも起こり得るでしょう。
申請書を紛失してしまうと、情報漏洩にもつながるため、紛失や改ざんがされないような厳重な管理体制が重要です。
申請書を電子化するメリット
申請書を電子化することにより、従業員だけでなく承認者である上長や管理者まで、社内全体で業務効率化が進みます。
申請書が電子化されれば、過去に申請したデータを再利用できるため、従業員は過去のデータを参考にしながら申請書を作成できます。
過去の情報から金額や内容を書き換えるだけで作成できれば、申請書作成の手間を大幅に削減可能です。
また、承認者の場合だと、申請が来た際には通知されるようになり、承認漏れが発生しないように定期的に通知も届きます。
申請書が電子化されることにより、これまで承認までに多くの時間がかかっていた申請書でも、スムーズに決裁まで進むため電子化のメリットは大きいでしょう。
場所を問わずに申請・承認できる
申請書が電子化されることにより、申請書の作成から申請、承認作業まで、ネット上で完結します。
出張先からでも申請書の作成を行ってその場で申請できるため、早い段階で上長に承認してもらえます。
すぐに承認されるようになれば、意思決定のスピードが向上するので、業務効率化が進みます。
出社しなければ申請・承認ができないとなると、申請書のやりとりのためだけに会社に行く必要が出てしまい、効率的ではありません。
テレワーク時や出張先など、場所を問わずに利用できれば、スムーズに申請ができ、上長が不在にしがちな場合でも滞りなく業務が進められます。
申請書をデジタルで一元管理できる
データベース上で申請書が管理できれば、過去に決裁された近い案件を参考にしながら申請書を作成できます。
年単位で契約しているシステムがあった場合、過去に決裁された内容をもとに稟議書を作成すれば、スムーズに申請が行えます。
他にも、監査が入った際には、指定された書類を迅速に探して提出できるようになり、管理者の負担軽減にもなります。
申請書の保管は、ワークフローシステムでも可能となり、件名や日付、担当者名などで検索できるようになります。
柔軟な働き方に対応できる
テレワークやフレックスタイムなど、さまざまな働き方を取り入れている会社も多く、申請書が電子化できれば柔軟な対応が可能です。
紙による申請だと、申請のために出社の必要がありましたが、電子化されることにより自宅からでも申請・承認作業が完了できます。
さらに、電子化されていることで、申請者はテレワーク、上長は出社といった働き方だとしても、スムーズに申請作業を行えます。
従業員ごとに異なる働き方だとしても、問題なく申請から承認、決裁までできるのはメリットです。
ペーパーレスによりコスト削減できる
コピー代や用紙代、電気代、保管場所代など、電子化によってさまざまなコストが削減できます。
テレワークの従業員が、申請のために出社する場合には、交通費が発生しますが、電子化が進めばコストの削減が可能です。
また、申請書を管理している従業員の負担も軽減されるようになり、業務に余裕が生まれるようになるため生産性が向上します。
申請書を電子化してペーパーレスを進めることで、生産性の向上ができ、紙による申請作業の時よりも業務効率化が進むでしょう。
紛失や改ざんのリスクが減少する
紙やエクセルで申請書を作成した場合、紛失や改ざんなどのリスクがありますが、電子化することで未然に防げます。
申請書の持ち出しが起きなくなるため、持ち出したことにより紛失してしまうことはありません。
改ざんについては、ワークフローシステムであれば変更履歴が残るものがあるため、セキュリティ対策としても万全です。
また、ワークフローシステムでは、IDで紐づけられたアカウントを利用するため、承認者以外が勝手に承認できません。
紛失や改ざんのリスクが減少することで、内部統制の強化や情報漏えいの防止を行い、機密情報を正しく管理できます。
申請書を電子化するデメリット
申請書を電子化することに多くのメリットがありますが、導入して安定した運用ができるまではデメリットもいくつかあります。
これまでずっと紙で申請作業を行っていた企業の場合、従業員がシステムに慣れるまで時間がかかり、全ての申請書を電子化するためには多くの時間が必要です。
さらに、導入するとなると、複数の製品を比較したり検討したりするため、導入費だけではなく人件費もかかってきます。
そのため、最初は多くのデメリットがあるように感じるでしょう。
しかし、事前にデメリットを把握したうえで対策できていれば、効率良くワークフローシステムの導入が可能になります。
紙やエクセルに慣れた人だと慣れるのに時間がかかる
紙やエクセルに慣れている場合、申請書を電子化するとなると操作やルールに慣れるまで時間がかかってしまいます。
もともとパソコン作業が少なかった従業員だと、新しいシステムの操作を覚えるのに負担がかかるため、電子化を良く思わないこともあります。
しかし、紙やエクセルよりも、申請書を電子化したほうが承認までの時間が短縮される・承認ルートが自動で設定されるなどのメリットが多いです。
そのため、どのような従業員でも使いやすいようなシステムを検討したり、マニュアルの整備や困ったときのサポートを充実させることが大切となります。
【対策】従業員が使いやすいシステムを検討する
ワークフローシステムの中には、機能が豊富な代わりに操作が複雑なものと、機能に制限がある代わりにシンプルで使いやすいものがあります。
機能が多すぎると、機能を覚えるのに時間がかかり、馴染むのに時間がかかりますが、シンプルな操作感のものだと従業員も大きな抵抗を感じずに利用できます。
また、ワークフローシステムの中には、エクセルで作成した申請書をシステムに取り込み、申請作業を行えるものもあります。
このように、従業員でも使いやすいシステムであれば、申請書の作成は従来のまま行えるようになるため、多くの操作を覚えなくても電子化に対応可能です。
ただし、シンプルすぎる機能のものだと、承認ルートが自由に設定できないという制限もあるため、必要な機能が搭載されている製品を選びましょう。
すべての申請書を電子化するのには時間がかかる
社内の申請書すべてを電子化するとなると、ルールの設定やシステムのマニュアル作成、申請書のひな型の電子化が必要なため時間がかかります。
さらに、電子化に伴い、業務フローの変更も必要になりますので、導入から運用開始までに時間が必要です。
従業員にとっても、従来の方法での申請からいきなり電子化に変更となると覚えることが多くなり、慣れるまでは時間がかかります。
そのため、いきなりすべての申請書を電子化するのではなく、よく使う稟議書などから、スモールスタートさせることが大切です。
【対策】利用頻度の高い申請書から電子化する
全ての申請書をいきなり電子化するのではなく、稟議書といった日常的に利用されている申請書から徐々に対応するのがおすすめです。
利用頻度の高い申請書の場合、申請から承認までの時間が短くなれば業務効率化だけでなく、意思決定のスピードも向上するため生産性が向上します。
また、従業員にとっては申請書の電子化に慣れるための練習にもつながるため、混乱せずに電子化に対応できます。
この時、完全に電子化させるのではなく、安定した運用ができるまでは従来の申請方法も残し、トラブル時でも申請作業が止まらないような工夫が必要です。
システムの導入にコストがかかる
電子化するための人件費や保守費用、システムのランニングコストなど、申請書を電子化するには多くのコストがかかります。
他にも、システムを構築するための初期費用なども発生するため、ただ電子化するだけでなく、設備周りのコストも発生します。
IT企業であれば、ある程度設備が揃っていますが、そうではない企業だとパソコンやネット環境の整備など、システム以外にも準備が必要です。
ただし、長期的な目線で見れば申請書の電子化は業務効率化が進み、空いた時間にコア業務に注力しやすくなるので、結果的に生産性が向上します。
【対策】コスパとサポートの強いシステムを検討する
申請書を電子化するのは、どうしてもコストがかかってしまうため、自社にとって欲しい機能が充実しておりサポート体制の整っているシステムを検討しましょう。
ワークフローシステムであれば、申請書の作成は直感的にでき、製品によってはエクセルや紙で作成したひな形をシステム内に取り込めるものがあります。
取り込んだ雛形は、ワークフローシステム上で項目の変更もできるため、申請書の電子化が簡単に作成可能です。
また、サポート体制の強いワークフローシステムであれば、システムの導入から効果的な活用方法までレクチャーしてもらえます。
緊急時にもすぐに対応してもらえるシステムなら、初めてワークフローシステムを導入する会社でも安心して利用できるでしょう。
申請書を電子化するための4ステップ
申請書を電子化させるためには、ワークフローシステムの導入がおすすめです。
ワークフローシステムであれば、申請書のひな型を簡単に作成することで利用でき、改ざんされる心配もありません。
ここからは、具体的に申請書を電子化するために必要なステップである4つを、詳しく解説していきます。
社内で使っている申請書を洗い出す
まずは社内で使っている、どの申請書から電子化させるのか検討しなければなりません。
理由としては、どの申請書を電子化するかによって、必要な準備や工数が異なるため、まずは電子化しやすい申請書を選ぶ必要があります。
まずは、どのような申請書が社内で頻繁に利用されているのか洗い出し、電子化させるべき書類を確認しましょう。
このとき、申請書だけでなくクレームや障害発生といった報告書の回覧を紙でしている場合、電子化させることで速やかに情報共有が可能です。
会社にとって電子化すべき書類を事前に洗い出し、効率的に業務を進められるように電子化の準備をしましょう。
ワークフローシステムを検討する
ワークフローシステムは、基本的な機能は同じものの、使い勝手が製品によって異なります。
たとえば、エクセルで作成した申請書を、そのままワークフローシステムに取り込み、申請を出せる製品があります。
システムの導入は、実際に使う従業員にとって使いやすい製品であることが重要なため、従来の操作感を残しつつ操作ができるものがおすすめです。
また、検討の際には導入前後に関わらず、速やかにサポートを得られるのかどうか確認しましょう。
製品によっては、安い金額で提供されているため、サポート体制はマニュアルのみといったケースがあり、トラブル発生時に解決できずシステムを使用できなくなることがあります。
従業員の負担にならない製品を検討しつつ、困った時のサポート体制が万全な製品を選ぶようにしましょう。
承認ルートを電子申請書に合わせて変更する
紙やエクセルでのワークフローは、電子化と異なるため、既存のワークフローの見直しが必要です。
紙での申請の場合、上長には口頭で承認をもらい、社長だけは申請書にて承認をもらうことができました。
しかし、電子化する場合は口頭ではなく、システム上で確認してもらえるので、課長や部長にも承認してもらうよう、承認ルートを変更する必要があります。
また、複数名いる承認者のうち、一人だけに承認してもらえれば完了できる申請書や、複数部署から承認をもらう申請書など、承認ルートは文書によって変えられます。
電子化に合わせて、申請書ごとの承認ルートの設定も必要なため、導入するワークフローシステムに合わせてワークフローを変更しましょう。
マニュアルを作成してルールを周知
従業員が使いやすいように、電子化された申請書の申請方法についてマニュアル作成を行いましょう。
また、ワークフローシステムを利用するにあたってのルールも周知し、従業員が扱う際に混乱しないような環境を作ることが大切です。
具体的には、申請書の作成マニュアルや、契約稟議だと必ず契約書もPDFで添付させるなど、ルールを細かく決めておきます。
紙やエクセルで慣れている従業員だと、システムよりも従来の申請方法のほうが良いと思う方もいるため、マニュアルやルールは事前に周知することが大切です。
従来の方法のほうがよかったと思われないためにも、わかりやすいマニュアルを作成する・明確なルールを決めて運用するようにしましょう。
申請書を電子化する際の注意点
申請書をワークフローシステムを使って電子化するのであれば、自社にとって必ず必要な機能と、必須ではないけど欲しい機能を分けて選定の基準としましょう。
知名度のあるワークフローシステムなら一般的な機能差には大きな違いは少ないですが、申請書の作成方法や承認ルート設定など、細かい点は製品によって異なります。
他にも、ワークフローシステムを他システムと連携させて使用したい場合、連携可能かどうかだけではなく、設定もしてもらえるのか確認する必要があります。
ここからは、ワークフローシステムを導入して申請書を電子化する際に、注意しなければならない点について解説していきます。
システムが自社のフォーマットに対応しているか確認
ワークフローシステムは、製品によっては新しくフォーマットを作るものから、既存のフォーマットをそのまま取り込むものがあります。
新しくフォーマットを作る場合、ボックスや選択式のアイテムをドラッグアンドドロップで移動させるだけで、ひな型を作成できる製品だと使いやすいでしょう。
他にも、多くの製品にはすでにある程度必要な申請書のひな型がそろっており、必要に応じて文言を変更できるものがあります。
また、使い慣れたフォーマットのままが良ければ、エクセルやPDFなどから従来のフォーマットを取り込み、システム上で利用できる製品のほうが使いやすいです。
ワークフローシステムを選ぶ際には、利用したいフォーマットがあるのか、新しく作るのであれば簡単にできるのかを踏まえて選びましょう。
他のシステムとの連携性があるか確認
ワークフローシステムでは、承認後に文書をシステム内に保管できる製品もありますが、検索などの使い勝手は良くないことが多いです。
そのため、実際の現場だと、ワークフローシステムで承認された申請書は文書管理システムに保管されています。
ワークフローシステムを検討する際には、他の製品とも連携性があるか確認し、ペーパーレスのまま管理や保管ができるかチェックが重要です。
契約関連の申請書を契約台帳として専用のシステムで保管している場合、ワークフローシステムとの連携性があると便利です。
もし、システムが連携していないと、手動で承認された申請書をPDFにして、そのPDFを取り込んだり、データを手入力したりする必要があります。
しかし、連携できれば契約台帳上から取引先と契約書一覧を見れるようになるため、わざわざワークフローシステムを開かずに閲覧できます。
ワークフローシステムと他のシステムとの連携ができれば、より業務効率化が進むので、自社で利用したいシステムとの連携ができるか事前に確認しましょう。
スモールスタートから始める
いきなりすべての申請書を電子化させるとなると、承認ルートの設定やひな型の作成、ルールの決定など多くの作業を必要とするため時間がかかります。
さらに、導入したとして必ず業務効率化が成功するわけではなく、従業員の声を聞きつつ運用後にも改善していかなければなりません。
従業員としても、いきなりすべてを電子化されてしまうと、使いづらい・申請方法がわからないなどの悩みを抱えることもあります。
まずは、スモールスタートから初めて、最小限のリスクに収まる範囲から進めていき、慣れたころに他の申請書も電子化させるなどの段階が重要です。
申請書を電子化して業務改善を進めよう
申請書を電子化することにより、意思決定のスピードが向上するため承認までの時間を短縮できるようになります。
他にも、全てがインターネット上で完結するようになるため、承認前に紛失してしまった・現在、誰が申請書を持っているのかわからないということが無くなります。
申請者だけでなく、承認者としても自身が確認すべき申請書が可視化されるようになるため、承認し忘れの防止にもなるでしょう。
弊社の提供するワークフローシステムは、エクセルで作成した申請書をそのまま取り込み、システム上で申請できる機能が備わっています。
電子押印にも対応しているので申請業務のすべてを電子化することができ、他システムとの連携もあるため業務をより効率化可能です。
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも操作が可能なため、出張先から申請を出し、承認することもできます。
無料トライアルをご用意しておりますので、まずは実際の操作感を知りたい方は、ぜひ弊社までご相談ください。
