電子契約とワークフローを最大限に効率化する2つの方法

電子契約システムとワークフローシステムを使って、申請書の社内承認から契約締結まで、まとめて電子化できないかと悩んでいませんか？
テレワークやWeb会議ツールの普及に伴い、近年では対面で打ち合わせする機会が減っています。
そのため、クラウド上で簡潔できる「電子契約システム」や「ワークフローシステム」の需要が高まっており、導入を検討している方も増えてきました。

しかし、電子契約システムとワークフローシステムが連動していないと、データを手入力する手間が発生するため、あまり効率化できないことがあります。
本記事では、電子契約システムとワークフローシステムを連携させ、最大限に業務の効率化を図るための2つの方法について、詳しくご紹介していきます。

電子契約とワークフローの統合で業務を効率化

電子契約システムとワークフローシステムを統合することで、社内申請から取引先との契約までスムーズに行うことができ、業務効率化につながります。
例えば、取引先と契約する場合は稟議申請を作成し、権限を持っている上長からの承認が必要になります。
その後、稟議書の承認が取れてから契約を行う流れになりますので、電子契約システムだけを導入しても、効率化できるのは電子契約に関わる部分のみになります。
しかし、システムを統合することで、社内で決裁されたデータを電子契約システム側に自動反映させることが可能です。
そのため、これまで2度手間になっていたデータの手入力作業が、1度の作業で済むため、業務を効率化できます。

システム統合した場合の契約の流れ

システム統合した場合の契約の流れは、まずワークフローシステム側に、取引先の会社名や取引の目的、発注の金額などを入力します。
必要であれば秘密保持契約書（NDA）を添付して、契約書の内容を確認してもらいます。
必要事項の入力が完了し、社内の承認が降りたら、電子契約システムを使用して取引先へと契約依頼を行うのが基本的な流れです。

このとき、システムが統合されていないと、電子契約システムでも取引先の会社名や目的などを改めて入力し、ファイル添付も行う必要があります。
しかし、電子契約システムとワークフローシステムが統合されていれば、データの手入力は1回だけで済みます。
また、申請から電子契約までのルートも決まっているため、確認漏れや承認漏れといったミスも防ぐことが可能です。
そのため、システム統合をすることで、ただ手間を省けるだけではなく、入力ミスの防止や契約スピードの短縮を実現できます。

電子契約とワークフローを統合する方法は2つある

1. 電子契約システムとワークフローシステムが一体化したシステムを導入する
2. 電子契約システムとワークフローシステムを連携させる

電子契約システムとワークフローシステムを統合するには、一体化したものを使うか、各システムを連携させて使うかの2つがあります。
一体化したシステムであれば、導入作業も1つのみで済むため手軽に始められる反面、ワークフローの機能が充実していない可能性があります。
また、システムを連携させて使うのであれば、自社に合った製品を導入できますが、手間がかかり管理が面倒になりがちです。
そのため、電子契約システムとワークフローシステムを統合する方法は、自社に合った運用ができるものを選ぶようにしてみましょう。

①電子契約とワークフローが一体化したシステムを導入する

電子契約システムとワークフローシステムが一体化したものは、使い勝手が良さそうなイメージがあるため、選択肢として真っ先に挙げられるかと思います。
これは、電子契約システムとワークフローシステムをそれぞれ選定する必要がなく、操作を覚えるのも1つだけでいいのがメリットです。
ただし、電子契約システムに搭載されているワークフローシステムは、おまけ程度の機能しかない場合があります。
そのため、ワークフローシステムに特化した製品と比較すると、機能が劣ってしまうデメリットがあるため注意しなければなりません。

電子契約のワークフローを利用するメリット

システムが一体化しているため、電子契約システムとワークフローシステムでそれぞれの操作を覚える必要がないのがメリットです。
新しいシステムを導入した際に起こりやすい問題としては、社員が操作に躓いてしまい、業務に負担がかかるといったことがあります。
しかし、一体化しているものであれば操作はあれこれ覚える必要がないため、社員の負担を削減可能です。

また、1つのシステムの導入だけで、契約書の作成から締結、保管までできるため、文書管理が非常に手軽にできます。
さらに、更新やメンテナンスも1つのシステムだけなので、手間がかからず管理できるのは大きな魅力でしょう。
そのため、最小限のコストで手間をかけたくない場合には、電子契約システムとワークフローシステムが一体化しているものを選んでみてください。

電子契約のワークフローを利用するデメリット

電子契約システムとワークフローシステムが一体化しているものは、ワークフローの機能がおまけ程度しかない場合があります。
例えば、ワークフローの機能として欲しいものがなかったり、自由にカスタマイズできなかったりと、機能面に不満がでがちです。
さらに、電子契約システムとワークフローシステムが一体化していると、自社に合ったものを探すのが難しいといったデメリットもあります。

また、新しいシステムに乗り換える場合、電子契約システムと連携できるワークフローシステムを探すのか、全てを新しくするのかに分かれます。
このとき、電子契約システムと連携でき、自社に合ったワークフローシステムがあれば、スムーズに移行できるかもしれません。
しかし、「データの移行がうまくいかない」「新しく設定する項目が多い」「そもそも連携がうまくいかない」なんてことはよく起こります。
そのため、電子契約システムとワークフローシステムの導入を検討する際には、長期的な運用を考えた上で、選ぶようにしましょう。

②電子契約とワークフローのシステムを連携させる

電子契約システムとワークフローシステムの連携であれば、それぞれの業務に特化した専用の機能を使えるので、自由度は高くなります。
例えば、これまで使っていた文書のフォーマットをそのままワークフローシステムで使えるようにカスタマイズ可能です。
ただし、電子契約システムとワークフローシステムを連携させるためには、連携可能かどうかを調べなければなりません。
その後、連携作業も行わなければいけないので、手間がかかってしまうといったデメリットがあります。
しかし、システム連携であれば、乗り換えがしやすいメリットがあるため、長期的に見るのであれば、こちらのほうがおすすめです。

電子契約とワークフローを連携するメリット

電子契約システムとワークフローシステムのそれぞれの機能に特化しているため、自社の運用に合った製品を選びやすいのがメリットです。
ワークフローシステムの中には、既存の文書フォーマットをそのまま取り込み、電子化できるものがあります。
例えば、エクセルで作成した稟議書をワークフローシステムで取り込み、電子化させてしまえば、新しく覚える操作は少なく済みます。
さらに、電子契約システム以外の製品とも連携がしやすいのも魅力で、チャットツールや文書管理システムとも連携可能です。

また、社内ルールの変更により、電子契約システムとワークフローシステムが使いにくくなった場合、乗り換えしやすいといった特徴があります。
システム連携であれば、電子契約システムやワークフローシステムのそれぞれが独立しているので、「電子契約だけ」「ワークフローだけ」といった変更が可能です。
このように、自社の運用に合わせたカスタマイズや、システムを変更したくなった際など、システム連携であれば比較的手間がかかりません。
そのため、長期的な運用を考えるのであれば、システム連携を選んでみてください。

電子契約とワークフローを連携するデメリット

2つのシステムを管理するため、手間がかかってしまうといったデメリットがあります。
これは、それぞれのシステムごとにアップデートやライセンス管理を行わなければならないため、管理が面倒になってしまうからです。
また、2つのシステムを用意するため、システムの連携や導入に時間がかかるのも懸念事項です。

しかし、すでに電子契約システム、またはワークフローシステムを導入している場合は、既存のシステムと連携できるものを探せば、選定の手間はかかりません。
さらに、システム連携の作業を対応してくれる会社であれば、ほとんど手間がかからないため、選定の際は販売会社に問い合わせしてみましょう。

デメリットはありますが、長期的に運用を考えるのであれば、システム連携のほうが、自由度が高く自社の運用に合わせやすいです。
そのため、現在の運用体制に近い環境で電子契約システムとワークフローシステムを導入したい方には、システム連携のほうがおすすめできます。

電子契約とワークフローの統合は今後のシステム刷新にも影響する

電子契約システムとワークフローシステムを統合させる場合、導入時の手間やコストばかりに注目しがちですが、長期的な目線で判断する必要があります。
理由としては、社内ルールの変更やシステム自体のアップデートで使いにくくなるといった、システム刷新に影響する可能性があるためです。
例えば、電子契約システムとワークフローシステムの一体化はメリットの方が多いように思えますが、システム刷新するときに足かせになる可能性があります。
これは、1つのシステムで複数の業務をカバーするのは管理が便利な半面、システムの乗り換えがしにくいためです。
ここからは、電子契約システムとワークフローの統合する際に、押さえておきたい点についてご紹介します。

多機能が一体化されているシステムは乗り換えが難しい

多機能が一体化しているシステムだと、システムの一部に不満が出ても、全てを乗り換えるのは難しいでしょう。
例えば、電子契約システムの機能は優秀なのに、ワークフローの機能に不満があった場合、多くのケースでは我慢することが多いためです。

また、初めから電子契約システムとワークフローシステムが統合されているものは、別のワークフローシステムとの連携を考慮している可能性が低いです。
いざシステムを乗り換えようとしても「思うように連携できない」「既存のデータをどのように移行するのか」などの問題が出てきます。
導入当初は問題なかった場合でも、特にワークフローは社内ルールの変更に伴い、申請書のフォーマットや承認ルートが変わることがあります。
そのため、1つのシステムに頼り切ってしまうと、トラブルが起きたときに両方を見直す必要が出てくるので注意が必要です。

システム連携なら使いにくいシステムだけを組み換えできる

電子契約システムとワークフローシステムを別々に用意するのであれば、使いにくいシステムを組み替えるだけで済みます。
例えば、システムを提供している会社が、機能のバージョンアップを随時行ってくれているものの、思うようなバージョンアップがされていないとします。
結果、他社と比べるとシステムの機能差が起きてしまい、だんだん不便になってしまったというのは起こりがちです。
しかし、初めからシステム間連携のことを視野に入れ、他社サービスと連携しやすいシステムを選んでおくことで、手軽にシステムを組み換えできます。

また、一体化されているシステムの場合、組み替え時にはすべてのデータを移行しなければなりません。
このとき、システム連携で利用している場合であれば、組み替えたいシステムのデータを新しいシステムに移行するだけで済みます。
ワークフローシステムを新しくするのであれば、ワークフロー側の設定変更だけで、電子契約システムの設定はそのままなため、設定の手間を省けます。
2年後、3年後も運用しやすく、電子契約システムとワークフローシステムを常に効率化したいのであれば、システム連携のほうが安心です。

電子契約とワークフローの統合で迷ったらまずは相談してみよう

電子契約システムとワークフローシステムが統合されている場合、システムを提供している会社に問い合わせを行えば、実際の機能性や使いやすさを確認できます。
ただし、電子契約システムとワークフローシステムを連携させたい場合は、そもそもどのシステム同士を組み合わせるべきなのか事前の確認が重要です。
そのため、連携方法や設定など、どのようにすればいいのか迷ってしまうことがあるかと思います。

そんなときは、ぜひ弊社へご相談ください。
株式会社COELでは、高性能ワークフローシステムを提供しており、それぞれの課題に合わせて、システム構成のご提案から連携、設定代行まで対応しています。
また、カスタマイズ性が高く、直感的に操作しやすく作られており、エクセルで作成したフォーマットをそのまま読み込める機能も搭載しています。
電子契約システムとワークフローシステムだけではなく、経費精算システムや給与明細システムといった、さまざまな業務システムとの連携も可能です。
もし、バックオフィス業務をまとめて電子化したいとお悩みの場合は、まずは無料相談をご利用ください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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