AI-OCRとは企業の味方なのか？メリットから注意点まで徹底解説

AI-OCRの技術を取り入れた経費精算システムを導入してみたいけれども、どういった機能なのかわからずに悩んでいませんか。
経費精算システムに搭載しているAI-OCRでは、領収書やレシートに書かれている品目や金額をAIが識別し、システム上の必要な箇所に転記を行います。
そのため、経理担当者が毎月行っている領収書やレシートのチェック作業がほぼ不要となるので、業務効率化を進められます。
本記事では、AI-OCRとはどのような機能なのか、搭載されている経費精算システムを導入することによるメリットなどについて詳しく解説していきます。

AI-OCRとは

AI-OCRとは、AI技術を活用して文字を識別し、システム上に文字を書き込みができます。
具体的には、カメラで撮影した領収書の画像を読み込むことで、書かれている文字をそのままシステムに転記できる機能です。
類似の技術として、OCRというものもありますが、AI-OCRのほうが学習させていくことで性能が向上するため、精度は非常に高くなっています。
AI-OCRだと最新の技術を活用しているので導入するのは高いと思われるかもしれませんが、比較的安価から利用できるのも特徴です。

AI-OCRとOCRの違い

AI-OCRとOCRは、AIを搭載している・搭載していないという違いがあり、AI-OCRのほうがAIにより日々学習していくので識別性能が高くなっています。
そもそもOCRとは、画像データからテキストを認識して、文字をデジタル化する技術のことで、印字でなければ読み取れません。
しかし、AI-OCRでは、このOCRの機能にAIが搭載されているので、通常よりも高度な識別をできるようになっています。
そのため、手書きによる領収書を読み込み、品目や金額を決まった項目に転記して作業効率化を進めるのであれば、AI-OCR機能が必要となってきます。

読み取り精度はAI-OCRのほうが高い

OCRでは、手書きではなくパソコンなどで書かれた印字であれば読み込みできますが、手書きの文字は識別が難しくなっています。
そのため、手書きの文字でも学習させることで識別できる、AI-OCRのほうが読み取り精度が高くなっているのが特徴です。
たとえば、カタカナのエと、工学などの工という字は、OCRでは識別が難しいため、読み取りした後に修正する必要がでてきます。
しかし、AI-OCRでは、手書きだとしても学習により読み取り精度が向上していくので、読み取り後の修正もOCRより少なくなっています。

AI-OCRの費用相場

AI-OCR単体での費用相場は、大体1～5万円程度ですが、料金体系が読み取り数や利用者数により変動するものもあります。
さらに、自社に合わせてカスタムや学習をさせるとなると、初期費用が大幅にかかることもあるので、どのように活用したいかはある程度決めておきましょう。
また、AI-OCRを搭載した経費精算システムでは、安いものなら3千円から利用でき、比較的お手軽に導入できます。
しかし、費用の安いものだと、経費精算システムの機能が充実していないこともあるので、ほしい機能があるかどうかで選ぶようにしましょう。

AI-OCRを搭載した経費精算システムとは

経費精算システムでは、経費精算を行ううえで必要な申請書作成から申請・承認、振込依頼の自動作成といった、さまざまな機能を搭載しています。
製品の中には、交通系ICカードとの連携により、より申請から承認業務を効率化できるような製品もあるので、導入することで業務効率化が実現します。
また、AI-OCRを搭載していることにより、領収書やレシートを紙にて提出する必要がないので、保管や管理がしやすくなるのも特徴です。
さらに、スマートフォンに対応した製品なら、出張先から申請書を作成して送信できます。
このように、AI-OCRを搭載した経費精算システムを導入することで、申請や承認業務を効率化するだけでなく、コスト削減にもつながります。

システム導入により業務効率化が見込める事例

少人数の経理担当者で運用している場合、経費精算の対応だけで業務が圧迫されてしまうこともあり、残業が通常化してしまうことがあります。
しかし、経費精算システムを導入することで、申請処理や承認作業がスムーズになるので、業務負担を大幅に削減できます。
具体的には、AI-OCRを搭載した経費精算システムの導入で、申請者は大量の領収書やレシートを紙のまま申請する必要がなくなります。
申請書作成も、AI-OCRを使うことで自動で必要なデータが入力されるので、申請書作成から提出までの時間を大幅に削減できます。
さらに、承認者側も、経費費申請書が月末にまとめて送られてくることが減るので、残業時間の削減にもつながります。

申請者側のAI-OCR機能を搭載したシステム導入のメリット

経費精算システムにAI-OCRが搭載されていることで、領収書やレシートの提出が楽になるので、溜め込みがちな経費申請もスムーズになります。
さらに、AI-OCRが搭載された経費精算システムでは、申請者が撮影してアップロードした領収書やレシートのデータが、経費精算書の項目に転記されます。
手入力をする手間を大幅に削減しつつ、入力ミスも防げるため、業務効率化を進めることが可能です。
領収書やレシートの紛失が起こる可能性も大幅に削減できるので、セキュリティ対策としても多くのメリットがあります。

領収書やレシートの提出が楽になる

領収書やレシートの写真を撮るだけでデータ化して提出できるため、経費精算書を作る手間が大幅に削減可能です。
これまで、経費精算を行う際には、必要に応じて領収書やレシートの提出をしなければならないため、申請時に書類を作成するのが非常に手間となっていました。
そして、出張の多い従業員の場合、経費精算するものの数が多く、台紙に貼ったりスキャンしてPDFにまとめたりする作業だけでも多くの時間がかかります。
しかし、AI-OCRを搭載した経費精算システムでは、わざわざ領収書やレシートをまとめて経理担当者に提出する必要がありません。

手入力が最小限に抑えられるので申請しやすい

AI-OCRを搭載した経費精算システムの活用で、撮影した領収書やレシートの内容を手入力する必要がほぼなくなります。
2枚同時に撮影できる製品もあるので、経費精算するものが多い従業員でも、比較的短時間で申請作業を完了可能です。
この時、AI-OCRは非常に性能が高いものとなっていますが、手書きの領収書など読み取りがうまくできないことがあります。
そのため、ある程度修正作業が必要となることもありますが、全て手入力するよりも非常に時短となるため、入力作業の効率化が実現できます。

領収書やレシートを紛失する可能性が減る

領収書やレシートを撮影して電子化できるので、申請する前に紛失してしまったといったトラブルが発生する可能性が減ります。
さらに、スマートフォンから利用できる製品なら、外出先でも領収書やレシートを撮影して電子化できます。
そのため、多くの領収書やレシートをまとめて月末に処理しようとして、どこに保管したのか忘れてしまったなんてことも起こりません。
また、領収書やレシートがないと、本当に利用したのかが証明できずに、会社ルールとして経費精算できないこともあります。
しかし、領収書を電子化できるAI-OCRを搭載した経費精算システムであれば、紛失リスクを軽減して、速やかに申請作業を行えます。

経理担当側のAI-OCR機能を搭載したシステム導入のメリット

経理担当者としてもAI-OCR機能を搭載したシステムが導入されることで、目視によるチェック業務が省略できるのがメリットです。
さらに、領収書やレシートがきれいな状態で保存でき、提出されるので、文字がかすれて読めないといった問題も起きません。
また、従来の経費申請よりもスムーズに申請されるようになり、月末にまとめて確認しなければならないなどの負担も軽減されます。
経理担当者は、中小企業などでは多くの人数が確保できずに少人数で運用していることもあるので、システムの導入は業務効率化として最適です。

目視によるチェック業務が省略できる

AI-OCR機能により、領収書やレシートのデータが自動で転記されるので、目視によるチェック業務が省略できます。
システムでの100%正確な情報が転記されるわけではないので、ある程度の修正は必要となりますが、手入力よりもミスが少ないのが特徴です。
そのため、領収書やレシートと実際に記載されているデータが正しいかどうか、チェックする時間が大幅に削減されます。
さらに、紙よりも電子データで領収書やレシートを提出してもらうことで、どこまでチェックしたかなど確認しやすくなっています。

領収書やレシートがきれいな状態で保存できる

領収書やレシートが綺麗な状態で保存されるので、文字がかすれて読めないということは起きず、スムーズにチェック作業ができます。
手書きによる領収書の場合、書かれてからすぐにしまう・水に濡れるなどにより、文字が滲んで読みにくくなることがあります。
しかし、スマートフォンから領収書を撮影してデータ化できれば、文字が読みにくくなる前に綺麗な状態で保存することが可能です。
読みやすい文字であれば、経理担当者のチェック作業は比較的スムーズにできるので、チェック作業の時短にもつながります。

スムーズに申請されるので負担軽減につながる

スマートフォンで利用できる経費精算システムであれば、申請者も溜め込むことがなくスムーズに申請してくれるようになります。
多くの従業員がいる会社だと、経費精算の申請が月末に集中してしまうと、残業時間が増えてしまうといった課題があります。
しかし、場所を問わずに申請しやすい経費精算システムなら、スムーズに申請してもらえるので、月末にまとめて申請されることが減るでしょう。
経理担当者の業務負担を軽減し、働きやすい環境を作るためにも、経費精算システムの導入は多くのメリットがあります。

AI-OCR機能を搭載した経費精算システムを選ぶ3つのポイント

AI-OCR機能を搭載した経費精算システムを選ぶのであれば、承認経路が自社のルールに合わせて設定できるかどうか確認しましょう。
そして、複数枚の領収書やレシートの撮影に対応している製品か確認しておくことで、より効率的に申請書作成ができます。
ただし、自由度が高すぎるものや機能が多すぎるものだと、従業員が扱いにくく申請や承認に帰って時間がかかってしまうこともあります。
そのため、欲しい機能が揃っておりシンプルな使い勝手の製品かどうかも、事前にしっかりとチェックしておきましょう。

経費の承認経路は自社のルールに合わせて設定できるか

経費精算システムでは、申請から承認をシステム上でできるため、承認経路が設定できる製品がほとんどです。
しかし、承認経路の種類は、製品によってさまざまなので、自社のルールに合わせて設定できるかどうか確認しましょう。
具体的には、高額の経費申請書の場合は、承認者が増えるといったルールがあるとしたら、それに対応できるか確認が必要です。
また、部署間にわたる承認が発生する際にも、対応できる製品でなければ、うまく活用できないため、事前に確認しておきましょう。

複数枚の領収書やレシートの撮影に対応しているか

出張の多い従業員の場合、領収書やレシートが多くなってしまうことがあるので、複数枚撮影できる製品だと効率的に申請書が作成できます。
多くの製品では、1枚ずつ撮影しなければなりませんが、2枚の領収書であっても読み取れる経費精算システムがあります。
撮影後に、自動で1枚ずつに分割してシステム上に保管してくれるので、多くの領収書を扱う方におすすめです。
時短で電子化でき、撮影後には自動で2枚の領収書として分けてもらえるので、より効率的に経費精算をしたいのであれば是非確認してみてください。

使い方がシンプルで従業員が扱いやすいのか

あまりに多くの機能が搭載されている製品だと、紙の申請に慣れている従業員からすると抵抗感を抱かれてしまうことがあります。
多くの機能が搭載されていると、一見便利そうに思えますが、実際に導入してみると複雑で操作を覚えるのに時間がかかってしまうことは起こりがちです。
経費精算システムが使いにくいと、従来の方法の方が良かったと従業員から不満の声が上がってしまう可能性があります。
まずは無料トライアルを活用し、複数人の従業員に実際に操作してもらうことで、シンプルで使いやすいかどうか見極めることも大切です。

AI-OCR機能で経費精算を業務効率化しよう！

AI-OCRを搭載した経費精算システムなら、手書きの領収書でもほぼ修正の必要がない識別力を持っているのが特徴です。
そのため、申請者は撮影するだけで、経費の内訳がシステム上に自動で転記されるようになり、溜め込まずに定期的に申請しやすくなります。
さらに、スマートフォンから利用できるものであれば、出張先からも申請できるので、経理担当者からしても処理が溜まらずに残業時間が増えることはありません。
ただし、機能面ばかりを見てしまうと、実際に扱う従業員が操作しづらい・覚えるのが億劫で不満が出てしまうことがあります。
そのため、事前に無料トライアルを活用するなど、操作感も含めて、自社にとって扱いやすい製品かどうか見極めるようにしましょう。

弊社の提供するmanage 経費精算では、領収書を複数枚並べて撮影でき、システム上にアップする際には、自動でデータが分割されます。
複数枚の領収書をもとに申請する場合でも、効率的にデータをシステムに転記できるので、申請するための工数も削減可能です。
また、スマートフォンにも対応しているので、出張先やテレワークでも問題なくご利用いただけるので、さまざまな働き方にも合わせられます。
資料や無料トライアルをご用意していますので、まずは話を聞いてみたいという方は、ぜひお問い合わせください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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