初めてでも失敗しない経費精算システムの導入ステップ

経費精算の業務を効率化するために、システムを導入したいけど、製品の選び方や導入するためにすべきことがわからずに悩んでいませんか？
経費精算システムの導入には、 課題の洗い出し・製品の選定・契約・運用フローの確認とさまざま なステップがあります。
その後、試験運用を経て問題なければ本格稼働を行いますが、導入後には定期的なメンテナンスも行っていかなくてはいけません。
本記事では、経費精算システムの選定から導入までに必要な6つのステップについてご紹介していきます。

経費精算システムを導入する前に必ず抑えておくべきこと

経費精算システムを導入する際に必ず抑えておきたいのは、 導入する目的や必要な機能を明確にする ことです。
理由としては、システムを提供している会社に相談した場合、必ず自社製品のメリットを伝えますので、本当に求めているシステムかどうか判断つきにくくなることがあります。
そのため、まずは社内で課題や目的などを話し合い、そのうえで3社以上の相見積もりを取って機能と費用を比較しながら選ぶことをおすすめします。

経費精算システムを導入するまでの流れ

経費精算システムを導入する流れには、課題の確認・製品選定・契約締結・基本設定・試験運用・導入完了と6つのステップがあります。
まずはどういった課題があるかを把握し、解決に最適な製品を選定、契約締結を行っていきます。
基本設定を行ったあと試験運用をし、問題なければ本格稼働をスタートしていくのが基本的な流れです。
自社に適した製品を選定し、経費精算システムを最大限に活用するためにはこれらのステップは非常に重要なため、詳しくご紹介していきます。

STEP.1解決すべき課題を洗い出す

解決すべき課題を明確にすることで、製品を選ぶときの必須機能と、そうではない機能を区別しやすくなります。
例えば、交通費精算を短時間で済ませたいのであれば、乗り換え案内サイトと連携している経費精算システムの導入を検討します。
このように、よりコストパフォーマンスに優れた経費精算システムを選べるようになるため、無駄なコストや労力をかけずに導入可能です。
経費精算システムを選定する前には、なぜシステムを導入するのか、どういった課題があるのかをしっかりと洗い出しておきましょう。

STEP.2製品を比較して自社に適したシステムを選ぶ

●毎月の交通費精算を効率させたい

乗車乗り換え案内サイトとの連携やICカード読み込み機能のある製品を選ぶ

●レシートの管理を効率化させたい

レシートを撮影して自動で読み取るOCR機能搭載の製品を選ぶ

●経費の申請・承認フローがいつでもできるようにしたい

スマホやタブレットでも申請・承認ができるか確認する

交通費精算やレシートの管理を効率化させたいのであれば、課題を解決できるような機能の備わっている経費精算システムを選びましょう。
経費精算システムには、乗車乗り換え案内サイトと連動しており、ICカードの読み込み機能を搭載しているものがあります。
社員が 出張や営業などで交通機関をよく使うのであれば、こういった機能を搭載しているシステムの利用で交通費精算を効率化 できます。
ただし、多くの機能が備わっているシステムだと、その分コストが高くなるので、本当に必要かどうかを見極めることが重要です。

STEP.3契約手続と運用フローの認識を共有する

経費精算システムの選定が完了したら、正式な契約の手続きを行っていきます。
このとき、システム設定やどういった流れで運用していくのかといった、具体的なフローを提供会社の担当者に伝えましょう。
運用フローの認識共有が甘いと、 システムの設定で何度も修正のやり取りを行うことになる ので、注意が必要です。
経費精算システムの導入担当者は、運用フローをあらかじめまとめておき、提供先の担当者にできるだけ細かく要望を伝えるようにしましょう。

STEP.4経費精算システムの基本設定を行う

●基本情報の設定を行う

経費精算システムの基本設定では、まずは会社や社員の情報や勘定科目、支払仕訳などの基本的な設定を行っていきます。

●承認フローの設定

経費精算書を申請する際、誰に承認してもらうのかといった承認フローの設定を行っていきます。

社員の情報や勘定項目などをあらかじめ設定しておくことで、経費精算の際には登録した項目を選択するだけで情報が自動入力されます。
次に、社内ルールに合わせて、承認フローの設定を行っていきますが、入力ミスによる差し戻しの対応を想定した設定をおすすめします。
いきなり経理担当を承認者にするのではなく、上長チェックを挟むようにするとより効率的です。

STEP.5試験運用で業務への支障をチェックする

導入が決まった際には、まずは小規模で試験運用を行ってみて、業務に支障がないかチェックしていきます。
経費精算システムは、 営業部や管理部などさまざまな部署で使われるため、可能なら各部署の視点から問題がないか 確認してみましょう。
また、試験運用のときには、経費精算システムの操作方法や設定方法に疑問がないようにするのも大切です。
この時点で疑問や悩みがでた場合、提供先の担当者に相談を行い、問題が解決できるのかしっかりと確認していきます。

STEP.6操作マニュアルを準備して本稼働スタート

STEP1から5までの準備が整ったら、正式に本稼働をスタートさせますが、 ここまでにかかる期間はだいたい3ヶ月程度 です。
操作方法を1件1件確認していると、実際に操作する担当者の大きな負担になるので、必ず正式運用前に操作マニュアルを用意しておきましょう。
クラウドサービスの経費精算システムであれば、基本的には製品を提供している会社が操作マニュアルを持っています。
そのため、初めから自社で作る必要はありませんが、状況に応じて基本マニュアルとともに、質問されやすい内容をまとめておくと良いでしょう。

経費精算システムを導入する前に確認しておきたいサポート内容

経費精算システムを導入する際は、販売会社からどの程度のサポートを受けられるのか確認しておきましょう。
初めての導入であれば、システムの使い方や活用方法がいまいちわからず、運用までに時間がかかってしまいます。
そのため、導入時にはマニュアルだけでなく、電話やメール、訪問での対応を受けられるのか確認しておきましょう。
さらに、導入後のサポートも充実している経費精算システムであれば、新たにほかのシステムと連携させたい場合にもサポートしてもらえます。

導入時にはどこまでサポートが受けられるか

経費精算システムの導入サポートには、メールや電話、Web会議、直接訪問などがあります。
しかし、 電話サポートをしているところは意外と少ない ため、事前にどこまでサポートしてもらえるのか確認することが大切です。
例えば、導入マニュアルの提示のみ・メールで回答するだけというのはよくあり、困ったときにはスムーズに回答が得られません。
経費精算システムの導入が不安な場合は、サポートの充実している会社を選ぶようにしましょう。

導入後も電話サポートやシステム連携などの対応をしてもらえるか

導入前までのサポートは充実していても、導入した後のサポート体制が思ったより少ないことがあります。
さらに、あとから経費精算システムと会計システムを連携させたいとなった場合、連携作業は対応してくれない可能性が高いです。
しかし、連携作業まで対応してくれるような専任のエンジニアが在籍している会社であれば、定期的にサポートを受けられます。
導入後も安心して利用するためにも、サポートの厚さは要チェックです。

経費精算システムを導入したあとにすべきこと

経費精算システムを導入しただけでは、完璧に効率化できたとはいえません。
導入後には、定期的に社員の声を聞き、業務フローや経費精算システムを改善していくことが大切です。
また、操作マニュアルの内容をより詳しくするために、よくある問い合わせのFAQを追加すると、より効率化が期待できます。
ここからは、経費精算システムを導入したあと、より効率的に運用していく方法について詳しくご紹介します。

定期的に社員の声を聞いて業務フローを改善する

経費精算システムを実際に操作する社員が使いやすくないと、効率的に運用できているとはいえません。
まずは、定期的に社員にアンケートを出したり社員からの意見を聞いたりと、どういった点で課題が発生しているのかを把握しましょう。
その後、社員の声を基に、業務フローを改善できるような仕組みを作っていきます。
業務フローの改善は、社内ルールの変更時や人事異動など、さまざまな場面で必要になってくるので、定期的な見直しが必要です。

操作マニュアルを随時更新していつでも見られるようにする

操作マニュアルの更新は、経費精算システムをよりスムーズに活用するために必要です。
初版のマニュアルだと、細かい点まで網羅できていないことがあるため、よくある問い合わせをもとに、充実させていきます。
例えば、基本的な操作方法ではなく、 自社のルールに対応した操作方法を随時更新 し、社員はいつでもマニュアルを見られるようにするなどです。
経費精算システムの運用を行っている社員への問い合わせも減らせるため、担当社員はより効率的に運用できるようになります。

経費精算システムを選ぶときは使いやすさも確認しておこう

経費精算システムを選ぶ際には、自社のルールに適していたりほしい機能が搭載されていたりするものから選定しましょう。
しかし、機能面では申し分ないとしても、使いにくい製品だと導入担当者だけでなく、社員にも負担をかけてしまいます。

弊社が提供しているmanage 経費では、直感的に操作しやすいように設計されており、複雑な承認ルール設定でも簡単に設定できます。
さらに、乗車乗り換え案内サイトとの連携やICカード精算にも対応しているのが特徴です。
仕訳や振込依頼のデータは自動作成されるだけでなく、会計・銀行システムとの連携も行えます。

オプションサービスでは、領収書の画像から情報を読み取り自動でデータを登録してくれるAI-OCR機能も提供しています。
使いやすい経費精算システムや経費精算を行ううえで便利機能を搭載されている製品をお探しの方は、ぜひお問い合わせください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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