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公開日：2020/06/01

最終更新日：2024/06/13

手書き記入、押印、切手貼付… 在宅は難しい？ #テレワーク “コーポレートの場合”

※株式会社ITCS は、2024年4月27日付で、株式会社COEL（コエル）へ社名変更いたしました。
※ManageOZO3は、2024年6月12日に「manage(マネージ)」に名称変更しました。

こんにちは、経営管理部の長谷川です。
今回はテレワークが難しいと言われている私たちコーポレート部門の対応状況について、出来ていないことも含めお伝えしていければと思います。

結果からお伝えしますと現状は「テレワーク対応はできている！…が、100％ではない」というのが正直なところです。

始まりは突然に…
コーポレート部門の業務システム
３つの課題をクリアせよ
リモートワークを実現できる環境
コーポレート部門の「紙」中心業務
それでも最後は・・・
コーポレート部門のテレワーク実施は可能

始まりは突然に…

全社でのテレワークが始まった直後、突然「全国の公立小中高校を休校に」というニュースが飛び込んできました。それまでコーポレート部門のテレワーク対応は他部門の対応が落ち着いてからと考えていましたが、お子さんのいる女性社員が多くを占める私たちの部門は半ばパニック状態に陥りました。

コーポレート部門の業務システム

まずは、日常的に行われている業務をご紹介します。

コーポレート部門＝経営管理部では、経理・会計、請求・支払、人事・労務、採用、総務・庶務、法務、部門別採算管理、各種情報管理等を主業務として全8名で対応しています。

データ共有は、SharePointを活用。
請求業務は、SalesforceとAlly（ディータイド社）で登録し、請求書はMakeLeaps（RICOH社）でメール送付または代行サービスで郵送。
経理業務は、manage 経費と勘定奉行の連携。
労務管理・給与計算は、manage 勤怠と給与奉行の連携＋manage 給与賞与明細でポータル通知を行っており、ペーパーレスでの運用もスムーズかつ、問題なく実施しています。
（勘定奉行、給与奉行、Allyは弊社のManageERPによるクラウド運用です。）
また各種情報管理は、kintoneやmanage ワークフロー、manage 工数など、業務に合わせて使い分けています。

３つの課題をクリアせよ

コーポレート部門のクラウド化、ペーパーレス化の推進はしているものの、テレワークを実施するには次の課題がありました。

①リモートワークを実現できる環境
②コーポレート部門の「紙」中心業務
③それでも最後は…

順を追ってご説明いたします。

リモートワークを実現できる環境

経営管理部は、ほぼ全ての社員がデスクトップPCを使用していました。さすがにデスクトップPCは自宅へ持ち帰ることができません。
ノートPC化を進めようにも、選定・購入・設定に時間が掛かってしまう…
そんな折、他部門の社員が現在は使われていないノートPCをかき集め、自宅で使えるように設定までしてくれました。本当に感謝しています。

コーポレート部門の「紙」中心業務

コーポレート部門がリモートワークに二の足を踏む要因の多くが、ここにあると思っています。

・郵便物の仕分け
・書類への手書き記入
・各種押印
・収入印紙や切手の貼付
・FAXの送受信

など、自宅では対応できない、そして自社だけではなく取引先にも関わる紙運用の業務が多く存在します。
他にも、過去書類などの必要な情報が紙でしか残っていないこともテレワークを妨げる要因となりました。

どうやって克服したか？

…結果的に克服とは言えませんが、運用でカバーしました。
業務に必要な情報をクラウド上のファイルサーバーに置いて、原則自宅での業務を遂行してもらいながら、どうしても出社しないとできない業務が発生した場合には、出社して集中対応してもらう。といった運用です。

前述のように、業務システムのクラウド化、manageやSharePointでの書類管理を実施しているものの、「紙」で対応しなければならない業務が残っており、足を引っ張っている状況です。

それでも最後は・・・

前述の2つの課題解決にメドが立ったとしても、最後はやはりご家族の理解と協力なしには
実現できません。また、家族や周囲の方々に協力を仰ぐなど、本人の努力も必要です。
それでも止むを得ない場合は「特別休暇」として有給休暇と同等の休暇を用意しました。
不満も口にせず黙々と働いてくれる姿勢には頭の下がる思いです。