交通費精算のルールや計算方法は？不正受給を防ぐ方法も解説

交通費とは、従業員が業務に必要な移動をした際に支払われるものであり、通勤手当とは異なります。
そのため、交通費精算を行う際には、定期区間を除いた区間の交通費で申請されているか、経理担当者はチェックをしなければなりません。
従業員の中には、通勤手当と交通費が混同している場合があるため、知らぬうちに不正申請をしている可能性があるので、経理担当者は入念にチェックが必要です。
本記事では、交通費と通勤手当の違いから、実際に交通費精算を行う方法、ルールの解説をしつつ、交通費の不正受給について詳しく解説していきます。

そもそも交通費とは

交通費とは、仕事で発生する移動にかかる費用のことで、公共交通機関の利用や自家用車の燃料代、駐車料金、高速道路料金などが含まれます。
通勤時や出張時に必要な交通手段にかかる支出を総称しており、企業は、従業員が仕事に関連して発生した交通費を一部または全額負担する場合があります。
交通費の支給は、労働条件の一部となるため、労働者のモチベーションや経済的負担を軽減する目的があります。
ただし、交通費の支給条件や範囲は企業によって異なるため、従業員は所属する企業の規定を確認する必要があります。

交通費と通勤手当の違い

交通費と通勤手当は、両者とも従業員の交通に関する費用を補償するために支給されますが、意味合いが異なります。
交通費は実際の移動に伴う費用をカバーするもので、電車やバスの運賃、自家用車の燃料代、駐車料金などが含まれます。
一方、通勤手当は、従業員が会社に通勤するために必要な経費を一定額で支給するものです。
通勤手当は通常、月額固定額として支給され、実際の移動費用とは無関係で、従業員の通勤に関連する一般的な経費として支払われます。

交通費精算の対象

従業員は交通費が発生した際に、領収書や交通費申請などを提出し、会社は提出された領収書や申請書を元に、交通費を精算します。
会社によって異なりますが、多くの会社では従業員が支払った金額を会社が一部または全額支給することが一般的です。
ただし、従業員の私用によって規定とは異なるルートや移動手段を使用した場合は交通費の対象外となります。
実際には、私用で付近の駅に寄り道したり、不必要なタイミングでタクシーを利用した場合などは、会社のルールにもよりますが交通費精算の対象外になることが多いです。

交通費に含まれるもの

「交通費に含まれるもの」

電車・バスなどの交通機関
自家用車の燃料費や高速代、駐車場代
タクシーやカーシェアリングの利用料金

交通費に含まれるものは、電車やバスなどの交通機関の利用料金や、車通勤の場合だと燃料代や高速道路料金、駐車場代などです。
出張時に利用したタクシーやシェアリングサービスの利用に伴う料金も交通費に含まれますが、泊まり込みの出張の場合、移動にかかった費用は交通費ではなく出張費として精算になります。
また、交通費は出張や会社都合での移動で使用した費用が対象となっており、自宅から会社までの通勤費である定期代は対象外です。

定期区間以外に発生した交通費を支払う

電車・バスの精算方法	領収書やICカードの履歴を読み取り交通費申請する
新幹線・飛行機の精算方法	領収書の提出とともに交通費申請する
自動車・バイクの精算方法	片道距離×2×ガソリン代÷燃費×出勤日数で交通費申請する

定期区間以外に発生した交通費は、通勤手当ではなく交通費として支払いを行います。
宿泊を伴わない出張の場合、会社のルールによって異なりますが、多くの場合には移動に必要な費用を実費で支払い、後日、交通費精算の申請をします。
具体的には、電車・バスなどの交通機関の利用時には領収書やICカードの履歴から交通費精算を行い、会社はその費用の支払いを行います。

このとき、新幹線や飛行機など、通常の交通費よりも高額になる場合には、交通費申請時に領収書を必ず提出してもらい、本当に利用しているかどうか確認します。
注意点としては、定期区間と交通費が重なっていると二重申請になってしまうため、経理担当は定期区間分は除外されているか確認が必要です。
また、経費精算上は、公共交通機関の利用額が3万円未満は領収書が不要なため、会社によっては提出義務がないケースがあります。
ただし、3万円未満でも新幹線などを使用する場合は、不正受給防止のために、会社のルールとして領収書の提出を義務付けている場合が多いです。

従業員が自腹で払っている分はカウントしない

従業員が定期区間にプラスして、自腹で支払っている交通費は、精算の対象外とされます。
たとえば、仕事の取引先へ向かう途中に、個人都合でタクシーを利用した場合、会社によっては認められない場合があります。
理由としては、会社ルールによって、出張時の移動は最安値のルートで行くよう決められている場合が多いためです。
タクシーの利用が認められるケースでは、業務として認められる範囲での利用もしくは、接待時のみとなります。

公共交通機関の無い場所への出張や接待でのタクシー利用は、事前にわかっているケースが多いため、事前申告制を取り入れるのも良いでしょう。
また、従業員のプライベートな理由で、自腹で定期区間にプラスして支払った交通費は、もちろん精算の対象外となるため、交通費の範囲には含まれません。
あくまでも、業務として認められるケースのみ交通費精算がされます。従業員への正確なルールの周知を行いましょう。

交通費精算のルールの決め方

交通費精算のルールは、企業によって異なりますが、多くの企業では最安値のルートでの支払いを行っていることが多いです。
通勤手当の場合、従業員の住所から最安値のルートを検索し、公共交通機関を利用するのに必要な定期代を割り出します。
また、通勤手当は基本的に非課税となっているものの、1ヶ月あたりの限度額が15万円となっており、それ以上の支払いとなると課税対象になります。
会社の就業規則に合わせて交通費精算のルールを決め、従業員と会社の双方に不利益が起きないような環境の構築が必要です。

最安値のルートを指定する

交通費精算では、多くの企業が経済的かつ合理的なルートを支払い対象としており、会社と従業員にとって最良となるルート選択が大切です。
たとえば、「乗り換えはあるけど交通費が安いルート」と、目的地までの到着時間が「乗り換えをしないけど交通費が高いルート」とを比べてあまり差がないとします。このケースでは、「乗り換えはあるけど交通費が安いルート」を選択するのが望ましいです。
しかし、極端に乗り換えが多く移動時間も増えてしまうような場合は、従業員に負荷がかかるルートになってしまいます。とはいえ「目的地までの到着時間が早いけど高い」ルートでは会社の費用負担が余計に生じることになります。
会社と従業員のどちらにも一方的な不利益が生じないように、最安値のルートを指定しましょう。

定期区間の交通費は除外する

定期区間内の移動にかかる費用はすでに通勤手当の費用に含まれているため、交通費精算の際には除外する必要があります。
たとえば、A駅からB駅までの定期券を持っている場合、A駅からB駅への移動にかかる費用は定期券の価格に含まれており、交通費精算の対象外となります。
ただし、定期区間外の移動や出張など、定期券の範囲外で発生した費用は精算の対象となります。
そのため、従業員が定期券を利用している場合、その範囲内での移動にかかる費用を精算の対象外にしないと、交通費の二重支給となってしまいます。
しかし、経理担当が毎回チェックするのは現実的ではないため、一般的には怪しいと思った場合に確認するか、経費精算システムで自動的に除外するケースが多いです。

交通費精算で起こる3つの課題

交通費精算時の悩みには、交通費に定期区間が含まれているか確認するのに時間がかかったり、従業員が交通費精算のルールを理解しきれていなかったりなどの問題があります。
さらに、交通費精算による不正行為が起きることもあり、実際には発生していない交通費を精算するケースが報告されています。
ただし、定期区間も交通費に含めて申請したことに気づいていないケースもあるため、悪意のある不正だけではありません。
ここからは、交通費精算で起きる3つの悩みについて、詳しく解説していきます。

経理担当は定期区間の除外に時間がかかる

従業員が定期券を利用している場合、その定期券の範囲内の移動費用は、交通費精算の対象外となります。
そのため、経理担当者は従業員の定期券の種類や範囲を把握し、精算の際に定期区間を除外する必要があります。
しかし、従業員数が多い場合や、定期券の範囲が複雑な場合、除外作業に時間がかかります。

交通費精算のたびに、定期区間がどうかを経理担当が1件ずつチェックするのは時間がかかるため現実的ではありません。
そのため、定期区間は交通費精算から除外するよう従業員に案内したうえで、取引先へ直行・直帰する場合に重複していないか確認すると良いでしょう。
理由としては、直行・直帰の場合は自宅から取引先へ向かうため、自宅と会社のルートを経由して移動している可能性が高いです。

ただし、従業員が多い会社で経理担当が目視でチェックするのが難しいのであれば、経費精算システムで自動的に定期区間を除外するのをおすすめします。
経費精算システムなら、あらかじめ従業員のアカウントと定期区間の情報を紐づけることが可能です。
そして、交通費申請時に定期区間が含まれていれば、自動的に除外した金額を算出でき、経理担当者に負担をかけずにチェック作業が完了します。

従業員が交通費精算のルールを覚えきれていない

交通費精算における悩みには、従業員がルールを理解しきれず、正しい交通費申請をしてもらえないものがあります。
なかには、定期区間内の移動費用は除外されるというルールを知らない（覚えていない）・申請ルールが煩雑でめんどくさいなど、感じる従業員もいます。
対策としては、継続的にルールを厳守するように通達するのが一般的ですが、それでも解決が難しい場合は、経費精算システムの導入や見直しがおすすめです。

経費精算システムでは、必要項目が入力されていない・申請条件を満たしていない場合、交通費申請を行う際にエラーを表示できます。
また、公共交通機関を利用した場合、経路を選択するだけで交通費が自動で計算されるので、ミスや交通費の二重支給をしてしまう心配もなくなります。
従業員がルールを覚えていない場合でも、二重申請が起きないような環境を作ることで、経理担当者だけでなく従業員の手間も削減できます。

交通費精算で不正が起きていた

交通費精算の不正は決して珍しいケースではなく、申請者も承認者も知らぬ間に発生していることが多々あります。
たとえば、交通手段やルートを偽って、高額な移動費用を請求する場合があります。
領収書の提出を義務化しておらず、自己申告の交通費申請のみの場合だと、このようなケースが発生しやすくなります。
その他にも、悪意があるわけではなく、ルールを正しく理解していない従業員が、うっかり二重申請してしまったケースも多く発生しています。

不正行為が発生する原因としては、「運賃を調べるのが大変」「交通費申請に手間がかかる」などの理由が挙げられます。
このような事態を発生させないためには、不正申請できない体制作りが大切です。

交通費の不正受給によくあるパターン

出張時に通勤区間も含めた交通費の申請をする
新幹線の切符代を申請して別の交通機関を使用する
通勤手当を貰いながら自転車で通勤する
会社近くに引っ越して交通費が変わったのに報告していない

気付かずに二重に申請していた場合であれば、注意することで二度目が起きることはありませんが、不正受給とわかりつつ申請してる場合もあります。
たとえば、出張などの場合に、定期区間を除外しないことをそもそも知らない場合があるので、定期的に周知を行うなど、対策を行いましょう。
ただ、不正受給と認識しているケースもあり、新幹線代の交通費申請をしながら、実際には公共交通機関を利用して差額を受け取っている場合があります。

ルールとして、領収書の提出を義務化していない・従業員のクレジットカードなどを使用して立て替え精算を行っている場合は、履歴が残りにくいです。
そのため、不正受給されないように、領収書の提出を義務付けたり会社用のクレジットカードを支給するなど、対策を行いましょう。

交通費の不正申請が起こりやすい実際のケース

交通費の不正申請は、定期区間を除外して申請されているか確認できていなかったり、領収書の提出を義務付けていなかったりする場合に起こりやすいです。
従業員の多い会社では、従業員1人ひとりの交通費申請をチェックするのに手間がかかるため、細かくチェックできていないことで不正申請が発生しやすくなります。
また、交通費を最安値ではなく乗換の少ないルートで申請し、実際には定期券は購入せずに最安値ルートで出勤しているというケースも起こりがちです。
不正受給が起きると経営状況に影響を与えてしまうので、どういった場合に不正申請されてしまうのかは知っておくようにしましょう。

通勤手当を出している区間内で出張時に二重申請をしていた

すでに通勤手当を出しており、従業員が定期を持っているのであれば、出張時の交通費は通勤区間外の申請をしなければなりません。
しかし、実際には通勤手当の圏内である、自宅から会社までのルートも含めて、従業員が交通費申請することがあります。
経費精算システムを導入している場合、通勤区画は自動で除外できますが、紙やExcelでの申請だと対応が難しいでしょう。

企業ができる対策としては、出張が多い営業社員やイベントなどで交通費が発生する際には、通勤手当区間は除外するよう事前に周知しておくことです。
また、経理担当が通勤手当区間の確認に業務負担を感じるのであれば、システムで自動的に除外することも検討してみてはいかがでしょうか。

法人カードで新幹線の切符を購入して交通費申請をしていた

法人カードで新幹線の切符を購入したにも関わらず、交通費精算を行ってしまうと、企業は新幹線代を二重に支払うことになります。
理由は、法人カードの支払いは当然会社が行うため、クレジットカードの新幹線代を支払いつつ、申請者への新幹線代の振込も発生するからです。

また、クレジットカードの支払いは、購入日から2ヶ月後とずれ込むため、交通費申請をしたタイミングと支払いの時期が異なります。
さらに、クレジットカードでは購入内容や金額はわかっても乗車区間は履歴に残らないので、後から交通費申請を紐づけて判断するのは難しいのが現状です。
対策としては、新幹線や高速バスなどの交通手段を利用する場合は、必ず領収書を提出するよう義務付けるようにしましょう。

定期券の未購入や別ルートで出勤していることが発覚した

交通系ICカードを利用して通勤している場合、チャージするより定期券購入の方が安く済むケースが多いです。
しかし、実際にはチャージにかかる金額を申請して定期券を購入して、余った金額を自分のものにしている人もいます。
また、通勤手当は「最も経済的なルートの交通費を支給する」と定めている会社が多いですが、実際には乗換の少ない別ルートで申請している従業員もいます。
対策としては、通勤時の乗車区間は入社時と引っ越しのときしか確認するタイミングがないため、経理担当は事前に最安値のルートか確認しておきましょう。

交通費の不正申請が発覚したとき会社がすべき対応

交通費の不正申請は、悪意がある場合には「刑法246条の詐欺罪」「刑法253条の業務上横領罪」にあたる可能性があります。
どちらも10年以下の懲役が科せられるため、交通費の不正受給は罪だという認識をしっかりと持たなければなりません。
ただし、不正申請している自覚が無いケースもあるため、企業としては事実確認を行ったうえで対応することが重要です。
ここからは、交通費の不正申請が発覚した際に会社がすべき対応について解説していきます。

不正申請が起こった原因の確認

交通費の不正申請は、刑法で罰することができますが、起こってしまった原因が故意でなく過失であれば、厳重注意で済ませることがほとんどです。
たとえば、引っ越ししたのに住所変更や交通ルートの変更の申請を忘れていたといったケースでは、故意ではなく過失として処理されます。
もし、事実確認をせずに不正受給が故意だと決めつけてしまうと、かえって問題となってしまうので、慎重に対応することが大切です。
ただし、もし長期的に行われていたのであれば、故意の可能性があるので、会社としては状況に応じて対応しなければなりません。

不正に受給した金額の返還請求

不正受給していた金額の返還請求は、「民法703条の不当利益の返還義務」に則り故意・過失に関わらず行えます。
もし、不正受給を悪意のある故意として行っていたのであれば、「民法704条の悪意の受益者の返還義務等」にて利息付きの返還請求も可能です。
また、長期的に不正受給を繰り返しており、高額となっている場合には重い罰則も科すことができ、減給や停職、懲戒解雇などを行います。

ただし、法的な手段や懲戒解雇を起こすには、企業としてもリスクもあるため、不正受給の証拠を集めたうえで、行うようにしましょう。
もし、事実確認を怠ってしまうと、不当な対応だと提訴されることもあるので、従業員と協議を行い、双方の理解が得られたうえで対応することが大切です。

交通費の不正申請を防止するために取り組むべき3つの対策

交通費の不正申請は、就業規則やルールの変更により防げることも多いため、従業員への意識付けのためにも見直しと周知をしましょう。
たとえば、領収書や定期券のコピーを提出してもらうことで、実際に購入していないといった不正は未然に防げます。
また、乗換案内と連携できる経費精算システムを導入すれば、経理担当の負担も軽減しつつ、不正申請の対策が行えます。
交通費の支給は義務では無いということを知らない従業員も多いので、まずは意識付けから改革していくのも良いでしょう。

①就業規則の見直しとルールの周知を行う

従業員が不正申請を行っているケースでは、知らぬ間にしていたということも多いため、就業規則の見直しとルールの周知は大切です。
具体的には、出張時に定期区間を使うのであれば、除外して申請する・不正申請の発覚時には減給や停職などの罰則を与えるなどを記載します。
あらかじめ交通費申請について、事前に周知ができていれば、知らなかったということはなくなるので、未然に防ぐ対策として使えます。
交通費は会社が任意で支給しているものとなり、本来であれば支払わなくても問題ではないという点は従業員にしっかりと認知してもらいましょう。

②領収書や定期券のコピーを提出してもらう

3万円未満の交通費は、領収書がなくても経費精算できるようになっていますが、不正申請を防ぐためには提出してもらった方が安心です。
交通費や定期券のコピーを確認できれば、実際に購入せずに交通費を受給しているといったケースは未然に防げます。
そもそも、3万円以下では不要とされているのは経理上の話となり、会社ルールとして提出を義務付けるのは問題ありません。

そのため、不正申請をさせない環境を作るために、交通費申請の際には領収書のコピーも提出するようにルール化するようにしましょう。
ただし、バスや電車といった数百円の交通費の場合、毎回領収書や履歴を出すのは現実的ではありません。
新幹線や飛行機などの金額が高いものは領収書を提出する、バスや電車代は、月に一度まとめて履歴を取得するなど、手間のかからないルール化をしましょう。

③乗車案内と連携できる経費精算システムを導入する

乗換案内と連携できる経費精算システムだと、出発地点と到着地点の入力で経路と金額が自動で表示され、交通費申請の不正が防止できます。
乗車経路は、最安値や最短経路など、複数の経路を出せるので、自分で調べなくても該当するものを選択するだけで交通費の申請が可能です。
さらに、通勤手当を支給している乗車区間のみ、運賃計算を除外することもできるので、交通費の二重支払いが発生しません。
乗換案内と連携できる経費精算システムであれば、経理担当者の負担軽減だけでなく、正確な交通費もシステムで管理できるので、導入も検討してみましょう。

経理担当だけで交通費申請をチェックするのは難しい

紙やエクセルでの交通費申請だと、経理担当者だけでは正確にチェックできないことが多く、従業員数が多ければ多いほど管理は難しくなります。
さらに、経理担当者は度々変更がある消費税率にも対応する必要があり、業務負担は増える一方でしょう。
しかし、経費精算システムの導入や、乗換案内と連携できるシステムを使うことで、通勤ルートを手作業でチェックする必要はなくなります。
最安値・乗換回数などで通勤ルートを検索できる機能もあり、社内ルールに合わせて交通費申請の確認を行えます。

弊社の提供する経費精算システムでは、交通系ICカード連携に対応しているので、従業員が実際に使用した交通ルートを可視化して経費精算を行えます。
さらに、交通費申請の際には、定期区間は自動的に削除できる機能も搭載しており、二重申請を未然に防げます。
申請データをもとに、仕訳データを連携している会計システムに送ることもできるので、経理担当者の負担削減も検討しているのであれば、ぜひお問い合わせください。

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