経費精算システムの料金相場がひと目でわかる一覧表と違いを解説

経費精算システムを導入する際、料金相場が気になる方も多いのではないでしょうか。
経費精算システムの料金形態は、初期費用・月額費用・オプション費用から構成されており、 大体の月額相場は1ユーザーあたり300～500円 となっています。
ただ、月額料金が安い経費精算システムは機能が少ないことも多いため、料金面だけで選ぶのはおすすめできません。
本記事では、経費精算システムの料金相場や機能、選ぶ際のポイントについてもご紹介していきます。

経費精算システムの料金体系は？

経費精算システムの料金体系には、パソコンやスマホで使えるクラウド型と、自社サーバーにダウンロードして使えるオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型は、インターネット環境がある場所ならどこでも使用でき、初期費用は比較的安いのが特徴です。
ただし、月額費用が1ユーザーあたりにかかってくるため、ランニングコストがかかる点には注意してください。

また、オンプレミス型は自社サーバーに経費精算システムをインストールして使用するため、初期費用が数十万円ほどかかります。
初期費用はかかるものの、月額費用はかからないため、 ランニングコストを気にせずに使えるのはメリット です。
しかし、オンプレミス型の場合は社内回線を使用して接続するため、リモート対応には向きません。
そのため、ランニングコストが月額300円～と低価格で利用できるクラウド型がおすすめです。

経費精算システムの料金相場

クラウド型であれば、初期費用は無料で提供している製品も多いですが、料金相場としては10～30万円ほどかかります。
月額料金は有名な経費精算システムの場合、 1ユーザーにつき300～500円ほど です。
ただし、導入できる最低従業員数が決まっていたり、従業員数に応じて1人あたりの月額相場が変動したりするため、あくまでも参考となります。
従業員数の多い会社であれば、その分1ユーザーあたりの費用が安くなることがあるため、まずは資料請求してみましょう。

従業員数別で見る経費精算システムの料金相場

従業員数が100名ほどの中小企業の場合、月額費用はだいたい3～4万円となっています。
1ユーザーあたりの平均が500円のため、人数×1ユーザーとなっていることが多く、機能数に応じて価格が’変動します。
注意しておきたいのは、経費精算システムによって最少人数が30人からだったり、200人以上の大企業向けのものだったりと制限されていることがあります。
多くの経費精算システムでは、料金体系があまり記載されていないため、想定している利用者数を算出し、まずは問い合わせをしてみると良いでしょう。

初期費用に差が出る理由は？

• 初期設定のサポートに関する手厚さの違い
• 人数や設定内容の工数に応じて変わる

初期費用の内訳や金額が異なる理由は、主に初期設定といったサポートの手厚さによる違いが大半です。
導入や初期設定を自社で行える場合は、初期費用が安いもしくは無料で利用できますが、サポートしてもらいたいのであれば料金は高くなります。
さらに、人数に応じて割引を用意している会社もあるため、 ライセンス発行数が多いほど1ユーザーあたりの月額費用が安くなる ことがあります。

また、申請書や承認ルートの設定で工数が多いほど初期費用が高くなりますので、まずはよく使う経費精算書だけを電子化してみてください。
スモールスタートで始めることで初期費用を抑えられる場合があり、導入の手間も少なくなります。

月額費用を抑える方法はある？

月額料金を抑える方法としては、必要な機能と不要な機能を見極めることが重要です。
機能面やサポートが優れている経費精算システムは、その分料金が高くなってしまいます。
そのため、導入目的を明確にし、必要な機能を洗い出すことで、最も自社に合った経費精算システムを選べます。

また、オプション機能の追加によっても月額費用は変わってくるので、 今後必要になる可能性があるなら、後からでも追加できるのか確認 しましょう。
例えば、読み込んだ画像からデータ入力してくれるAI-OCR機能は、手入力の手間を削減できるため便利ですが、企業によって使うかどうかは分かれるかと思います。
価格を安く抑えるのであれば、標準搭載されているシステムより、必要に応じてオプションをつけられる経費精算システムの方がいい場合もあります。

さらに、契約予定のユーザー数が多い場合は、割引してもらえる可能性があるため、価格表を見ただけでは正式な費用を判断できません。
予算内に収まっていない料金体系だったとしても、まずは問い合わせをして、実際にかかる料金の見積もりを出してもらうことをおすすめします。

経費精算システムの主な機能

経費精算システムの基本的な機能には、電子帳簿保存や交通系ICカード対応といったさまざまなものが搭載されています。
有名な経費精算システムであれば、必要な機能はほぼ搭載されていますが、一部の機能が備わっていなかったり、同じ機能名でも性能が異なったりする場合があります。
ただし、機能差によって料金が変わるため、コストを抑えたいのであれば、組織にとって必要な機能なのか見極めなければなりません。

そのため、まずは自社の運用要件に対応しているかどうか、基本的な機能からチェックするようにしましょう。
ここからは、申請者、承認者、経理担当者向けに、あると便利な機能について詳しくご紹介していきます。

申請者向けの主な機能

• 交通系ICカード対応
• 乗車案内機能
• クレジットカード連携

交通系ICカード対応や乗車案内機能、クレジットカード連携機能があれば、手入力による申請の手間が省けるため、スムーズに経費精算を行えます。
例えば、交通系ICカード対応の機能では、 利用履歴から交通費を自動で抜き出し経費申請書に自動で登録 できます。
手入力だと入力ミスや漏れが起きがちですが、自動登録できる機能があれば入力の手間を省けるためミスが起きにくいのが魅力です。
さらに、内部統制の強化や経費精算の不正申請防止を行えるため、毎月多くの経費精算を行う会社であれば、各種連携機能を搭載したシステムを選ぶとよいでしょう。

承認者向けの主な機能

• 承認ルート自動判定
• 承認依頼のメール通知
• 経費申請の一括承認

承認ルートの自動判定や承認依頼のメール通知に対応している経費精算システムであれば、申請から承認までを効率化できます。
例えば、承認ルート自動判定機能では、申請書の種類や金額に合わせて、承認ルートを設定した通りに判定してくれます。
申請者によって間違った承認ルートで申請されることがないため、承認ルートのミスも起きません。

さらに、承認依頼のメール通知があれば、承認担当者へ通知が届くため、決裁までのスピードが向上します。
また、経費申請の一括承認機能では、 複数ある経費申請のなかで、許可したいものだけをまとめて承認可能 で、よりスムーズに経費精算を完了させられます。
承認しやすい機能が搭載されていれば、決裁までのスピード向上につながり、業務効率化を進めるのに最適です。

経理担当者向けの主な機能

• 振込データ作成
• 会計システム連携
• AI-OCR機能

振込データ作成機能が搭載されていれば、経費精算で承認された支払いに関する振込データを自動で作成できます。
具体的には、経費精算書に記載されている金額や顧客情報をもとに、 振込データを作成し、そのままネットバンクで支払いが可能 です。

また、会計システム連携機能では承認された経費精算書のデータを会計システムへ自動で登録できるため、わざわざ同じ内容を入力する必要がありません。
AI-OCR機能といった写真の内容をデータとして取り込めるものもあり、領収書のデータを読み込むといった使い方ができるので便利です。
月末や締め日といった業務が忙しくなるタイミングでも、便利機能の活用で経理担当の負担は大きく軽減できます。

経費精算システムを選ぶときに注意すべきポイント

経費精算システムを選ぶ際には、解決したい課題や導入目的を明確にしないと、組織に合った製品を選べずに、かえって効率が悪くなる可能性があります。
例えば、費用面だけで選んでしまうと、思っていたような機能がない・余計な機能ばかりで逆に使いづらいといった問題が起きがちです。
また、導入時のサポート体制が整っていなければ、初期設定の際につまずいてしまったり導入までに時間がかかったりしてしまいます。
予算内に収めつつ、自社の環境にあった製品を導入することで、無駄なく効率的に経費精算システムを活用できます。

解決すべき課題や導入目的を明確にする

解決すべき課題や導入目的に応じた製品を選ぶことで、組織にとってより効率的でコストパフォーマンスのいい製品を導入できます。
例えば、交通費精算に手間がかかるので効率化したいという場合には、交通系ICカード対応機能が搭載されていれば課題は解決されます。
しかし、費用面だけで選んでしまうと、課題を解決できるような便利機能が搭載されていない可能性があるので注意してください。

また、同じ機能を搭載していたとしても、設定できる内容がさまざまなため、 A社では設定できなかった項目がB社では自由にカスタマイズできる ことがあります。
複数社の機能を見比べてみることで、同じ機能でも使いやすさの違いを把握できます。
まずは課題や導入目的を明確にし、自社にとって最適な機能が搭載されているか見比べるようにしましょう。

事前に実際の使いやすさを確認しておく

経費精算システムでは、直感的に操作できるものからカスタマイズ性の高いものまでさまざまなため、実際の使いやすさをチェックしておく必要があります。
カスタマイズ性の高いシステムの場合、自社に合った経費精算システムにできるものの、操作が複雑になりがちです。
効率化のために導入しても、覚えることや操作手順が多いものだと、実際に利用する社員達の負担となってしまいます。
そのため、まずは無料トライアルを活用したり実際の操作画面を見せてもらったりと、事前に実際の使いやすさを確認するようにしましょう。

導入時のサポート体制について詳しく確認する

導入時のサポート体制が整っている経費精算システムであれば、初期設定の方法から自社の要件にあった設定をしやすくなります。
マニュアルを渡されるだけの会社も多いですが、 実際には細かい点まで書かれていることが少ないため、問い合わせしやすい環境なのかは重要 です。
もし、導入時のサポート体制が整っていない会社だと、せっかく導入してもうまく活用できずに多くの時間がかかってしまいます。
そのため、電話サポートに対応しているのか、導入後もサポートを受けられるのかは、事前に確認するようにしましょう。

経費精算システムを選ぶときは相見積もりをしよう

経費精算システムを選ぶ際には、複数社から相見積もりをすることで、機能と費用の差を正確に把握できます。
多くの経費精算システムでは、明確な費用は掲載されていないため、まずは自社の課題を解決でき、導入目的に合った製品を選ぶようにしましょう。
その中で、より予算に合った製品を絞り込み、最終的には実際の使いやすさやサポート体制などを加味して選ぶことをおすすめします。

株式会COELの提供するmanage 経費では、交通系ICカード連携から銀行振込依頼まで、さまざまな便利機能を搭載しています。
申請者や承認者だけでなく、経理担当者までの負担を軽減できるようなオプション機能も用意しているため、ご要望に合わせて機能をカスタマイズできます。
月額費用は1ユーザーあたり360円から提供しており、30日間の無料トライアルも提供していますので、実際に使ってみたい方はぜひお問い合わせください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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