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CLOSE公開日：2022/11/12
最終更新日：2024/06/13
ワークフローと文書管理を最も効率的に両立させる方法
業務の効率化を進めるために、ワークフローシステムと文書管理システムのどちらを導入すればいいか悩んでいませんか？
ワークフローシステムとは、クラウド上で請求書といった文書の作成から社内申請、 決裁まで完了できるシステムのことです。
そして、文書管理システムとは、紙や電子媒体と形式を問わず、社内で扱っている文章を管理するシステムのことをいいます。
ただし、どちらのシステムにも「ワークフロー機能」「文書管理機能」を搭載していることが多いため、システム選定の際には機能の確認が必要です。
本記事では、 ワークフローシステムと文書管理システムの違いや、 導入する際の選定ポイントについて詳しくご紹介していきます。
目次
ワークフローシステムと文書管理システムの違いは？
ワークフローシステムと文書管理システムは、どちらも「ワークフロー機能」と「文書管理機能」を搭載しているものの、機能面は異なります。
例えば、ワークフローシステムは申請書の作成や承認経路の設定に特化したシステムで、ワークフロー機能に関する設定の自由度が高いです。
一方、文書管理システムは、文書の登録や検索、法制度に則った管理に特化しているため、思い通りに文書の管理・保管ができます。
ここからは、それぞれのシステムでどのような違いがあるのかご紹介していきます。
ワークフローシステムで文書管理は機能的に難しい
ワークフローシステムでも文書管理はできますが、セキュリティ面や検索機能といった点では文書管理システムに劣ります。
ワークフローシステムは、稟議書といった各種申請書をペーパーレス化できるもので、申請書の作成や承認経路の設定に特化しています。
例えば、稟議書や領収書、契約書の保管もワークフローシステムで行う場合、検索の自由度が低いものが多く、管理しにくいといった問題が起こりがちです。
このように、ワークフローシステムでは文書を思ったように管理できないため、別で文書管理システムを導入している会社も多くあります。
実際の管理では文書管理システムの機能が重宝される
文書管理システムには、申請者・作成日・金額・取引先などの豊富な検索項目から文書を探せる機能が備わっています。
さらに、任意の項目を複数選択して、より精密に文書を探し出すことも可能です。
ワークフローシステムでは、ここまでの機能は備わっていないことが多いため、実際の業務では文書管理システムの機能が重宝されています。
また、2024年1月1日からは、電子取引に関わる書類は電子保存が義務付けられています。
電子保存するためには、電子帳簿保存法で定められている要件に従って保存する必要があります。
実際の文書管理システムは、電子帳簿保存法に対応しているものもあるので、膨大な量の文書だとしても法制度に則り適切に保管できます。
ワークフローシステムと文書管理システムの機能を両立させる方法
ワークフローシステムと文書管理システムの機能を両立させる方法は2つあり、1つは「ワークフローシステムと文書管理システムを連携させること」です。
各システムに特化した機能を活用できるため、運用の自由度が高く、思い通りに使えるメリットがあります。
そしてもう1つの方法は、「高性能の文書管理機能が備わったワークフローシステムを導入すること」です。
ワークフローシステムでありながら、文書管理にも特化した機能があれば、1つのシステムを導入するだけで課題を解決できます。
ここからは、2つの解決方法について、それぞれのメリット・デメリットを詳しく解説していきます。
ワークフローシステムと文書管理システムを連携させる
おすすめ度 ：★★★★★
手軽さ ：★★★★★
費用 ：★★★★★
機能性 ：★★★★★
ワークフローシステムと文書管理システムを連携させることで、それぞれに特化した機能を活用できます。
具体的な運用方法としては、ワークフローシステムで決裁の終わった文書は、自動で文書管理システムへ移行させます。
このとき、文書の種類に応じて閲覧権限を設定できるものや電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを導入することで、管理の手間を削減できます。
ただし、「すでに導入している」「検討しているシステムがある」場合、連携できるかの確認や連携作業が発生するため、システムに関する知識が必要です。
しかし、システム販売会社が連携するシステムの提案から実際の連携作業まで担ってくれる場合であれば、手間をかけることなく構築できます。
高性能の文書管理機能が備わったワークフローシステムを導入する
おすすめ度 ：★★★★★
手軽さ ：★★★★★
費用 ：★★★★★
機能性 ：★★★★★
高性能のワークフローシステムなら、文書管理を行える機能も充実しているため、1つのシステムだけで十分に課題を解決できます。
具体的には、検索の自由度が高い機能や電子帳簿保存法に対応したものであれば、ワークフローシステムだけで高い利便性を得られます。
システムの導入も1つだけなので、操作を覚えるのも1つのシステムだけで済み、管理が煩雑にならないのもメリットです。
ただし、欲しい機能がすべて入っているとは限らないため、事前にどういった機能が搭載されているのか、自社の課題を解決できるのかを確認しましょう。
導入するシステムを選定するときのポイントは？
導入するシステムを選定するときには、ワークフローシステムと文書管理システムのどちらを軸とするか決める必要があります。
もし、複雑な承認ルートに対応した機能がほしいのであれば、ワークフローシステムをメインとして検討しましょう。
また、電子帳簿保存法に対応したい場合には、文書管理システムを軸に製品を探していくようにしましょう。
そのため、まずはワークフローシステムの機能を最優先にさせたいのか、文書管理システムの機能を最優先にさせたいのかを決める必要があります。
申請書や経路設定が複雑な場合はワークフローシステム
ワークフローシステムであれば、複雑な承認経路の設定に対応しているため、文書の申請から決裁までを効率化できます。
例えば、組織改編や人事異動があった場合でも、システム内の従業員情報の管理ページを変更するだけで、すべての承認設定に反映可能です。
さらに、エクセルで作成している申請書をシステムにアップロードするだけで、レイアウトや罫線などをそのまま電子化できるものもあります。
そのため、なるべくワークフローに関する設定の手間を省きたい場合は、ワークフローシステムを軸として検討するのがおすすめです。
電子帳簿保存法や世代管理をしたい場合は文書管理システム
文書管理システムでは、文書の検索性や電子帳簿保存法への対応などが充実しているため、文書管理を手間なく行いたいときに重宝します。
電子帳簿保存法に対応するのに必要な、タイムスタンプや電子署名の付与が可能な製品があり、文書の改ざんが行われないような管理も可能です。
さらに、文書の共有機能だけでなく、文書の改定やバージョンアップなどによる世代管理にも特化しています。
そのため、文書管理の利便性や法改正の対応を目的としている場合は、文書管理システムを軸としたシステム選定が必要です。
あらゆる場面で便利なのは2つのシステムを連携させること
自社の運用要件によっては、どうしてもワークフローシステムと文書管理システム、どちらの機能も譲れないことがあるかと思います。
この場合、手間はかかるものの、それぞれのシステムを自社の運用フローに合わせられるため、2つのシステムを連携させることがおすすめです。
また、1つのシステムに依存してしまうと、片方の機能がアップデートや社内ルールの変更によって使いにくくなることがあります。
しかし、2つのシステムを連携させて使っている場合には、使いにくくなったらそのシステムだけを入れ替えることで対応可能です。
そのため、それぞれの機能に特化したシステムを導入して利便性を向上させるとともに、常に自社にとって最適なシステムを選定しやすくなります。
ワークフローシステムと文書管理システムの月額料金例
| ワークフローシステム | 文書管理システム | |
|---|---|---|
| 月額料金 | 300～500円 | 1～3万円 |
| 料金体系 | 1人あたりの月額利用料 | 従量制、または1人あたりの月額利用料 |
まず、ワークフローシステムの料金相場は、1ユーザーあたり300～500円となり、料金体系は利用するユーザー数によって月額費用が決まります。
もし、従業員100名で利用するのであれば、「500円 ✕ 100人=5万円」が月額利用料となりますが、人数が多ければ割引を行っている製品もあります。
また、文書管理システムの料金相場は、1～3万円となっており、料金体系は従量制もしくは1人あたりの月額利用料となっているのが特徴です。
例えば、従量制の料金体系の場合、従業員数が50名程度なら500ファイルで月1万ほど、100人程度なら月2万円ほどで利用できます。
そのため、「従業員数が多く利用量は少ない」「従業員数は少なく利用量は多い」など、利用状況に合わせてもっとも得する料金体系を検討しましょう。
最終的には実際の利便性を考慮して検討しよう
ワークフローシステムと文書管理システムを両立させる場合は、欲しい機能が揃っているのかが重要なため、費用だけで判断しないようにしましょう。
実際に、無料トライアルを活用し、それぞれのシステムを実際に使ってから判断することをおすすめします。
弊社の提供するmanage ワークフローシステムでは、高性能な文書管理機能を搭載しています。
文書管理では申請者や日付・取引先など、複数の項目で検索することが可能です。
さらに、任意の項目を組み合わせて文書を検索できるため、より効率的に文書管理を行えます。
また、電子帳簿保存法に対応したい場合は、連携先のシステムのご提案から連携作業まで対応させていただきます。
30日の無料トライアルを用意していますので、お悩みの際は実際に弊社manage ワークフローシステムをご利用いただければと思います。
