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CLOSE公開日：2023/06/22
最終更新日：2024/06/12
ペーパーレス化で働き方改革を促進！実例から活用法までご紹介
働き方改革を促進させるために、まずはペーパーレス化をしてみようと検討している企業も多いのではないでしょうか。
ペーパーレス化が実現することで、多様化する働き方への対応や業務の効率化を進めることができます。
手作業による業務が減ることで業務効率化が実現するため、企業としては率先して対応していかなければなりません。
本記事では、ペーパーレス化による働き方改革のメリットや方法、注意点について詳しく解説していきます。
目次
ペーパーレス化による働き方改革とは？
現代では、電子帳簿保存法やe‐文書法など、ペーパーレス化を促進するために法の改正が進められています。
さらに、働き方改革では、多様化する働き方に対応できるように、職場環境を整備する目的で、テレワークも推奨されています。
そのため、テレワークで業務を行うのであれば、紙を利用した業務ではなく文書のペーパーレス化をしていかなければなりません。
具体的には、業務で利用する稟議書や見積書、契約書、もしくは社内処理を行う経費精算・残業申請書などをペーパーレス化していきましょう。
ペーパーレス化が進むことで、場所を問わずに業務ができるだけでなく、申請や承認作業がスムーズに進みます。
業務効率化の向上としてもペーパーレス化は非常に有効となり、業務改善の1つとして取り組んでみてはいかがでしょうか。
ペーパーレス化を進めるメリット
ペーパーレス化が進むことで、企業としてはコストを抑えつつ業務効率化が進められるのがメリットです。
たとえば、紙よりもコストがかからない・テレワークに対応できる・セキュリティ対策がしやすいなどがあります。
さらに、システム化されることで属人化が解消される・出社していなくても文書の申請状況が確認できるようになるため業務効率化が向上します。
このように、紙のままの運用だとできなかったことが、ペーパーレス化により実現するため、幅広く業務改善が見込めるでしょう。
紙の管理よりもコストがかからない
ペーパーレス化された文書は、サーバー内に保管できるため紙による管理よりも非常に手軽になります。
紙による運用の場合、コピーにかかる費用や保管場所の確保などにコストがかかりがちです。
さらに、文書が紛失しないように従業員による厳重な管理や定期的なチェックが必要となるため、人件費や手間がかかります。
しかし、ペーパーレス化されていることで、文書の検索も容易になり、必要に応じて権限設定をすればセキュリティ対策も行えます。
電子化されるのでテレワークに対応できる
ペーパーレス化が進むことで、メールやチャットで文書が送りやすくなるのでテレワークに対応できます。
紙による運用の場合、経費精算を行うために申請書を作成したとしても、承認をもらうために会社に出社しなければなりません。
この時、上長が多忙でなかなか出社しないとなると、承認業務が進まず、経理担当者が月末にまとめて確認しなければならないといった問題が起こります。
しかし、ペーパーレス化されていれば、場所を問わずに文書の確認ができるため、テレワークだとしてもスムーズに業務を行えます。
セキュリティ対策がしやすくなる
ペーパーレス化されていれば、サーバー内に保管できるためいつ誰がアクセスしたのかといった履歴を保存できます。
さらに、閲覧権限をつけることで、権限を持った人しか文書を見られないようにも設定できるので、セキュリティ対策がしやすいのがメリットです。
紙による保管だと、鍵をかけていても正しく管理できていなければ紛失したり、勝手にコピーにて複製されたりと問題が起きる可能性があります。
重要な文書の場合、インシデントが発生してしまうため、しっかりと保管しなければなりません。
しかし、ペーパーレス化しシステムにて管理できれば、いつ誰が閲覧したのかといった書籍も残せるため、セキュリティ対策がしやすくなります。
システム化されるので業務効率化が向上する
ペーパーレス化した文書をシステムにて管理できれば、従業員の手間を削減できるので業務効率化が向上します。
具体的には、文書の検索がすぐにできる・申請書作成はあらかじめ設定しておいた情報を呼び出せるようにすることで、簡単に作成できるようになります。
手作業により紙の文書を運用していた場合、探すのにも非常に時間がかかるので手間がかかりがちです。
さらに、申請書を全て手入力していると、入力ミスが起きがちで、差し戻しが発生することもあります。
しかし、システム化されていれば、より業務効率化が向上するようにルールを設定できるため、余計な手間をかけずにスムーズに業務が行えます。
ペーパーレス化を進めて働き方改革を進めるべき理由
ペーパーレス化を進めるということは、多様な働き方に対応できるということになります。
働き方改革としてもテレワークは推奨されており、職場環境を改善する目的としても非常に重要です。
また、ペーパーレス化をすることで手作業を減らすことにもつながるため、従業員の業務効率化が進められます。
ペーパーレス化を進めることは、業務改善から職場環境の改善まで対応できるため、よく扱う書類からペーパーレス化を進めることをおすすめします。
多様化する働き方に対応し職場環境を改善する
ペーパーレス化が進むことで、働く場所を問わず業務ができるため、多様化する働き方に対応できます。
たとえば、時短勤務やテレワークの場合、文書に押印をするためだけに出社するというのは非常に時間のロスが発生します。
しかし、ペーパーレス化が進み、押印作業も脱ハンコしていれば、出社せずに書類対応を完了させることが可能です。
また、総務省が2020年に調査した「デジタルデータ活用の現状と課題」によると、ICT化のためにペーパーレスを進めている会社が60％以上となっています。
ICT化とは、IT技術の活用でコミュニケーションも円滑にし、業務改善を行うことで、コロナ禍や働き方改革により多くの企業がペーパーレス化を進めています。
このように、時代背景を見ても、今後はテレワークや時短勤務というのは進んでいくと思われるため、ペーパーレス化による職場環境の改善は必要でしょう。
手作業を減らして従業員の業務効率化を進める
ペーパーレス化により、資料作成や提出、管理、検索など業務を効率化できるため、従業員の負担を軽減できます。
過去のデータを参考にして書類を作成する際には、どこに文書があるか探さなければならないため手作業だと非常に時間がかかります。
さらに、監査の際には提出するようにいわれた文書を、速やかに探さなければならないため、膨大な量を紙で管理していると非常に手間です。
文書を探している時間は、ノンコア業務となってしまうため、スムーズに対応できる環境を作らなければなりません。
ペーパーレス化により文書が管理しやすくなり、申請書などを作成する際にもデータから引用できるようにすれば従業員の効率化が進むでしょう。
ペーパーレス化で働き方改革を推進するための導入手順
ペーパーレス化で働き方改革を推進するのであれば、まずはどの文書からペーパーレス化するかを決めましょう。
いきなり全てをペーパーレス化するとなると、非常に時間がかかるため、よく使う文書から対応していくのがおすすめです。
ペーパーレス化する文書が決まったのであれば、社内規則を電子化に合わせて見直しを行う・システムを導入するといった手順で進めていきます。
紙の運用のままのルールだと、導入するシステムの操作方法と合わないことがあるため、導入前にしっかりと検討しておきましょう。
【SETP.1】ペーパーレス化する文書を決める
業務で扱う文書は、稟議書や請求書など、業務に直結するものだけでなく、従業員の経費精算や住所変更届などが該当します。
多くの文書がある中で、全てをペーパーレス化しようとすると、フォーマットの変更やルール設定などの対応に追われてしまう可能性があります。
そこで、よく利用する文書からペーパーレス化を行い、徐々に社内全体の文書を対応させていきましょう。
具体的には、稟議書や経費精算などの申請書は、頻繁に発生するものとなるので、率先してペーパーレス化するのがおすすめです。
社外にいても申請ができるようになれば、業務効率化にもつながる文書となるため、利用頻度の多い文書からペーパーレス化しましょう。
【SETP.2】社内規則を電子化に合わせて見直す
電子化された文書の管理は、紙による運用とは異なるため、ペーパーレス化に合わせて社内規則を見直さなければなりません。
まずは作成した文書をどこに保管するのか・ファイル形式の指定・バックアップ方法といったルールを決めます。
他には、決裁された文書の閲覧権限も設定する必要があり、文書の種類や重要度に合わせて、社内規則を作成します。
また、システムを導入してペーパーレス化を進めるのであれば、申請書の作成方法や承認が必要な文書の経路設定といった対応も必要です。
稟議書の場合、必ず上長から承認をもらう必要があるため、文書やルールに合わせた承認ルートを設定しなければなりません。
電子化する方法によって社内規則の内容は異なりますが、従業員がペーパーレスに馴染めるように見直しをしましょう。
【SETP.3】システムを導入してペーパーレス化する
ペーパーレス化を実現するのであれば、システムを導入して正しいルールやセキュリティのもと管理をするようにしましょう。
これは、エクセルやPDFを使ったペーパーレス化だと、承認が必要な文書の場合、正しく管理されない・セキュリティ的に問題があるためです。
実際には、紙やExcelだと後からデータを編集しても、いつ・誰が編集したのか履歴を追うことが難しくなります。
そのため、承認された後にデータを改ざんすることも可能となるので、不正がし易い環境となってしまいます。
しかし、システムであれば、承認後は編集できないようにしたり、編集した場合は履歴が残ったりしますので、社内のガバナンス強化としても効果的です。
ただし、ペーパーレス化できるシステムは複数あるため、しっかりと自社の課題にあった製品を選ぶようにしましょう。
ペーパーレス化するときに注意すべきポイント
ペーパーレス化を進める際には、文書によっては電子帳簿保存法やe‐文書法といった、法律に対応できるように保存しなければなりません。
さらに、文書ごとに保存方法が異なるケースも多く、どの文書をどれくらい保存しなければならないかなど、社内でしっかりと把握しておく必要があります。
また、文書によっては押印や捺印が必要なものもあるので、脱ハンコを進めていくことも重要です。
ハンコを手押しで対応しているのであれば、脱ハンコのために社内ルールから改善していくようにしましょう。
文書ごとに保管期間や方法が異なる
稟議書の場合、保管期間は法律では定められていませんが、付随するその他の文書には保管期間が設定されていることがあります。
たとえば、契約書や見積書、請求書などの契約に関する文書の場合、法人税法施行規則にて保管期間は7年と定められています。
採用に関わる履歴書や職務経歴書は、労働基準法にて5年、マイナンバーカードの保管義務は7年です。
このように、文書ごとに保管期間が異なるため、ペーパーレス化をするのであれば期間についてもしっかりと把握しておかなければなりません。
また、電子帳簿保存法では、タイムスタンプや電子署名の付与といった、保管に関するルールが決められています。
文書が更新された際にも、改定やバージョンアップといった世代管理も必要となるので、対応できる製品を選ぶことが大切です。
ハンコ文化を社内ルールから改善する必要がある
ハンコ文化がまだ残っているのであれば、脱ハンコのために従業員から理解を得て社内ルールを改善しなければなりません。
せっかくペーパーレス化を進めたとしても、ハンコを押す作業が手作業のままだと、紙へ印刷する必要があります。
さらに、テレワークへの対応をしたとしても、押印のために出社しなければならないといった手間が発生します。
そのため、まずは社内で脱ハンコを進められるように社内ルールの改善を行い、従業員からも理解を得られるように説明を行いましょう。
ペーパーレス化を進めるならワークフローシステムを導入しよう
ペーパーレス化を進めるのであれば、ワークフローシステムを導入することでスムーズに対応できます。
たとえば、稟議書や契約書見積書など、さまざまな文書に対応しており、雛形も事前に用意されていることがほとんどです。
また、柔軟な承認ルートに対応できるため、部署内だけでなく部署間を渡る承認が必要な文書にも対応しています。
さらに、文書管理システムと連携できるシステムであれば、電子帳簿保存法やe-文書法に準じて文書を管理できます。
弊社の提供するmanage ワークフローでは、電子印鑑機能付きとなっているため、ペーパーレス化とともに脱ハンコも同時に進められます。
文書に関しては、エクセルで作成しているフォーマットをシステムに読み込んで利用できるので、従来の見た目のまま電子化することが可能です。
実際に触ってみてから導入を検討したい方向けに、無料トライアルも用意しておりますのでお悩みの際はぜひご利用ください。
