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公開日：2022/10/18

最終更新日：2024/06/12

マニュアル不要！自動ナビゲーション付きのワークフローシステム

※ManageOZO3は、2024年6月12日に「manage(マネージ)」に名称変更しました。

最近ではコロナ禍の影響もあり、テレワーク推進のためにワークフローシステムの導入を検討している会社も多いのではないでしょうか。

弊社が提供しているクラウドサービス「manage」には、一連の業務プロセスを自動でナビゲーションしてくれる「業務ナビ機能」が搭載されています。
例えば入社時に、「どの申請書を作成すればいいの？」と迷ったとき、業務ナビ機能を使えば、ナビゲーションに従いながら操作するだけで申請書の提出が行えます。

本記事では、 業務マニュアルの作成や手順の説明を効率化したい方向けに、manageの業務ナビ機能をご紹介します。

業務ナビとはどんな機能？
- 業務ナビで解決できる課題
実際に業務ナビを使用した場合の申請手順
業務ナビは社内マニュアルの共有でも活用できる
ナビゲーション機能を活用して業務マニュアルを効率化しよう

業務ナビとはどんな機能？

manageの業務ナビとは、さまざまな業務プロセスを設問形式でナビゲーションしてくれる機能です。
業務担当者があらかじめ設問を作成しておくことで、従業員は設問に沿って申請書や添付ファイルを起動することができます。

実際の活用例としては、通勤経路や給与振込口座など、入社手続きに必要な申請を業務ナビに登録します。
そうすることで、新入社員は業務ナビをクリックすると、ナビゲーションに従うだけで必要な申請書の作成と提出がまとめて行えるようになります。
また、ナビゲーションの途中で質問分岐も行うことができるため、雇用種別によって申請書類が異なる場合の対応もできます。

業務ナビで解決できる課題

●業務マニュアルを作る手間が省ける
入社手続きのために必要な申請書の提出や業務フローの説明などは、雇用種別によって変わる場合があります。
そのため、書面でマニュアルを準備しようと思うと複雑になりがちです。
しかし、業務ナビなら設問に答えるだけで必要な申請書を表示できるので、条件によって業務フローが変わるような複雑なマニュアルを作る手間が省けます。
また、申請する側はナビゲーション通りに操作するだけですので、業務担当者への問い合わせ削減も期待できます。

●必要な申請書の申請漏れを防ぐことができる
業務で提出が必要な申請書が一覧で表示され、提出が終わると実行状況のステータスが変わるため、どの申請書が未提出か一目で分かります。
そのため、申請漏れを防げるうえに、申請者へ未提出の連絡をする手間も省けます。

実際に業務ナビを使用した場合の申請手順

入社時に提出する申請書が分からない場合は、業務担当者へ問い合わせて対象の申請書を聞くという流れが一般的かと思います。
このような場合は、業務ナビを利用することで、従業員はナビゲーションを進めるだけで必要な申請書類を確認・申請することが可能になります。
ここからは、実際に業務ナビを使用した場合の申請手順をご紹介します。

手順1.該当する業務ナビの項目をクリック

あらかじめ用意されている業務ナビから、該当するものをクリックします。

手順2.業務ナビに従って回答を入力

従業員はナビゲーションに従って回答をするだけで次へ進みます。

手順3.回答結果に応じて表示された申請書をクリック

回答結果によって対象の申請書が表示されます。
手順3の画像は、設問で「中途入社」を選択肢した場合、入社申請・住宅手当支給申請書・通勤経路変更届の申請書が表示されるように設定しています。

手順4.申請書を作成して対応完了

申請内容を入力し、申請を行います。
承認ルートは、申請書ごとに設定することが可能です。

業務ナビは社内マニュアルの共有でも活用できる

業務ナビではワークフローシステムと連動していなくても利用することが可能です。
たとえば社内マニュアルや就業規則などの各種書類を業務ナビでナビゲーションすることができます。
業務担当者へ問い合わせが多い事項を予めナビゲーションとして作成しておき、対象ページのURLを表示させたり、添付ファイルを付けることも可能です。