勤怠管理システムの日報機能を活用した業務効率化の事例3選

勤怠管理システムの日報管理機能を活用することで、従業員の勤務状況や業務負担を可視化でき、業務効率化に役立ちます。
多くの勤怠管理システムには日報機能が搭載されており、スマートフォンから操作できる製品もあるため、効率的に活用できます。
しかし、製品によって使い勝手や機能面が異なるため、自社に合っているのかは確認した上で導入が必要です。
本記事では、これから日報管理機能を導入する方向けに、実際の活用事例から料金相場、運用する上でのポイントについてご紹介していきます。

勤怠管理システムで日報管理機能は標準化しつつある

導入数の多い勤怠管理システムには、日報管理機能が搭載されていることがほとんどです。
勤怠管理と日報管理は別で管理している企業も多いかと思いますが、さまざまな働き方が増えてきたこともあり、一元管理されることが多くなりました。
例えば、テレワークや営業、建設業だと、個人の業務内容が見えにくくなっているため、日報の提出を義務としている会社も多々あります。
このとき、勤怠管理システムで日報も管理できれば、従業員は勤怠入力のついでに日報も書けるため、負担を軽減することが可能です。
管理者としても、システムが一元管理できることで管理の手間が省けるため、勤怠管理システムでの日報管理は標準化しつつあります。

勤怠管理システムの日報機能を活用した業務効率化の事例

勤怠管理システムの日報管理機能をどのように活用していけば良いのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
主な使い方としては、従業員の業務内容や作業負担を可視化し、問題の洗い出しから解決までの手がかりとして活用することがほとんどです。
また、勤怠管理システムと日報管理を1つのシステムで行うことで、実際に入力する従業員だけでなく管理者の作業負担も軽減できます。
ここからは、実際に勤怠管理システムの日報機能を使って日々の業務を効率化した事例をご紹介していきます。

事例①日報機能で業務内容を可視化

実際の事例では、テレワークに限らず、出社している従業員にも勤怠の入力と合わせて日報をつけてもらい、毎日の業務を可視化するために活用されています。
大まかな業務内容を把握していたとしても、管理者が従業員の本当に困っていることに気づくのは困難です。
しかし、日報機能を活用すれば、日々の業務内容を把握しやすくなるため、さまざまな従業員の状況を把握できます。
そのため、従業員が担当している作業ごとに、日々の業務状況に問題がないのかを把握できるのがメリットです。

事例②負担になっている業務を改善

実際の現場では、上長や管理者が従業員の負担改善を目的として、日報機能をコミュニケーションツールのように活用しています。
日報機能を導入することで、直接報告しにくいような課題があったとしても、従業員は上長や管理者に共有しやすくなります。
例えば、その日の日報だけでなくタスク管理やスケジュール管理のできるものであれば、従業員の負担を確認できます。
このように、コミュニケーションが取りやすくなるため、どの業務で負担になっているのかをヒアリングし、改善できるのがメリットです。

事例③システムを跨いだ作業を効率化

これまでは勤怠管理と日報管理は別々のシステムで行われているケースも多々ありましたが、効率化のためにシステムを一元化する会社が増えてきました。
実際の活用事例としては、勤怠の入力をするついでに日報もつけることで、日報入力の手間を省くことが可能です。
さらに、勤怠管理と日報管理を1つのシステムで管理を行うことで、従業員と管理者は複数のシステムを扱う必要がありません。
また、スマートフォンから利用できるものもあり、テレワークや営業の多い従業員でも扱いやすく、負担をかけずに利用できるのもメリットです。

日報機能が搭載された勤怠管理システムの料金相場

日報機能が搭載された勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型の場合、初期費用のかからないものもありますが、製品によって大幅に費用が異なり、平均の月額費用は400円からです。
また、オンプレミス型は自社の環境に構築して利用するため、初期費用が大きくかかるものの、月額費用はあまりかかりませんが、今はスモールスタートできるクラウド型が主流です。
このように、製品や導入形態によっては大幅に費用が異なるため、まずは欲しい機能が揃っている製品に見積依頼を行い、トライアルの利用をしてみましょう。

勤怠管理システムで日報管理をするときのポイント

勤怠管理システムで日報管理を行う際は、従業員の負担にならないか、効率化できるようなシステムになっているかが重要です。
さらに、勤怠管理システムの日報機能には、タスク管理をできるような機能がない場合が多いため、工数管理は別のシステムで行う必要があります。
また、より効率的に扱いたいのであれば、他のシステムとの連携ができるかどうかも事前に確認するようにしましょう。
ここからは、勤怠管理システムで日報管理するときのポイントについてご紹介していきます。

日報はできるだけ入力しやすくする

日報機能は、ルールや記載箇所の多いものだと従業員の負担になってしまうので、箇条書きや時間単位で分けて書けるようなものだと管理しやすいです。
もし、日報の項目が多かったり従業員による自由記載のものにしてしまうと、確認するのにも時間がかかってしまいます。
そのため、記載項目が簡略化されており、従業員が書きやすく上長や管理者が確認しやすいものを選ぶことが重要です。
システムによって見た目や使い勝手は異なるため、これから導入を検討しているのであれば、無料トライアルを活用して使い勝手を確認してみましょう。

日報と工数管理は別で考える

勤怠管理システムには、日報管理機能が搭載されているものは多いですが、工数管理機能までは備わっていないものがほとんどです。
例えば、日報管理や工数管理に特化したシステムでは、業務ごとに対応した作業時間を入力し、タスクやプロジェクトにかかった工数を管理できるものがあります。
しかし、勤怠管理システムの日報管理機能では、対応できないことが多いため、日報管理と工数管理を同時に行いたい場合は、別システムの導入が必要です。
そのため、もしすべての機能をまとめて管理したいのであれば、必要に応じて勤怠管理・日報管理・工数管理を一元管理できるシステムの導入をおすすめします。

給与計算やその他のシステムと連携できるか確認する

勤怠管理システムは、主に従業員の給与計算を行うために必要なため、既存の給与計算ソフトとの連携性を確認する必要があります。
もし、システム間のデータ連携が思うようにいかずに手入力による作業が発生すると、余計な手間がかかってしまいます。
連携できずに、別の勤怠管理システムの導入を検討し直すことになれば、手間だけでなく余計な費用がかかるため、注意しなければなりません。
そのため、連携した場合はどの作業をどう反映させられるのかを、具体的に確認しておくことが大切です。

日報はひとつのシステムで統合運用できるものがおすすめ

近年では、クラウドサービスが普及しており、勤怠管理システムに日報機能が備わったものが多いため、使いやすさや運用要件を見て選ぶと良いでしょう。
しかし、複数のクラウドサービスを導入することで、管理しなければいけないシステムがどんどん増えてしまいます。
そのため、勤怠管理や日報管理、工数管理などを必要に応じて自由に追加できるシステムがおすすめです。

弊社の提供するmanage 勤怠では、残業時間・有給休暇取得状況に応じてアラートを出す機能や日報入力など、豊富な機能を搭載しています。
勤怠日をクリックするだけで日報画面に移動できるため、勤怠の入力と一緒に手間を掛けず管理可能です。
実際の入力では、プロジェクト単位で勤務時間の割り振りと日報を入力できるため、どのような業務を行っていたか簡潔に書き込みできます。
無料トライアルを用意していますので、まずはどのような機能があるのか知りたい方は、ぜひお問い合わせください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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