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CLOSE公開日：2023/02/28
最終更新日：2024/06/13
経費精算のめんどくさい業務4選と効果的な解決策
業務を行っていくうえで経費精算はどの従業員にも関わってきますが、申請業務が「めんどくさい！」と思っている方は多いのではないでしょうか。
出張や外出が多いと、交通費だけでなく各種経費がかかることもあり、毎回申請を出すだけで時間を取られることがあります。
また、申請者だけでなく、経理担当も多くの申請や領収書の確認に日々終われがちなので、効率よく業務を進められるように改善していかなければなりません。
本記事では、経費精算でめんどくさいと不満の声が上がりやすい業務を改善するために、システムを活用した解決策について解説していきます。
目次
経費精算のめんどくさい業務
- ●「申請者の経費精算でめんどくさい業務」
- ・出張や外出時に交通費を調べるのがめんどくさい
・経費申請のために出社するのがめんどくさい
・紙の領収書を提出するのがめんどくさい
- ●「経理担当の経費精算でめんどくさい業務」
- ・経費申請と領収書の内容を確認するのがめんどくさい
・領収書がない交通費申請の確認がめんどくさい
・軽減税率と標準税率の確認がめんどくさい
経費精算は、毎回申請書の作成を行う必要があるので、経費が発生するたびに申請するのが煩わしいと思っている従業員も少なくありません。
さらに、経理担当からしてもめんどうになりやすい業務は多く、営業部署の従業員が多い会社だと、領収書の処理だけで多くの時間を消費してしまいます。
ただ、経費精算システムを導入できれば、申請から領収書の確認までシステム上で行えるようになり、業務効率化が進みます。
システムによっては、交通費精算をICカードの読み込みで完了できるものもあり、申請作業そのものを自動化することも可能です。
ここからは、申請者と経理担当別に経費精算のめんどくさい業務と解決策をご紹介します。
経費精算のめんどくさい業務はシステムで解決できる
経費精算のめんどくさいと思われやすい業務は、経費精算システムを導入することで大半の作業を自動化できます。
たとえば、金額の計算はシステムで自動計算できるものや、乗車案内と連携することで最短ルートを自動で導き出すものなどがあります。
ICカードを読み込ませることで、利用した交通経路と運賃が自動でシステムに登録されるので、交通費の計算やルートの確認といった手間がかかりません。
このように、経費精算システムには、経費の入力を簡易的にする機能が多く搭載されており、申請に対する不満を一気に解決できます。
【申請者編】①経費申請のために出社するのがめんどくさい
経費精算を紙で管理していると、経費申請書を作成したあとに、領収書を台紙に貼って経理担当に提出する必要があります。
そのため、出張やテレワークなどの従業員の場合、経費申請のためだけに出社する必要がでてしまい、非常に非効率です。
また、提出時には申請者と経理担当でスケジュールを合わせる必要があるので、経費精算しなければならない申請書を溜め込みやすくなります。
その結果、経理担当も一気に溜まった申請を処理しないといけなくなり、経費申請の締切日近くには業務負荷が高まるといった課題があります。
申請者だけでなく、経理担当にとっても紙による経費の管理は煩わしいものとなります。
対策：経費精算システムでペーパーレス化する
経費精算システムを導入することで、経費申請書をペーパーレス化できるようになり、場所を問わずに申請業務を進められます。
具体的には、ペーパーレス化すれば、紙の申請書を経理担当へ直接手渡しする必要がなくなり、ネット環境があればどこでも申請・承認できます。
さらに、スマートフォンに対応している経費精算システムであれば、外出中の合間に経費申請することも可能です。
また、経理担当としても、溜め込んだ領収書を一気に提出される対策になれば、業務をスムーズに進められるようになります。
紙の経費精算書を管理する手間もなくなり、手書き特有の「文字が読み取りにくい」という問題も解決できます。
申請者だけでなく、経理担当のストレスになりやすい業務が無くなるのは大きなメリットでしょう。
【申請者編】②出張や外出時に交通費を調べるのがめんどくさい
外出のたびに、目的地への行きと帰りのルートをチェックして、後日に経費申請をしなければならないのは、非常にめんどくさい作業です。
特に営業担当者の場合は、外出が重なることもあるので、経費申請するタイミングを逃してしまうと、後から申請するときにルートを忘れてしまうことがあります。
また、もし外出先が自宅から会社への経路も含まれていて、なおかつ通勤手当をもらっている場合は、通勤経路のみ交通費を除外しなければなりません。
しかし、毎回この作業を行うのが非常にめんどくさいため、通勤経路もまとめて経費申請して不正受給されるケースもあります。
対策：乗車案内と連携できる経費精算システムを利用する
乗車案内と連携できる経費精算システムを導入すれば、出発地点と目的地を入力するだけで「最安値ルート」や「最短ルート」などを自動で出してくれます。
具体的な使い方としては、申請者は表示されたルートから実際に使った経路を選ぶだけで、金額が自動計算されるようになります。
さらに、通勤経路が含まれている場合は、自動で通勤経路の交通費のみを除外した金額を出すことも可能です。
申請者にとっても、経理担当にとっても手間が省けるシステムの導入は非常に有効でしょう。
【経理担当編】③経費申請と領収書の内容を確認するのがめんどくさい
経費精算システムを導入したとしても、経費申請書を電子化しただけでは、業務効率化は進みません。
もし、領収書を紙のまま管理していると、結局手渡しで領収書を受け取らなければならないため、経費精算システムを活用しきれないでしょう。
また、経理担当は経費申請書と領収書を見比べて確認する必要があり、領収書の文字が見にくいと作業効率が低下してしまいます。
領収書が大量に貼られていたり、文字がかすれていたりすると非常にストレスになるため、申請者としても配慮が必要です。
対策：経費精算システムとAI-OCRで精算業務をまとめて電子化する
経費精算システムと併せてAI-OCRを導入することで、経費精算書と領収書を電子化できるようになります。
AI-ORCとは、スマホで領収書を撮影すると領収書の内容を電子化できる読み取り機能のことです。
AI-ORCとOCRの違いは、AI-OCRならAI学習機能が搭載されており、文字の認証精度が高いということが上げられます。
経費精算システムによってAI-OCRは標準で備わっているものと、オプション機能扱いのものがあるため、導入前には確認が必要です。
また、AI-OCRの中には、1回の撮影で2枚の領収書を並べても、自動で判別して2枚の画像データとして読み取ってくれるものもあります。
領収書が多い場合、1枚ずつ撮影しなくても、ある程度まとめて撮影することが可能となるので、申請の手間が省けます。
経理担当も、領収書を受け取ったり保管したりする手間がなく、データとして管理できるようになるため、ストレスが軽減されるでしょう。
さらに、1つの経費申請につき1つの領収書がしっかり添付されていれば、「数が合わない」ということがなくなり、集計が楽になるのもメリットです。
【経理担当編】④軽減税率と標準税率の確認がめんどくさい
経理担当者は、経費申請と領収書を確認するときに、軽減税率と標準税率の確認をする必要があり、紙での管理だと直接レシートを目視しなければなりません。
レシートのフォーマットはお店によってさまざまなため、チェックするだけで非常に時間がかかってしまうのがめんどうです。
また、申請者が経費申請で8%と10%の項目を間違えている場合もあるので、経理担当はミスがないか慎重に確認しなければなりません。
もし、申請書の内容にミスがあると注意の報告と差し戻し、再確認の手間が発生するため、申請者としてもめんどうになりやすいです。
対策：AI-OCRで税率を自動判定する
AI-ORCを利用することで、領収書を撮影したときに「税率」や軽減税率の対象となる「※」の記載された品を読み取ることが可能です。
軽減税率と標準税率の仕分けを自動判定することができるため、経理担当による目視の確認の負担が軽減されます。
そのため、申請者のミスを減らし、紙の領収書を見て確認する手間を省けるようになり、業務負荷の削減が可能です。
ただし、AI-OCRの読み取り機能は万能ではないので、レシートや領収書の内容によっては誤って読み取ってしまうこともあります。
完全に自動化できるわけではないため、あくまでも補助機能として使うことがおすすめです。
経費精算システムを導入するときに必ず押さえておきたいポイント
経費精算システムを導入するときには、まずは自社の課題を洗い出し、必要となる機能を把握したうえで検討していきます。
もし、認知度や料金で判断してしまうと、課題解決に必要な機能が揃っておらず、めんどくさい業務は改善されません。
また、実際に使いやすいかどうか、無料トライアルを活用して確認することも非常に重要なので、使い勝手の良さも確認するようにしましょう。
このとき、サポートがどこまで対応してもらえるのか不安な場合は、期限があるのか、サポート方法はどういったものがあるか聞いておくことをおすすめします。
認知度や料金で判断せず自社の課題に合ったものを選ぶ
多くの経費精算システムが販売されていますが、認知度や料金だけをみて導入してしまうと、課題の解決がうまくできません。
たとえば、導入時の設定が難しかったり欲しい機能が搭載されていなかったりと、せっかく導入したのに効果がなかったということが起こりがちです。
そのため、まずはどうして経費精算システムを導入したいのか、自社で抱えている課題はなにかを明確にしていきます。
課題を洗い出したのち、製品販売会社へ、課題解決に使えるかどうか問い合わせを行い、自社に合った製品を選ぶようにしましょう。
実際に使いやすいか無料トライアルで試してみる
実際に使いやすいかどうかは、経費精算システムをより効果的に活用するために非常に重要となるので、無料トライアルの活用をしてみましょう。
シンプルな操作感で誰でも利用しやすい機能で売り出している商品だとしても、便利な機能が多すぎてかえって扱いにくいことは多々あります。
さらに、同じ機能でも細かい設定や操作感は製品によってさまざまなため、実際に触ってみないと導入後のイメージが湧きにくいです。
できれば、各部署から数名参加してもらい、実際の現場で使用する従業員にも所感を聞いてみると、より自社に合った製品の導入ができます。
サポートはどこまでしてくれるか確認する
サポートの範囲は、製品販売会社によって異なるので、不安な場合は必ず詳細の確認をするようにしましょう。
製品販売会社によっては、導入までのサポートしかしていないこともあり、初めての経費精算システムの導入だと不安が残ります。
また、サポートがあるといってもメールやマニュアルの送付だけのこともあるため、電話によるサポートがあるかどうかも確認が大切です。
専任の担当者が、導入時の設定から導入後のアフターフォローまでしてくれる製品であれば、新しく発生した課題でもスムーズに解決できるでしょう。
経費精算のめんどくさい業務はシステムで効率化しよう
経費精算のめんどくさい業務は、システムの導入で自動化できるものも多く、従来よりも簡易的に進められるようになります。
交通費申請であれば、従業員が使っているICカードの情報を取り込み、ルートからかかった費用までを自動で経費精算システムへ転記可能です。
さらに、管理がめんどうで確認するだけで時間のかかる領収書は、経費精算システムとAI-OCRの活用で、電子化された情報が自動で反映されます。
このように、経費精算で手間になっている業務は、システムの導入で解決できることが多いため、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
弊社が提供するmanage 経費精算では、交通系ICカードの読み取り機能を搭載しており、交通費申請のめんどくさい業務を効率化できます。
また、申請されたデータをもとに、自動で仕訳や振込依頼データの作成まで対応しているため、経理担当者の業務負担も大きく削減可能です。
まずはどのような機能か知りたい方向けに、資料や無料トライアルをご用意していますので、お気軽にご相談ください。
