経費精算とは？今更聞けない経費と費用の違いや対象になるものを解説

経費精算の業務フロー

ここからは経費精算の業務フローを6つの手順に沿って解説します。

1. 経費精算書を作成する
2. 上司の承認·確認
3. 経理担当者へ提出
4. 金額や経費精算書を確認する
5. 仕訳·会計処理を行う
6. 従業員に支払いが行われる

1.経費精算書を作成する

まずは、経費精算書を作成するステップです。例えば、営業職の場合は出張費などの急な支出が多いため立替払いが多くなりがちですが、帰社後などにもれなく経費精算書を作成する必要があります。経費精算書に記載する事項は、目的や金額、支払い日時などです。その際、証拠書類となるレシートや領収書なども一緒に貼り付けます。

2.上司の承認·確認

経費精算書は直属の上司にあたる人が行う場合が多いです。経理担当者へ提出する前に申請内容と清算内容におかしな点がないかを確認します。直属の上司が経費精算書以外にも多くの業務を抱えているなどの場合、チェックが甘くなることもあるため注意しましょう。

3.経理担当者へ提出

上司の承認、確認が終わると経理担当者に経費精算書を提出します。提出された経費精算書は、経理担当者がチェックしていきます。

4.金額や経費精算書を確認する

経理担当者は、受領した経費精算書の内容と添付されている領収書や経費精算書に相違がないか確認します。
ここでは、経費精算書の内容に誤りがないかがポイントです。実際の経理現場では基本的な記載事項が守られていないケースも多くあるため、ここでのチェックは重要です。
経費精算の方法や基準は、会社によってルールが異なる場合があります。

5.仕訳·会計処理を行う

経理担当者は、受領した経費精算書の内容と添付されている領収書や経費精算書に相違がないか確認します。
ここでは、経費精算書の内容に誤りがないかがポイントです。実際の経理現場では基本的な記載事項が守られていないケースも多くあるため、ここでのチェックは重要です。
経費精算の方法や基準は、会社によってルールが異なる場合があります。

6.従業員に支払いが行われる

経費精算の処理が済むと、給与支給日に立て替えていた費用の支払いが行われます。
なお、経理上の仕分け項目は未払金／現金預金となります。内訳は従業員に対して未払金を支払った、という意味です。

効率的に経費精算業務を行う方法

ここからは、効率的に経費精算業務を行う方法を解説します。
経費精算を効率化させる方法としては、主に2つの方法があります。

「経費精算を効率化させる方法」

• 経費精算システムを使う
• アウトソーシングを使う

 

経費精算システムを使う

経費精算システムとは、必要な書類の申請や承認を行うシステムのことです。
昨今ではICカード連携や写真撮影機能による自動化も進んでいるため、効率的に経費精算を行えます。また、社内の状況や経費ルールにあわせたカスタマイズを行える点も特徴です。その他、申請や承認作業の負担軽減や、不正な申請の防止にもつながります。
なお、経費精算システムを導入する場合、1ユーザー300円～500円が平均相場になります。

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アウトソーシングを使う

アウトソーシングとは、経理業務や経費精算業務を外部に委託できるサービスのことです。社内の業務を減らし、経理業務の負担を軽減できます。また、アウトソーシングを行う外部委託先は経理業務のプロ集団です。その分野のプロに依頼できるため、業務の質も高いです。
ただし、デメリットとしてコスト面で高くつくことがあります。そのため導入の際は費用対効果をしっかりと検討することが大切です。

 

まとめ

経費精算は営業活動を行っていると必ず発生するプロセスです。発生した経費は正しく精算し、会計処理をする必要があります。本記事で紹介した「経費になる費用とならない費用」、「経費精算書のフロー」を参考にして、正しく処理を行える仕組みづくりを行いましょう。

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