ワークフローを見える化！システム導入を成功させる秘訣とは？

ワークフローを見える化すれば、決裁スピードの向上や停滞しやすいプロセスを把握しやすくなり、業務効率の向上が見込めます。
さらに、書類の重複や共有不足を防げるので、トラブルの発生を未然に防ぎ、いつどこで誰が所持しているかどうかも明確となります。
また、見える化をするには、職務権限規程の作成かシステム導入により行えますが、どちらも業務改善を行うのに最適です。
本記事では、ワークフローの見える化を成功させるための秘訣とはなにか、詳しく解説していきます。

ワークフローを見える化する方法は2つある

ワークフローの見える化は、「職務権限規程の作成」「ワークフローシステムの導入」により行えます。
職務権限規程の作成では、文書ごとに誰に承認を貰えばいいのかが明確になり、申請時にはスムーズに依頼ができます。
また、ワークフローシステムなら、文書を電子化できるだけでなく、申請・承認作業に特化した豊富な機能を搭載しているのが特徴です。
会社規模や扱う文書の量によっては、システムの導入までは不要のこともあるため、自社にとって最適な方法で見える化すると良いでしょう。

①職務権限規程を作成する

ワークフローにおける職務権限規程とは、会社としての重要事項を決めるときに、決裁者を明確にするもので、承認や最終的な決裁権を定めているものです。
職務権限規程が正しく作られていないと、誰に承認してもらえばいいのかが不明瞭となり、ワークフローがスムーズに進めません。
また、職務権限規程は法令や経営実態に合わせて作成する必要があり、すでに作成されている場合でも、正しく機能しているか確認することが大切です。
組織改革は定期的に行われることがあるため、年に一度は確認して常に正しい状態で運用されるように管理しましょう。

②ワークフローシステムを導入する

ワークフローシステムを導入すると、申請から承認の流れがシステム上に記録されるため、見える化しつつ業務改善も行えます。
申請された文書が、承認者にいつ確認されたのかわかるだけではなく、リアルタイムで文書を所持している人も明確になります。
また、承認ルートは事前にシステム上に登録できるので、申請者は決められたルールに沿って申請書を作成するだけです。
申請内容に合わせて、どのような申請書を使うべきなのかも明確となり、最新フォーマットと旧フォーマットを間違えることもありません。

ワークフローの見える化は業務改善につながる

ワークフローを見える化すれば、決裁スピードの向上や書類の重複、共有不足を防止できるようになります。
これまで、紙やエクセルを使っている場合は、どうしても対応が属人化しやすく、申請状況を把握しにくくなります。
しかし、見える化を行うことで、決められたルールに従ってワークフローを申請できるため、業務効率を向上できます。
さらに、書類の重複や共有不足も防止できるようになるので、承認者に承認される前に決裁されるといったトラブルは発生しません。

決裁スピードが向上する

ワークフローの見える化により、申請者はだれに承認依頼をするべきか明確となり、申請のたびに悩むことなく依頼が行えます。
また、ワークフローシステムの活用であれば、リアルタイムで承認者に届くため、意思決定のスピードも早くなります。
たとえば、スマートフォンやタブレットを使って申請・承認できるシステムなら、場所を問わずに処理可能です。
さらに、申請状況がリアルタイムで把握でき、もし申請が進んでいなければ担当者へ催促しやすくなり、決裁スピードが向上します。

停滞しやすいプロセスを把握できる

見える化により、現在どこで申請書が止まっているのかがリアルタイムで確認できるため、停滞しやすいプロセスを把握しやすくなります。
たとえば、いつも特定の承認者で申請書が滞っており、確認してみると外出が多くて承認作業が滞っているといったケースは見える化で確認可能です。
さらに、1人の役職者に承認依頼が集まりすぎていないか、どれくらい文書が溜まっているかも把握できます。
停滞しているプロセスが把握できれば、どこを改善すべきか明確になり、生産性向上のために速やかに対策を取ることが可能です。

書類の重複や共有不足を防止できる

見える化できれば、従業員同士で連携が取れていない場合でも、重複して申請書を作成してしまったといったトラブルを未然に防げます。
さらに、申請書依頼をしたつもりが承認者へ届いておらず、期日になっても承認が得られなかったということも起こりません。
もし、ワークフローの共有不足が起こってしまうと、本来であれば承認してもらうべき担当者からの承認を得ずに決裁完了してしまう可能性があります。
見える化されていれば、申請に関するトラブルを未然に防げるようになり、承認されていない文書を決裁されることもありません。

ワークフローシステムを導入するメリットは？

ワークフローシステムの導入により、申請から承認の見える化を効率良く行えるので、業務における手間を大幅に削減できます。
さらに、申請状況がリアルタイムで可視化されれば、必要に応じて催促しやすくなり、あらかじめ設定した期日に合わせて業務が進められるようになります。
また、過去の文書を検索しやすいといったメリットもあり、類似の案件を検索して、参考にしつつ稟議書を作成することも可能です。
ワークフローシステムは、見える化されるだけでなく、申請に関する多くの手間を削減できるものなので、事務作業の効率化に効果的といえます。

申請・承認の手間を削減できる

申請・承認状況がいつでもわかれば、従業員同士の連携が取りやすくなるので、確認の手間を減らすことができ、業務がスムーズになります。
たとえば、ワークフローシステムなら必要な情報はすべてシステム内で整理されるので、「文書はどこにあるのか」といった問い合わせをする必要はありません。

また、リアルタイムで申請や承認の状況が把握できるため、次に行うアクションのための準備をスムーズに進められます。
システムの確認だけで申請状況が分かれば、承認待ちといった待機時間が省略されるようになり、他の業務に注力しやすいメリットがあります。

申請状況がリアルタイムで確認できる

請求書の場合、「いつまでに決裁してもらいたい」といった期日が決まっていることも多いため、リアルタイムで確認できるのは大きなメリットです。
もし、期日までに承認が進んでいなければスケジュールの組み直しや先方への連絡対応などの手間が発生します。
しかし、リアルタイムで申請状況がわかれば、いつまでに対応してもらえるのかといった催促を行いやすくなります。
承認者にとっても、どれくらい申請書が溜まっているかが把握しやすく、承認忘れが防止しやすくなるため、生産性向上にもつながるでしょう。

過去の文書を検索しやすい

過去の文書が検索できれば、新規申請の際に過去の似たような案件の文書を参考に作成できるため、時間短縮につながります。
さらに、わざわざ過去の文書を管理している担当者への開示依頼といった作業が減るので、知りたいときにすぐに確認できるのもメリットです。
また、監査の際には、指定された文書を提出する必要があり、システム化により文書をすぐに見つけられれば、捜索の時間を省けます。
書類を探すのは時間と労力がかかるため、過去の文書を見つけやすいように管理・運用していくことは生産性向上を目指すうえで大切です。

ワークフローシステムの導入を成功させるポイント

ワークフローの見える化をするのには、システムの導入が最適ですが、自社の課題を洗い出さずに導入してしまうと効果が発揮されません。
たとえば、承認者となる従業員の外出が多いのであれば、スマートフォンやタブレットに対応した機能かつ、従業員の扱いやすいものを選ぶなどです。
また、紙やエクセルでのワークフローとは運用方法が大きく異なるため、社内ルールの見直しも必要となってきます。
ワークフローシステムをより効果的に活用するためには、まずは課題の洗い出しを行い、システムに合わせて社内ルールも見直しましょう。

自社の課題を洗い出す

ワークフローシステムの導入の前には、どういった課題を解決するために導入するのかといった目的を明確にしなければなりません。
理由としては、多くのワークフローシステムの機能は同じものの、課題に合わせて扱いやすいものを選ぶ必要があるためです。

もし、承認者が忙しく外出の多いため申請が進まない場合、スマートフォンやタブレットで申請できる機能が必要となります。
また、従業員の負担軽減を考えるのであれば、どの従業員でも扱いやすい操作感で負担にならないものを選ばなければなりません。
どういった機能が必要となるのか、操作感は簡単かつシンプルなほうがいいのかなど、総合的に判断できるよう、事前に課題の洗い出しをしましょう。

社内ルールの無駄を見直す

これまで、紙やエクセルでワークフローを行っていたのであれば、システム化により操作感が異なるので、まずは社内ルールの見直しが必要です。
承認ルートを見直す際は、これまで少額の購入申請に対して複数人の承認を得ていた場合は、金額に応じて承認者を増やすといった精査をしましょう。
まずは、職務権限規程を作成して、承認ルートをしっかりと決めた後に、ワークフローシステムに反映していきます。
その後、必要に応じて書類のフォーマットに無駄な項目がないか、入力しやすい工夫がされているかどうかを確認しましょう。

ワークフローシステムの導入で見える化しよう

ワークフローを見える化するのであれば、職務権限規程の作成やシステム化がありますが、より効率化を求めるのであればシステムの導入がおすすめです。
理由としては、職務権限規程だけだと、承認ルートは見える化されるものの、停滞しがちなプロセスまでは明確になりません。
また、システム化できれば外出先でもスムーズに申請・承認作業ができるので、業務効率化を進めるのであればワークフローシステムの導入を検討してみてください。

manage ワークフローでは、申請・承認の流れが可視化されるだけでなく、承認者が文書を開いたかどうかを把握できます。
さらに、一定期間承認されないと、リマインドメールが送られるように設定できるので、承認忘れを防止可能です。
課題に合わせて、どのような機能が必要かといったサポートや、無料トライアルを提供させていただいていますので、お困りの際はぜひご相談ください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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