予実管理の必要性とは？具体的な手順や実施ポイント・効率化の方法・注意点を解説

予実管理を行う手順

予実管理を適正に行うためには、全体の流れを把握しておく必要があります。以下の手順を確認しておきましょう。

1.達成したい営業利益を目標に定める

まずは、ゴールとなる目標を明確にする必要があります。明確な数値目標がなければ、具体的な予算計画は立てられません。来期の予算を立てる場合は、前期や今期の実績を分析したうえで、営業利益を設定します。現実離れをした高すぎる目標を立てれば、従業員のモチベーションを下げる可能性があるため、達成可能な数値を目標にしましょう。

2.予算を立てる際に必要なデータを収集する

次に、予算の設定に必要なデータを集めます。過去のデータを参考にする場合は、数値だけでなく、その年度の年間スケジュールや想定外の事態などがなかったかも確認しておく必要があります。また、繁忙期や閑散期がある場合は、年間の平均を参考にしましょう。

3.集めたデータをもとに来期の予算を設定する

参考データを分析し、来期の予算を決めていきます。予算は、企業の実力を把握したうえで、軽々と達成できる数値よりもやや高めに設定することが重要です。
予算が高すぎる場合と同様に、予算の未達成を恐れて低い予算を設定した場合にも、従業員のモチベーションを下げることになります。あわせて、それぞれの部署で毎月の予実管理を行えば、さらに精度を高められます。

4.月次決算を行う

毎月末に月次決算を実施して予算と実績を比較すれば、予算との差異をいち早く把握できます。そのため、次月以降の予算を見直したり業務の調整を行ったりするなど、軌道修正を迅速に行えるようになります。
もし実績の確認を怠れば、予算との差異を年度末まで気づけないまま、経営の悪化を招いてしまうかもしれません。

5.PDCAサイクルを回す

予算は立てて終わりではありません。上述したように、定期的に予算と実績の差異を確認し、現状の課題と向き合う必要があります。
月次で予算との差異を発見したら、すぐに今後の対策を立てるようにしましょう。そのうえで、PDCAの「計画・実行・評価・改善」によるサイクルでの管理が重要になります。