テレワーク時代におすすめのワークフローシステム

ワークフローシステムがあれば、会社に出社せずに稟議書といった決裁文書の申請や承認が行えます。
もし、紙やエクセルでワークフローを行っていた場合、テレワークへの対応に受け渡しが不便・入力ミスが増えるなどの課題があります。
しかし、ワークフローシステムには、エクセル取り込み機能や入力ミスを防ぐための補助機能などがあり、従業員は気軽に利用可能です。
本記事では、ワークフローシステムの便利機能やテレワーク時に活用できる機能について詳しくご紹介していきます。

テレワークにおけるワークフローの課題

社内手続きで承認が必要な稟議書などを紙やエクセルで運用していると、テレワークのときには出社する必要が出てくるため、非常に不便です。
例えば、申請書を承認者へ渡す際には、双方の出社日を確認し、会社に出勤しなければなりません。
コミュニケーション不足により入力ミスが起きることも多く、申請書を作り直すといった手間がかかりがちです。
また、管理者側は従業員からの問い合わせが増えることも多いため、業務負担となりやすいのも課題でしょう。
ここからは、テレワークにおけるワークフローの課題についてご紹介していきます。

紙やエクセルでは申請書の受け渡しが不便になる

紙を承認者へ直接受け渡ししている場合、出社日を合わせたり、ワークフローの受け渡しをするために出社したりする必要が出てきます。
せっかくのテレワークでも、ワークフローのためだけに出社しなければならないのがデメリットです。
さらに、エクセルやPDFで運用している場合は、メールでファイルの受け渡しができますが、どれが最新かわからなくなることがあります。
そのため、過去の申請書を探すときに苦労することがあり、管理面で手間がかかります。

コミュニケーション不足によって入力ミスが起こりやすい

テレワークのときの主なコミュニケーション方法は、チャットツールやメールで行うことがほとんどかと思います。
メッセージでのやりとりだけだと、コミュニケーション不足になりやすいため、必要最低限の説明になることが多く、認識の齟齬が起こりやすくなります。
その結果、申請書の記入でミスが起きやすく、申請書の作り直しをしなければなりません。
申請の早い段階で気づけず、最終承認の際にミスに気づいたとなると、申請書の作成し直しといった労力だけでなく時間のロスも起こってしまいます。

複数人からの質問によって業務担当者の負担が増えやすい

稟議書や各種請求書など、たまにしか申請しないものだと、従業員は「どのフォーマットを使えばいいのか？」と悩んでしまうことがあります。
そのため、業務担当者に問い合わせて確認することが増えてしまい、担当者へは複数人からの問い合わせが殺到しがちです。
その結果、業務担当者はいくつもの質問に答える必要が出てしまい、業務負担が増えてしまうため、本業に集中できなくなります。
作業効率の低下が起きてしまうと、生産性にも影響してくるため、ワークフローシステムを導入するといった対策を行わなければなりません。

テレワークで便利なワークフローシステムの機能

ワークフローシステムを活用することで、テレワーク中の稟議書や決済の必要な申請書の作成から承認までをクラウド上で行えます。
また、スマホやタブレットにも対応しているため、テレワークだけでなく営業や出張にて外出の多い方にもメリットがあります。
さらに、入力ミスを防げる機能も搭載されているため、テレワークだとしてもミス無く申請書の作成が可能です。
ここでは、テレワークを効率化させるために便利なワークフローシステムの機能をご紹介します。

エクセル取り込み機能

エクセル取り込み機能では、エクセルで作成した稟議書や請求書をワークフローシステムに読み込ませ、そのまま電子化できます。
例えば、申請書の項目やレイアウトをそのままの状態で取り込みできるため、システム上で1から作成する必要はなく、エクセルで作成したまま反映されます。
エクセルで作業していた従業員でも、抵抗なくワークフローシステムに順応できるため、負担をかけずに導入可能です。
さらに、フォーマットや申請内容を変更したい場合にも、エクセルで修正するだけで完了できるため、誰でも比較的簡単に利用できます。

スマホ・タブレット対応機能

スマホ・タブレット対応機能では、パソコンだけでなくスマホやタブレットにて申請や承認作業、差し戻しなどの対応ができます。
実際には、営業や出張など忙しく外出する従業員が、スマホやタブレットを活用して申請書の作成や請求書の承認を手軽に行えます。
パソコンが無くても承認作業ができれば、出社する時間のない従業員でも、申請作業や承認作業を止めること無く、空き時間に対応可能です。
溜まりがちな申請書類をスムーズに消化できるため、業務効率化としても有効でしょう。

入力ミスを減らす入力補助機能

入力補助機能は、あらかじめ管理者がマスターデータを登録しておき、申請者は候補から選ぶだけといった入力を補助してくれる機能です。
具体的には、管理者が事前にデータを登録しておけば、申請者はプルダウンから登録したいものを選ぶだけで申請書を作成できます。
また、税額費用を自動で計算してくれるものもあり、わざわざ申請者が計算する必要もないため、申請書作成の時間短縮が可能です。
さらに、入力ミスを減らせるといったメリットもあるため、入力補助機能のついたワークフローシステムであれば、業務効率化につながります。

入力規則を設定する規約チェック機能

ワークフローシステムのなかには、入力内容を制限できる「規約チェック機能」が搭載されているものがあります。
例えば、購入稟議の申請書を出すときに金額の項目が空欄だった場合、「金額を入力してください」とエラー表示がでるため、解消するまで提出できないよう設定可能です。

その他にも、外部と取引をするときに必要な契約稟議では、見積書といったファイルが添付されていなかった場合にもエラー表示を出せます。
このとき、「ファイルが添付されていません。そのまま申請しますか？」とエラー表示を出して、申請自体は出すことも可能です。
そのため、規約チェック機能があれば、承認者や管理者のチェック作業やミスがあった際の修正の手間を防ぐことができます。

従業員からの質問を大幅に減らせる自動ナビゲーション機能

弊社の提供するmanage ワークフローには、テレワークのときでもワークフローを迷わず申請できる自動ナビゲーション機能が搭載されています。
自動ナビゲーションとは、あらかじめ管理者が登録しておいた設問に答えていくだけで、申請者は欲しい申請書類の検索から入力、申請までを完了できます。
頻繁に申請書を出さない従業員の場合、どの申請書を出せば良いのか？申請書作成はどうすれば良いのか？と忘れがちです。
このとき、自動ナビゲーション機能を搭載したワークフローシステムであれば、従業員は設問に従うだけで簡単に申請できるのがメリットでしょう。
ここからは、自動ナビゲーション機能でどのようなことができるかご紹介します。

条件によって提出する申請書が変わるものを設定

管理者は、まずは条件によって提出する申請書が変わるものを洗い出しておき、それぞれで設問と紐づける稟議書を設定します。
例えば、同じ稟議書であっても、内容によって提出する稟議書が異なる場合があるかと思います。
このとき、実際に自動ナビゲーション機能を使った例としては、決められた金額以上かどうかを質問し、答えによって立ち上げる申請書を変更可能です。
このように、金額や申請内容によって提出する申請書が異なり、従業員から質問の多いものは、自動ナビゲーションの機能に組み込みます。
そのため、自動ナビゲーションを活用することで、業務担当者への問い合わせを大幅に減らすことが可能です。

購買稟議の場合、「5万円以上ですか？」という設問を用意して「はい」と答えた場合だけ購買稟議の提出を案内し、「いいえ」と答えた場合は「購入申請」の申請書を立ち上げることが可能です。

従業員は設問に答えるだけで必要な申請書を判別

従業員は、出すべき申請書に迷ったとき、「稟議書の申請」といった、あらかじめ用意された項目をクリックするだけで業務フローの確認が行えます。
このように、社内ルールを忘れてしまった場合や、初めて申請書を出すときでも、自動ナビゲーション機能を使えば、簡単に対応できます。
そのため、従業員は申請書作成の際に悩むことなく、管理者も従業員から質問が届く頻度も減らせるのがメリットです。

必要な手続きと業務マニュアルをまとめて共有可能

新入社員に対して新卒と中途で必要な提出物が異なる場合、それぞれで条件分岐させることで業務フローを案内することも可能です。
自動ナビゲーション機能は、稟議書に限らず、さまざまな書類作成にも対応しているため、うまく活用することで提出書類の多くを自動化できます。
また、管理者向けに「入社前に必要な手続き」として、雇用契約書の作成や各種アカウントの発行などを一覧表にまとめることも可能です。
そのため、何かと忙しい新卒や中途社員の入社時でも、提出書類の漏れがないように社内手続きを進められるようになります。

ワークフローシステムを選定するときは無料トライアルを利用しよう

ワークフローシステムは、申請書の作成から承認、差し戻しなど、申請に関わる全ての作業をクラウド上で完了できます。
そのため、従業員だけでなく管理者の手間も防げるようになり、組織全体での業務効率化を進めることが可能です。

弊社COELの提供するmanage ワークフローでは、あらかじめ用意しておいた設問に答えていくだけで、従業員は作成すべき申請書を探せます。
さらに、どのような内容を記入するのかといったナビゲーションもできるため、申請までスムーズに行えます。
ワークフローシステムには、製品によって搭載されている機能はさまざまなため、まずは無料トライアルをご利用ください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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