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CLOSE公開日：2023/05/30
最終更新日：2024/06/13
経費精算はDX化で効率化！人材不足や残業時間も解消できる
DXとは、IT技術を活用して業務全体をシステム化し、人手による作業を減らして効率化を進めることを指しています。
そして、経費精算のDXとは、経費申請をペーパーレス化にて行い、申請や承認、管理をシステムで対応することです。
その結果、リモートワークの実現や人手不足の解消、業務効率化による残業時間の削減を実現できます。
本記事では、経費精算のDXとはなにか、経費精算システムの導入でできることからポイントまで解説していきます。
目次
経費精算のDXとは？
経費精算のDXとは、ITシステムを導入して業務を自動化し、課題の改善や効率化を行うことです。
紙やエクセルによる申請の場合、どうしても従業員による目視での確認作業が発生するので、非効率になりやすくなっています。
さらに、交通費精算や購入品の経費精算申請は、従業員が溜め込みやすく、経理担当者は月末に確認する量が増えることもあります。
経費精算は直接的な利益になる業務ではありませんが、会社にとって経費精算は非常に重要です。
そのため、ITシステムを導入して申請から確認、承認、管理をDX化し、業務効率化を進めることが重要視されています。
DX化によりリモートワークに対応できる
経費精算をDX化すれば、申請者と経理担当者は出社せずとも経費精算ができるようになり、リモートワークに対応できます。
さらに、経費精算システムには、スマートフォンで対応できる製品もあるため、出張先でも申請から承認作業を行えます。
また、リモートワークで業務ができれば、出社せずに経費申請や清算ができるので、多様化する働き方への対応も可能です。
政府が推進している働き方改革を実現するためにも、DX化のメリットは大きいでしょう。
手作業の業務を自動化して人手不足を解消
DX化により、経費申請の確認作業が効率化されるので、多くの時間を削減でき、人手不足を解消できます。
もし、従来のまま手作業や目視での作業が多いままだと、人手不足による残業や業務過多などの課題に直面します。
具体的には、営業職といった出張の数が多い部署の経費精算は作業が多くなりやすいでしょう。
しかし、経費精算がDX化されることで、入出金作業や経費データの転記が自動化できるようになります。
手作業の業務を自動化すれば、入力ミスが減るため、業務スピードの向上としてもDX化は非常に重要です。
経費精算の確認作業を効率化して残業時間を削減
交通費精算は、交通系ICカード連携を使うことで、経理担当がルートや費用を確認しなくて済むようになります。
たとえば、交通系ICカードの情報を経費精算システムに転記できれば、入力内容の確認作業が減ります。
さらに、過去の申請内容との比較もでき、従業員の経費申請の水増しといった不正をしていないかも確認しやすくなります。
結果、経理担当者の業務量が削減されるため残業時間が減り、コア業務に集中できるようになります。
経費精算システムでできること
経費精算システムは、インターネット環境があれば利用できるので、出張先でも経費申請・承認ができ、場所を問わずに業務が進められます。
出張の多い従業員の場合、経費申請は月末にまとめて送られてくることがあり、金額や詳細がうろ覚えで入力ミスが起きがちです。
しかし、システム化することで、定期的に申請ができるようになれば、入力ミスは発生せずに、経理担当も月末に業務が集中しにくくなります。
また、AI-OCR機能が搭載されているものであれば、スマートフォンで領収書やレシートを撮影して、電子化でき、紛失のリスクがなく管理できます。
確認作業も効率化されるため、経費精算をDX化するのであれば、経費精算システムは必要不可欠でしょう。
経費精算をDX化しないと起こり得る課題
経費精算を紙やエクセルで対応しており、DX化を進めていないとなると、ノウハウが蓄積せずに業務が属人化しやすくなります。
さらに、内部統制が取れなくなると、業務プロセスが可視化されずに、経営状況が把握しづらいといった課題も起こります。
結果、経費精算の不正も起こりやすくなり、組織内の治安が保たれずに、経費の適切な管理が行いにくくなります。
また、経済産業省はDX化が進まないと、2025年の崖が起こると警鐘しており、日本企業は最大12兆円もの経済損失が起こる可能性があると発表しています。
そのため、経費精算はできるだけ早い段階でDX化していくように、企業としては対策していかなければなりません。
業務の属人化が起きる
経費精算に関する業務は、特定の従業員だけが知っているといったことが起こりやすく、しっかりとマニュアル化されていないこともあります。
たとえば、経理担当が少なく業務過多になっていると、口頭での説明のみで業務を進めてしまい、個人しか知らない情報が溜まりがちです。
その結果、業務が属人化し、担当者がいないと業務ができない・引き継ぎがされていないとか起こります。
そのため、企業は経理担当者が変わったとしても業務が進められるように、属人化しないように対策しなければなりません。
内部統制が取れていないと経営状況が把握しづらい
経費精算は、業務に必要な費用に関するものなので、内部統制が取れていないと経営状況が把握しづらくなります。
具体的には、紙やエクセルの場合、どういった経緯で経費精算を処理したのかが不明瞭になりやすいです。
業務プロセスが可視化されており、決裁権限も明確であれば、いつどこでなぜ費用が発生しして、誰が承認したかが明確になります。
経費精算の不正が発生しやすい環境となってしまうと、内部統制が取れずに上場化が厳しくなることもあります。
上場企業や将来的に上場を目指すのであれば、内部統制の強化は必要不可欠となるので、しっかりと対策しましょう。
経費精算の不正が起こりやすい
経費精算の不正には、交通費や請求金額の水増し、領収書の改ざんなどがあります。
紙による申請だと確認漏れや事実確認がしにくいケースがあり、不正しやすく起こりやすくなるためです。
また、交通費精算の場合、定期区間も含めたまま申請してしまうケースもあり、従業員が不正だと気づいていないこともあります。
そのため、経費精算のDX化により、従業員による不正が起きにくい・うっかりミスをしない環境を構築していきましょう。
経済的損失が発生する可能性がある
経済産業省が警鐘している2025年の崖とは、日本企業のDX化が進まないことにより、最大12兆円の経済損失が起きるというレポートがあります。
なぜ、経済損失が起きるのかというと、多くのシステム開発を手掛けていた従業員達の定年退職が2025年頃に集中しているためです。
その結果、システム化していない業務がブラックボックス化してしまい、ノウハウが蓄積されません。
さらに、少子高齢化が進んでいるため、人手に頼った業務をそのままにしてしまうと、人材不足により業務が進まなくなります。
そのため、企業としてはできるだけ早く経費精算をDX化し、業務全体をシステムで効率化することが求められます。
経費精算をDX化するための4ステップ
経費精算をDX化するためには、まずは社内の課題を整理することからはじめ、どのような機能を必要としているのか、洗い出していきます。
実際に検討する際には、自社の課題に合った経費精算システムを複数見つけ、無料トライアルを活用し、比較・検討していきましょう。
また、その後、経費精算システムを導入していきますが、導入したら終わりではなく、定期的に課題を洗い出し、より精度を高めていく必要があります。
紙や口頭での業務とは異なる点が多いため、社内フローの改善も行いつつ、DX化を進めていきましょう。
①社内の課題を整理する
社内の課題を整理することで、どのような機能が必要なのか明確となり、本当に必要な製品を見極めやすくなります。
もし、経費精算システムを費用だけで選んでしまうと、必要な機能が搭載されておらず、せっかく導入しても課題を解決できません。
多くの製品では、基本的な機能は同じでも、細かな設定が異なるので、しっかりと必要な機能や設定内容を把握しておく必要があります。
そのため、まずは社内の課題を整理し、必要な機能や設定内容を洗い出しておきましょう。
②自社の課題に合った経費精算システムの選定
自社の課題にあった経費精算システムを選ぶために、いくつかの会社から相見積もりを取りましょう。
実際に、無料トライアルのある製品であれば、実際に触れてみて機能を把握することが大切です。
このとき、経費精算システムを利用すると想定される従業員にも操作してもらい、機能の使い勝手や機能面などを確認します。
まずは、3社以上から相見積もりを取り、無料トライアルを活用しつつ、会社にとって最適な製品を選ぶようにしていきましょう。
③経費精算システムの導入
経費精算システムが決まったら、実際に導入していきますが、初期設定が必要となってきます。
サポート体制の整っている会社であれば、初期費用に導入サポートが入っていますが、内容によっては追加費用がかかることがあります。
基本的に、クラウドサービスであれば、ID・パスワードを入力でログインができますが、会社設定や経費精算に必要な権限設定などは自社で対応します。
もし、導入に不安がある・システムに詳しい従業員がいないのであれば、事前にどこまでサポートしてもらえるのか確認しましょう。
④社内フローの改善
紙やエクセルを使って申請・承認していた社内フローだと、対応できない可能性があるので、経費精算システムに合わせて改善が必要です。
たとえば、システムには承認ルートの設定が豊富にあるので、同時に複数の人にチェックしてもらうことができます。
この場合、紙やエクセルで行っていたときとはルールが異なるため、社内フローの改善を必要とします。
また、交通費申請もICカード連携で行うのであれば、申請者はカードリーダーにタッチするだけなので、交通費の手入力は不要です。
このように、システムの導入で社内フローが変わるケースが多いため、ルールの見直しや改善を行いましょう。
経費精算システムを導入して企業の課題を解決しよう
経費精算システムを導入することで、属人化の防止や内部統制の強化、経費精算の不正を未然に防げます。
さらに、人手による業務がシステムで自動化され業務が効率化するので、人手不足を解消し、残業時間の削減もできます。
ただし、どの経費精算システムでも自社の課題を解決できるわけではないので、必ず自社の課題に合ったものを選ぶようにしましょう。
弊社の提供するmanage 経費では、申請や承認状況をかんたんに把握でき、承認の催促もシステム上で対応可能です。
さらに、交通系ICカードとの連携ができるので、申請はICカードの情報を読み込むことで簡易的になります。
経理担当者のチェック作業も大幅に削減され、経費精算の不正が起きない環境の構築ができるため、経費精算をDX化したい方はぜひご相談ください。
