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CLOSE公開日：2023/04/18
最終更新日：2024/06/13
ワークフロー管理で業務効率化！メリットから選び方まで徹底解説
ワークフロー管理とは、稟議書や報告書などをシステムで管理することを指しており、効率化や業務改善を実現できます。
これまで、紙でワークフローをしている企業だと、テレワークへの対応ができない・業務が属人化してしまうことが多々ありました。
しかし、ワークフロー管理により、承認の手続きが必要な文書を効率よく回すことができます。
本記事では、ワークフロー管理とはなにか、メリット・デメリットや選ぶ際のポイントについてご紹介していきます。
目次
そもそもワークフロー管理とは？
ワークフロー管理とは、業務における文書の回覧や申請・承認といった流れを管理することです。
申請書の作成から承認、文書の閲覧などをシステム化することで、業務を効率化できます。
さらに、インターネットとパソコンやスマートフォン、タブレットさえあれば、場所を問わずに利用できるのも特徴です。
また、働き方改革を進めるのであれば、テレワークへの対応や残業が発生しないように業務改善が必要となります。
そのため、ワークフローをシステム化し、速やかな情報の伝達や申請業務の効率化を行う会社が増えてきました。
ワークフロー管理は業務効率化につながる
ワークフローとは、契約や備品を購入する前に上長へ承認伺いをするといった業務の流れを指しており、稟議書や発注書の申請などが該当します。
紙や手作業ではなくシステムで管理することで、場所を問わずに利用できるため、業務効率化や生産性向上を目指せます。
具体例として、新しいシステムの導入をするために、上長へ伺いを立てる際の稟議書は、ワークフロー管理を使うことで効率化できます。
申請者や承認者が出社していなくとも、申請や承認作業ができるので、紙に比べると意思決定のスピードが向上します。
ワークフロー管理が必要となる理由
ワークフロー管理は、紙によるワークフローに比べると、承認・決裁までのスピードが向上するため、業務効率化や生産性向上を目指せます。
ワークフローを紙で行っている場合、テレワークに対応できない・属人化しやすいといった問題が起こりがちです。
さらに、出張の多い上場合、文書を承認者のもとに届けるまで時間がかかりすぎてしまうといった問題もあげられます。
最悪の場合、文書の紛失といった問題も起きることもあるため、リスク管理としても、システム化は必須でしょう。
ワークフロー管理のメリット
ワークフロー管理のメリットは、主に紙の保管や郵送コストの削減できることがメリットです。
さらに、属人化しやすい業務を可視化できるので業務改善が進み、担当者が変わったことによる業務クオリティの差も発生しません。
場所を問わずに申請業務や報告書の回覧が行えるのもメリットで、スピーディーに業務を進められるようになります。
ここからは、ワークフロー管理を行うことで得られるメリットを3つご紹介していきます。
紙の保管や郵送のコストを削減できる
稟議書や請求書、報告書といった紙が増えてしまうと、それだけで保管スペースにコストがかかってしまいます。
さらに、紛失しないように厳密な管理や定期的な確認も必要となり、人件費も発生します。
また、郵送による対応が必要となった際には、送料がかかるので、紙だとさまざまなコストがかかりがちです。
しかし、システム化できれば、紙での保管が必要なくクラウド上ですべて完結できます。
システムの導入にも利用料が発生しますが、紙代・インク代・保管スペース・郵送代に加え、非効率な作業時間を考慮すると、総合的にはコスト削減が見込めます。
属人化しやすい業務を可視化できる
属人化しやすい業務を可視化し改善することで、業務全体のクオリティを一定に保つことが可能です。
たとえば、申請書を作るとなると、いくつかルールを決めたとしても申請者によって書き方が異なるケースがあります。
申請書によって承認者が異なる際、申請者がルールを把握せずにいつもの承認者に提出してしまい、そのまま決裁されてしまうといった問題も起こりえます。
しかし、紙のワークフローを電子化することで、あらかじめ設定された承認ルート通りに申請書が回るため、申請者や承認者の判断によるミスは起こりません。
また、申請者が誤った申請書を提出していた場合でも、管理者はいつでも申請書を確認できるため、すぐに問題を指摘できます。
どこにいても申請・承認ができる
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットにてワークフロー管理ができれば、場所を問わずに申請業務や文書の閲覧を行えます。
紙での対応だと、報告書を作成したとしても出社しなければ提出・確認できず、テレワークだとわざわざ報告書提出のために出社する必要があります。
さらに、報告書を回覧する際には、社外にいる従業員への伝達が遅れてしまうといったこともありました。
しかし、ワークフロー管理によりどこにいても申請・承認ができるようになれば、テレワークや出張の際でもスムーズに対応できます。
ワークフロー管理のデメリット
ワークフロー管理はメリットも多いですが、システムの導入に時間とコストがかかるというデメリットがあります。
実際に、紙だと印刷・印刷用紙・文書の保管スペースといったコストがかかっていました。
しかし、これらのコストはかからないものの、初期費用や月額費用、導入や運用に関わる人件費といったコストがかかります。
また、紙に比べるとミスタイプや漢字の変換間違いといった誤入力が増えるといったデメリットもあります。
そのため、これらのデメリットを解決できるような製品をしっかりと見極めて選ばなければなりません。
システムの導入に時間とコストがかかる
実際に導入することで、業務効率化は進むものの、そもそもワークフローの量が少ない企業だと、かえってコストになるため注意が必要です。
ワークフロー管理を導入する際には、まずは自社の課題を洗い出し、どのような機能を持った製品が必要かを検討します。
その後、製品を比較したうえで導入開始となりますが、ここまでに時間や労務費といったコストが発生します。
さらに、初期費用や導入後にはランニングコストとして月額で1ユーザーあたり平均300円～500円ほどかかります。
そのため、ある程度のコストがかかることを念頭に、ワークフロー管理の検討をしましょう。
紙に比べると誤入力が増える
紙に比べると、キーボードでの入力となるのでミスタイプや入力忘れが起こりやすいというデメリットがあります。
実際に起こりやすいケースとしては、誤入力に気づかずにそのまま申請してしまい、差し戻しされたなんてことが起こりがちです。
さらに、人の名前を入力するとなると、似たような漢字も多く、入力ミスが発生することも多々あるでしょう。
ワークフロー管理の製品には、入力規則により必須項目の設定やあらかじめデータを登録しておくことで、プルダウンメニューから選べるものがあります。
誤入力を防止し、差し戻しといった手間を削減したいのであれば、入力規則やデータの呼び出しに対応した製品を選びましょう。
ワークフロー管理で効率化できる業務
ワークフロー管理で効率化できる業務は主に稟議書や報告書などとなり、業務に関する申請や文書の回覧を効率化できます。
さらに、残業や有休申請もワークフロー管理で電子化でき、見積書や請求書も電子化し、PDFとして出力もできます。
このように、ワークフロー管理なら上長に伺いを立てて承認をもらう文書や、報告書と行った回覧の必要となる文書の効率化におすすめです。
稟議書
稟議書は、物品の購入や契約締結時など、上長に伺いを立てて承認をもらう際に必要となる文書のことです。
申請者が稟議書を作成し、上長に承認をもらうために承認伺いを行うので、ワークフロー管理を利用することでスムーズに承認・決裁まで行えます。
また、稟議書は社内でよく利用されるもののため、一番にシステム化することで、より業務効率化が進みます。
従業員が慣れていない環境下でいきなりすべてを電子化してしまうと、問題が発生する可能性もあるため、まずは一部の文書から対応していきましょう。
報告書
報告書といってもさまざまですが、クレーム報告書や障害報告書から、見積書・請求書まで、社内で扱う文書のほとんどを電子化できます。
たとえば、ワークフロー管理でクレーム報告書を取り扱うことで、トラブル時の情報を管理できるようになり、次に活かしやすくなります。
また、ネット上で閲覧ができるので、テレワークや出張先にいる従業員にも、リアルタイムで情報伝達が可能です。
誰に伝えたのか、誰が見たかといったことも、閲覧履歴から確認できるので、見ていない従業員に催促もできます。
ワークフロー管理を選ぶ4つのポイント
ワークフロー管理を選ぶ際には、従業員にとって使いやすい機能か、自社の課題を解決できるのかといった点を確認しましょう。
申請書の作成なら、紙でのフォーマットがそのままシステム化できるものであれば、1から作成する手間が省けます。
また、テレワークへの対応や出張時でも、稟議書や報告書の確認をしたいのであれば、スマートフォンやタブレットで利用できることが重要です。
サポート体制についても、導入時だけでなく利用中にも継続して受けられるものであれば、トラブル時でも安心でしょう。
申請書の作成方法が簡単か
申請書の作成が簡単な製品であれば、導入後すぐにでもワークフロー管理を利用できるため、スムーズに活用できます。
製品の中には、エクセルで作成されたフォーマットをそのままインポートし、フォントや枠線などすべてをそのまま反映させられるものがあります。
また、雛形をすでに用意してある製品であれば、システム上で新たに作成する必要はありません。
1から作成する場合には、ボックスをドラッグアンドドロップするだけで作れるといった、視覚的に作りやすいのかで選んでみると良いでしょう。
承認経路の設定が柔軟にできるか
承認経路は、会社の運用方法によってさまざまとなるため、ある程度自由に設定できる製品のほうが安心です。
具体的には、文書によって承認ルートが異なる・金額が大きくなると承認ルートが異なったとしても、柔軟に設定できるかどうかを確認します。
実際に、10万円以内であれば上長からの承認だとしても、20万以上なら上長だけでなく部長や課長から承認をもらうこともあります。
そのため、どの程度自由に承認経路が設定できるのか、自社で設定したいルートに対応しているのか確認しておきましょう。
スマートフォンで利用できるか
ワークフロー管理の中には、スマートフォンやタブレットから申請や承認をできるものがあり、外出先でも確認がしやすくなっています。
営業職の場合、営業先から稟議書を送れるようになったり、進捗を確認できるようになったりするので、速やかに契約まで行えます。
稟議書がなかなか通らない場合、時間がかかりすぎてしまうと、お客様から辞退されることもあり、せっかくの商機を逃してしまうことがあります。
しかし、稟議書が速やかに締結されるようになれば、商機を逃すこともなく、しっかりと利益を追っていけます。
サポートが充実しているか
サポートの種類には、導入時のみや導入後のサポート、トラブル対応など種類があり、製品販売会社によって異なります。
そのため、導入に不安がある・導入後もサポートしてもらいたいのであれば、事前にしっかりと確認しておきましょう。
また、製品販売会社によっては、サポート方法がメールだけ・マニュアルだけのこともあります。
速やかに問題解決したいのであれば、電話サポートや訪問サポートが必要となるため、合わせて確認しておくことが大切です。
ワークフロー管理の導入で業務改善しよう
ワークフロー管理を行うことで、紙の保管コストが削減でき、属人化しやすい業務を可視化して改善を行えるようになります。
そして、インターネットさえあれば、どこでも申請・承認できるようになるため、テレワークや営業職だとしても、出社せずに対応できます。
ただし、ワークフロー管理の製品は数多く発売されており、製品によって実際の使い勝手が異なるので、自社の課題を解決できる製品を選びましょう。
弊社の提供するmanage ワークフローでは、エクセルで作成したフォーマットをそのまま取り込むことが可能です。
さらに、あらゆる申請書の雛形を用意しており、1から作成するのであれば項目をブロックのドラッグアンドドロップで簡単に作成もできます。
また、スマートフォンやタブレットからもワークフロー管理を行うことができるため、自社の課題解決としてご利用いただけます。
無料トライアルをご用意していますので、まずは操作感や使い勝手を知りたいという方は、お気軽にご相談ください。
