MENU
CLOSE公開日：2022/12/12
最終更新日：2024/05/24
ワークフローを自動化させるための導入ガイド
ワークフローの自動化にはワークフローシステムが必要ですが、導入すれば申請者は悩むこと無くスムーズに申請書の作成から申請までを行えます。
具体的には、あらかじめ管理者の方で、承認ルールや経路を設定し、金額に応じてルートを分岐させるように設定できれば、申請者は迷わずに申請可能です。
このように、システムの導入でワークフローを自動化できるため、効率よく申請から決裁まで完了させてみませんか？
本記事では、ワークフローの自動化により解決できる課題から、他のシステムとの連携についてまで、詳しくご紹介していきます。
目次
ワークフローにおける自動化とは？
ワークフローをシステム化することで、決裁文書の申請から決裁までの一連の作業を、自動的に進められます。
そもそもワークフローとは、社内手続きで必要な「稟議書」や「交通費精算」などの申請書を、上長や担当者に承認してもらう業務プロセスのことです。
ワークフローの申請時には、申請者は「この申請書であっているのか」「この稟議は誰に承認してもらえばいいか」と、迷うことがあるかと思います。
さらに、紙やエクセルでワークフローを運用している場合、手作業や受け渡しによって手間がかかりがちです。
ワークフローシステムの機能を活用すれば、このような一連のプロセスが最適化されるため、業務を効率化できます。
ワークフローの自動化によって解決できる課題
ワークフローを自動化することで、承認ルール・経路の設定や、必須の入力項目を決めることができ、申請書作成時のミスを減らせます。
例えば、承認ルールや経路をあらかじめ設定できるため、各種申請書や金額ごとに承認者が自動で割り振られます。
そのため、「この稟議書は誰に承認してもらえばいいんだっけ？」と悩む必要がありません。
さらに、クラウド上で申請書の状況が確認できるため、申請書が今どの段階で止まっているのか確認でき、承認忘れを未然に防ぐことも可能です。
ここからは、紙やエクセルのワークフローから、システムを導入して自動化することで実際にどのような課題を解決できるのかご紹介します。
申請書の承認者を間違えることがない
申請書の承認経路やルールを事前に設定できるため、申請者のミスにより承認者を間違えることがありません。
会社のルールによっては、申請書の内容や金額によって承認者を変えている場合があるかと思います。
例えば、5万円以下の稟議申請は課長決裁で、10万円以下の稟議申請は部長決裁になっている場合などです。
このようなケースだと、申請者が会社のルールを覚えていないと承認者を誤ってしまうことがあります。
しかし、ワークフローシステムには、申請書や金額に応じて承認経路が自動分岐されるよう設定できるので、ミスの防止が行えます。
申請書の記載ミスや漏れを減らせる
ワークフローシステムでは、入力項目をあらかじめ設定できるため、申請書の記載ミスや入力忘れを防止できます。
実際の例としては、主要取引先を事前に登録しておくことで、申請者はプルダウンメニューから該当するものを選ぶだけで取引先の入力が可能です。
紙やエクセルの場合、手書きやデータ入力の関係上、ミスや見落としが起こりやすくなります。
しかし、ミスの多い箇所をあらかじめシステム側で制御することで、確認や差し戻しの手間を削減できます。
申請書の状況をいつでも確認できる
ワークフローシステムは、クラウド上で申請書を管理するため、現在どの段階まで進んでいるのかを確認できます。
紙やエクセルの受け渡しをしている場合、申請書が今どこで止まっているのか確認できないため、わざわざ申請者は承認者に確認しなければなりません。
しかし、ワークフローシステムなら、リアルタイムで申請書の状況を把握できるため、知りたいときにすぐに情報を得られます。
また、システムによっては、スマートフォンで確認できるものもあり、出張先でも確認・承認が可能です。
ワークフローシステムを導入することで自動化できること
ワークフローシステムを導入することで、これまでは申請書を直接承認者へ持っていっていた作業を簡略化できます。
これは、申請者は全ての作業をパソコンやスマートフォンからの申請のみで対応でき、承認者も通知をもとに確認できるためです。
また、ワークフローシステムなら承認経路が設定されているので、「この申請書は誰に承認してもらえばいいんだろう」と迷うことはありません。
ここでは、ワークフローシステムの導入で、具体的にどのような作業が自動化できるのかご紹介します。
承認者への自動メール通知で確認漏れを減らす
決裁文書が申請された際に、承認者宛に自動でメール通知を送れるため、承認者の確認漏れを減らせます。
具体的には、従業員から申請書が提出されると、承認者として設定されている人に、メールで申請書と作成者の通知がされます。
このとき、承認者が申請書に対して承認・否認のアクションをした際には、申請者へも通知が届くのが特徴です。
申請書に何らかの動きがあった際には、該当する人へ通知が届くため、確認漏れを減らすことができ、スムーズに申請を行えます。
申請書や金額に応じて承認経路を自動分岐
申請書や金額に応じて、承認経路をワークフローシステムが自動で判断して分岐させるため、申請者は誰に承認を貰えば良いのか悩まずに申請できます。
例えば、10万以上の購入申請であれば、課長と部長から承認を貰うようにといったルールを設定しておくことで、申請書の内容をもとに分岐可能です。
また、複数の部署宛に同時に承認をもらえるようにも設定ができるため、大きな案件での申請書でも問題なく自動化できます。
さらに、複数いる承認者の中から、誰か1人に承認を貰えれば決裁完了とさせるといった設定も可能です。
そのため、万が一、承認者が病気や出張などにより長期で不在になってしまった場合でも、申請が滞らないような仕組みを作れます。
プルダウンや入力規則によってミスを防止
申請書のフォーマットを作成するときに、入力項目をプルダウンから選べるように設定し、入力規則を決めておくことで、申請書作成時のミスを防止できます。
取引先のデータを事前に登録しておくことで、プルダウンから選べるようになるため、名称の打ち間違いを防げます。
また、日付の記入は申請日に自動で設定したり、Yes/Noで回答できる項目はチェックボックスを用いたりと、入力自体を簡略化することも可能です。
紙やエクセルだと、記載ミスに気づけないことも多くありましたが、ワークフローシステムを活用すれば入力ミスを抑えることができます。
ワークフローシステムと他システムの連携で自動化できること
電子契約システムとの連携では、社内承認が終わったタイミングで、取引先への契約書には必要事項がすでに記載された状態になります。
電子契約システムとの連携では、社内決裁から取引先との契約締結までの流れを、手作業を行うことなく、自動で取引先情報やファイルの添付が可能です。
また、決裁が完了した文書は自動で文書管理システムに保管されるように連携することで、電子帳簿保存法の対応が容易になります。
すでにワークフローシステムを導入している場合でも、他システムと連携させることで、手動で行っていた作業を自動化できます。
社内承認から電子契約までの流れを自動化
ワークフローシステムと電子契約システムを連携させることで、社内承認から取引先との契約までのプロセスを自動化することが可能です。
具体的には、決裁文書が承認されたタイミングで、電子契約システムには取引先氏名や契約内容が登録されます。
そのため、電子契約システムで契約書を作成する際には、すでに情報が入った形になっているため、二重で情報を記載する手間が省けます。
このように、ワークフローシステムと電子契約システムが連携されていれば、入力ミスも防止できるため、契約に関わる一連のプロセスを効率化できます。
決裁完了後に自動で文書管理システムへ保存
ワークフローシステムと文書管理システムを連携させることで、決裁が完了した文書を自動で文書管理システムに保管可能です。
例えば、取引先との契約や請求書など、取引を行った証明書は所得税や消費税、法人税などで保管が義務付けられています。
さらに、2024年1月1日からは、請求書や領収書をPDFなどの電子データとして受け取った場合、電子データのまま保管することが義務となります。
ただ電子データを保管しておけばいいわけではなく、電子帳簿保存法に定められた要件をクリアする必要があるため、注意しなければなりません。
ワークフローシステムだけだと保管機能は不足しますが、文書管理システムと連携させることで、ファイルの保管や法制度への対応が簡単になります。
自動ナビゲーション機能がついたワークフローシステムもある
弊社が提供するワークフローシステムには、申請者が設問に答えながら進めるだけで手続きが行える、自動ナビゲーション機能が搭載されています。
例えば、申請者が「作成するのはこの申請書であっているのか」といった悩みを解決できるように、担当者は事前に設問を作成しておきます。
このとき、作成すべき申請書まで誘導し、実際に記入する内容までナビゲーションできるように設問を作成することで、提出までを自動化することが可能です。
そのため、申請者は自動ナビゲーション機能をクリックするだけで申請書を探すことができ、作成から提出までを手間なく完了できます。
ワークフローシステムの導入はペーパーレス化においても重要
ワークフローシステムを導入すれば、紙への印刷を行わずに申請書の作成から承認までを行えるため、ペーパーレス化につながります。
さらに、働く場所を問わないフリーアドレスやテレワークへの対応をするためにも、ペーパーレス化は非常に重要です。
働き方改革や電子帳簿保存法により、電子でのやり取りは今後さらに加速すると思われるため、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
弊社のワークフローシステムでは、クラウド上で申請書の作成から承認までを行うことができ、さまざまな承認経路にも対応しています。
電子契約や文書管理、会計といったさまざまなシステムとの連携にも対応していますので、ワークフローシステムで効率化を検討している方は、ぜひお問い合わせください。
