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CLOSE勤怠管理システムが使いにくいと、従業員から管理者に使い方やトラブルなどの問い合わせが来る可能性があります。
管理者や従業員の手間を削減するためにも、使い勝手が良いか要チェックです。
公開日：2022/08/27
最終更新日：2024/06/12
テレワークに完全対応するための勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶ際には、働き方がテレワークのみなのか、出社とのハイブリッド型なのかで選ぶポイントが変わります。
例えば、テレワークの場合は、オンラインに対応している勤怠管理システムであることが前提です。
テレワークと出社を交互にするのであれば、専用のICカードリーダーを使った打刻の利用で、どこで勤怠をつけたのか明確になります。
本記事では、テレワークにおすすめの勤怠管理システムの選び方やトラブルの対策方法までご紹介します。
目次
テレワークにおすすめの勤怠管理システムとは？
テレワークの場合、勤怠の打刻や業務内容が自己申告制になりがちなので、労働状況の実態が見えづらいといった課題があります。
そのため、クラウドで利用できる勤怠管理システムで、 不正打刻や入力漏れが起きない工夫のあるものだと安心 です。
在宅勤務に対応するためには、クラウドで利用できることが条件のように、勤怠管理システムに求める要件や機能が変わります。
ここでは、テレワークに対応している勤怠管理システムの種類から、おすすめをご紹介していきます。
オンプレミスよりクラウドがおすすめ
テレワークに対応するなら、オンプレミスよりクラウドで利用できることが前提です。
クラウドで利用ができるものであれば、自宅や出張先など場所を選ばずに、どこにいても勤怠の打刻ができます。
また、例えば社内で構築しているオンプレミスの場合、テレワークに対応するためにはVPN接続を利用しなくてはいけません。
ただし、VPN接続は端末によっては対応していなかったり、導入に費用がかかりすぎたりすることがあります。
そのため、さまざまなシーンに対応でき、便利に勤怠管理システムを導入したいのであれば、クラウドで利用できるものがおすすめです。
テレワークに必要な勤怠管理システムの機能
| 打刻機能 | ・PC打刻 ・スマホ打刻（GPS打刻） ・ICカード打刻 |
|---|---|
| 申請・承認機能 | ・残業申請 ・有給申請 ・休日出勤申請 ・振替休日申請 |
| シフト管理機能 | ・シフト作成機能 ・シフト共有機能 |
| 集計機能 | ・雇用形態に合わせた勤務時間の集計 ・休憩の自動設定 ・まるめ設定 ・締め機能 |
| アラート機能 | ・出退勤打刻漏れ ・時間超過 ・回数超過 ・有給取得数 |
| 連携機能 | ・帳票出力（CSV・PDF） ・給与計算システム連携 |
打刻機能や申請・承認、シフト管理機能といった、基本機能は特にテレワークの勤怠管理において重要です。
さらに、勤怠時間の集計や打刻漏れのアラート、各種帳票機能との連携機能があるものだと、テレワークにおける悩みが解決できます。
例えば、残業申請や有給申請が勤怠管理システム上で行えると、 残業時間や有給の取得状況が適正かどうかをリアルタイムで確認可能 です。
テレワークでは、打刻や申請漏れが起きやすいため、アラート通知といった未然に防げる機能を搭載している勤怠管理システムを選ぶようにしましょう。
勤怠管理システムの機能は実際の使いやすさが重要
打刻機能は使いやすくても、その他の機能は使いにくい可能性があるので、残業の申請方法や入力項目は事前に確認しておくことが重要です。
例えば、勤怠管理システムのなかには、事前に残業申請を出したあと、実績の残業時間も手入力しなければいけない場合があります。
従業員は「実績は退勤を押した時間とイコールなのに、なぜ残業申請にも残業時間をあとから手入力するのか」と不満が出てしまいます。
企業としてしっかり管理したい部分と、従業員の手間を省きたい部分を見極めて、最適な勤怠管理システムを選ぶことが大切です。
CHECK
ハイブリッドワークの場合は打刻方法を変えることもある
ハイブリッドワークとは、出社とテレワークを組み合わせた出勤スタイルのことを指します。
ハイブリッドワークの場合、交通費は定期での支給ではなく、出勤日数に合わせて交通費精算を行うことがほとんどです。
PC打刻で統一すると、出社なのかテレワークなのか判断しにくい可能性があるため、不正打刻を防止するためにも区別できると安心できます。
「PC打刻」と「打刻した位置がわかるGPS機能つきのスマホ打刻」があれば、ハイブリッドワークでも問題なく勤怠管理ができます。
もしくは、出社の場合はICカードをかざして打刻する、 「IC打刻」を取り入れることも効果的 です。
ただし、交通系ICカードを認証するためには、専用のICカードリーダー「ピットタッチ」が必要になります。
導入コストが少し高くなってしまうのと、そもそも交通系ICカードを持っていない従業員がいることも考慮しなくてはいけません。
その場合、指紋など生体認証などの打刻方法がある勤怠管理システムも多いので、他の打刻方法と検討しながら検討してみましょう。
テレワークでよくある勤怠管理のトラブルと解決策
テレワークに対応している勤怠管理システムを導入していても、安定稼働するまでは予想外のトラブルは発生しやすいです。
代表的なものには、不正打刻による残業時間の虚偽がありますが、勤務状況が可視化されていない・打刻漏れがあるなどのトラブルも多々あります。
そのため、クラウドで利用できる勤怠管理システムだったとしても、 ただ入力できるだけでなく、トラブルを解決できるような仕組みが必要 です。
ここからは、実際に起こりがちなトラブルと、勤怠管理システムの機能を活用した対策方法をご紹介していきます。
【打刻編】不正打刻を防止する取り組み
テレワークの勤怠管理で起こりがちな代表的なトラブルとして、不正打刻が挙げられます。
不正打刻を防ぐためには、1ユーザーごとにアカウントを発行される勤怠管理システムがおすすめです。
勤怠管理システムの料金体系には、1ユーザーごとに料金が発生するものと、ユーザー数を問わず料金が固定されているものがあります。
このうち、ユーザー数を問わないものは、アカウントごとで管理しない場合が多いので、例えば「AさんがBさんの出勤を押す」ことができます。
一方、ユーザーごとに料金が変わるものは、アカウントごとで管理されており、なりすまし打刻の防止が可能です。
【残業編】働きすぎないよう勤務状況をリアルタイムで把握
テレワークの場合、仕事の区切りをつけられないことがあり、働きすぎてしまうといったトラブルが発生しがちです。
その結果、勤務時間を見てみたら「残業時間が労働基準法や36協定に定められているラインを超えていた」なんてことが起こり得ます。
36協定を結んでいても、年間45時間以上の残業を6回以上していた場合、 6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰則 が科せられます。
トラブルを事前に解決するためには、勤怠管理システムに搭載されている「残業の上限アラート通知」を設定することで回避が可能です。
POINT
事前に1ヶ月の残業時間が45時間を超えた場合、従業員にアラート通知をするという設定をしておけば、働きすぎ対策が行えます。
残業時間が多くなりすぎると、労働基準法違反になるだけでなく、従業員の健康面も損なってしまうため注意しましょう。
【集計編】打刻漏れ・誤入力が起きないようシステム側で対策
テレワークを採用している場合の勤怠管理の集計は、打刻漏れや誤入力が多いと管理側は非常に手間がかかります。
出勤時なら直接声をかけられますが、テレワークの場合は対象者1人ひとりにチャットやメールで連絡する必要があります。
そのため、勤怠管理システム側で打刻漏れを知らせてくれたり、勤務時間が合わない場合にエラーを出して制御してくれたりするものがおすすめです。
それぞれの従業員がミスのない状態で勤務表を提出できれば、集計が楽になるので、勤怠管理システムで対策できるものを探しましょう。
勤怠管理システムを選ぶときに必ず押さえておきたいポイント
勤怠管理システムを導入したあとに、「もっと慎重に選べばよかった」と後悔するケースは珍しくありません。
そのため、勤怠管理システムを選ぶ際には、必要な機能と導入費用のバランスが適切か確認しましょう。
また、導入時のサポート範囲と、 既存の給与計算システムとの連携性を確認するのも大切 です。
ここからは、勤怠管理システムの機能以外に、押さえておきたい重要なポイントをご紹介します。
必要な機能と導入費用のバランスを再確認する
勤怠管理システムを選定するとき、費用は重要なポイントとして見られますが、「機能と費用のバランス」を確認することが大切です。
クラウド型の勤怠管理システムの費用相場は、1ユーザーごとの料金であれば月額300～500円くらいとなっています。
ただ、費用が安ければ良いものではなく、料金が高いシステムはそれだけ機能性が充実しています。
そのため、自社にとって必要な機能をピックアップしたうえで、料金を比較するようにしましょう。
導入時にどこまでサポートしてくれるか確認する
勤怠管理システムの導入サポートには、主にメール・電話・Web会議・訪問などが提供されています。
ただ、多くの導入サポートでは、「導入マニュアルを渡されて、わからないところはメールで質問する」といった流れの場合があります。
さらに、 実際には電話やWeb会議、訪問までは対応してくれないことがある ので、事前確認が大切です。
勤怠管理システムの導入に不安な際は、電話やWeb会議などのサポートもしてくれるのか、確認しておきましょう。
給与計算システムとの連携性を確認する
勤怠管理システムと給与計算システムが連携できれば、勤務時間を自動的に集計して給与に反映させられます。
そのため、手入力に比べて、入力ミスを起こす心配がなくなり、業務効率を上げられます。
ただし、既存の給与計算システムと勤怠管理システムが連携できない場合もあるので注意が必要です。
また、給与計算システムと連携は可能でも、作業までは請け負ってもらえないことがあるので、どこまで対応してもらえるか確認しておきましょう。
テレワークの勤怠管理システムで迷ったら相談してみよう
テレワークに完全に対応したものを選ぶのであれば、不正打刻防止や残業時間の上限通知、打刻や誤入力が起きない機能を搭載しているものがおすすめです。
さらに、クラウドで利用できるものはもちろんですが、スマートフォンやタブレットで利用できれば、パソコンが無くても打刻できます。
弊社が提供する「manage 勤怠」では、月額1名あたり400円で提供しており、開始3ヶ月は半額にて提供しております。
残業時間の上限通知だけでなく、有給休暇の取得状況についても従業員と管理者がリアルタイムで確認できる機能を搭載しています。
また、未打刻や不足情報があった場合にもアラートがでるため、打刻のミスが起こりにくいのも強みです。
テレワークに完全に対応するための勤怠管理システムを探しているのであれば、ぜひ弊社の「manage 勤怠」をご検討ください。
