ワークフローシステムの導入で後悔しないための5つのステップ

ワークフローシステムを導入したいけど、自社に合うシステムがわからずに、つい後回しにしてしまう方も多いのではないでしょうか。
ワークフローシステムを導入する際の失敗例としては、自社のフローに適していなかったり、操作が難しくてかえって不便になったりすることがあります。
さらに、既存の文書フォーマットやシステムと連携できず、手動でデータ入力をしなくてはいけないなんてことも起こりがちです。
本記事では、ワークフローシステムの導入ステップと、実際の失敗事例や製品の選び方について詳しくご紹介します。

ワークフローシステムを導入するために必要な5つのステップ

ワークフローシステムを失敗せずに導入するためには、5つのステップを踏む必要があります。
目的の明確化・システム化する文書の選定・業務フローの見直しといったものから、導入担当者の選定・各社のワークフローシステムの比較などです。
これらのステップを踏むことで、本当に必要な機能が明確になり、失敗せずにワークフローシステムを導入できます。
ここからは、各ステップについて詳しくご紹介していますので、ぜひ導入前の参考にしてみてください。

STEP.1ワークフローシステムを導入する目的を明確にする

ワークフローシステムの導入目的を明確にすることで、選定時に最適なシステムを絞り込みやすくなります。
例えば、紙やエクセルで管理している稟議書を電子化したいのであれば、既存のフォーマットを取り込める機能があるものから選ぶとよいでしょう。
もし会社にいなくても申請や承認を行いたいのであれば、スマホ・タブレットでも利用できる製品から選ぶようにしてください。
ワークフローシステムは、それぞれのシステムごとにさまざまな機能が搭載されているので、まずは導入目的を明確にすることから始めてみましょう。

STEP.2システム化したい申請書をピックアップする

いきなり全ての申請書をシステム化してしまうと、作業量が多くなってしまい、社員が対応しきれない可能性があります。
また、新しいシステムを導入する際には、マニュアルの整備やルール設定もしていかなくてはいけません。
もし、マニュアルやルールが正しく定まっていないうちに導入してしまうと、問題が発生しやすくなり、重大なミスが発生することもあります。
そのため、利用頻度の多い稟議書などの文書から少しずつシステム化するようにしましょう。

STEP.3事前に業務フローが問題ないか見直しておく

稟議書の項目や承認フローにおいて、効率化できる部分がないか見直しをすることで、よりワークフローシステムを効果的に活用できます。
これまでは紙やエクセルを使って申請書を作成していた場合、システム化することで不要になる項目もあります。
例えば、ワークフローシステムでは項目に直接入力はせず、選択式や自動でデータが入力されるように設定が可能です。
システム化する申請書に合わせて、よりシステムの利用者が活用しやすいように業務フローの見直しを行いましょう。

STEP.4システムの導入・設定を行う担当者を決めておく

システムの導入完了までにはおよそ3ヶ月かかるため、スムーズに導入できるよう、打ち合わせや初期設定を行う担当者を決めておきましょう。
導入の際は、総務部の担当者だけでよいのか、それとも情シスにも協力を要請するのかでスケジュールが変わってくるので、事前の担当者決めは大切です。
また、システムを導入したあとは、 社員から操作方法を質問される 可能性があるので、誰が対応するのかも決めおくことをおすすめします。
運用中にはメンテナンスが必要になることもあるので、長期的に担当できる社員を決めておくようにしてください。

STEP.5各社のワークフローシステムを比較する

事前整理が終わったら、要件にあったワークフローシステムを比較していきます。
いくつかシステムの候補を絞り込んだら、実際に資料請求をして、営業担当に疑問を直接質問するのがおすすめです。
質問の際には、実際にどのような機能を使いたいのか、どういう目的で導入を検討しているのかを伝えるとスムーズに回答をもらえます。
もし、無料トライアルが利用できるなら、実際の操作感や機能性なども事前にチェックしておくと安心でしょう。

ワークフローシステムの導入でよくある失敗事例

導入予定のワークフローシステムの機能について詳しく調べておかないと、自社の運用フローに合わなかったなんてことが起こりがちです。
さらに、機能が多すぎるせいでシステムの操作が難しく、 管理者だけでなく実際に利用する社員が操作できない なんてこともあります。
また、他のシステムと連携させて利用する場合でも、ワークフローシステムが対応していないとデータを手動で入力しなくてはいけません。
ここからは、ワークフローシステムの導入でよくある失敗例についてご紹介しますので、ぜひ導入前の参考にしてください。

事例①実際に導入してみたら自社の運用フローに適していなかった

人気製品だから、安いからといった基準でワークフローシステムを選んでしまうと、思っていたような機能が搭載されていないことがあります。
例えば、すでに使用していた文章のフォーマットをそのまま使いたいのに、システム側に取り込み機能がなかったなどです。
さらに、外出先でも利用したかったのに、スマホやタブレットに対応していなかったといった失敗もあります。
導入で躓いてしまうと運用するまでに余計な時間とコストがかかってしまうので、自社の運用フローに合っているか必ず確認しましょう。

事例②自由度が高すぎてシステムの操作方法を覚えられない

欲しい機能が搭載されているからと試験運用せずに導入した場合、自由度が高すぎてシステムの操作方法を覚えられないことがあります。
ワークフローシステムの文書作成や承認ルートの設定だけで時間を費やしてしまっては、システム化しても非効率的です。
さらに、ワークフローシステムの自由度が高いと、あれこれと設定できるメリットはありますが、かえって社員の負担は増えてしまいます。
実際に無料トライアルを活用して、機能要件だけでなく操作性も使いやすいかしっかりとチェックしましょう。

事例③既存のシステムと連携できず手動でデータ入力することになった

ワークフローシステムによっては連携できるシステムが異なるため、導入しても手動でデータ入力することになってしまいます。
例えば、電子契約システムとワークフローシステムを連携させることで、社内稟議から取引先との契約までの業務を自動化できます。
ただし、ワークフローシステム側が既存のシステムとの連携に対応していない場合、データ入力や契約書の添付を手動で行わなくてはいけません。
ワークフローシステムをより効率的に利用したいのであれば、既存のシステムと連携が取れるかまで確認してみてください。

ワークフローシステムを選ぶときのチェックポイント

ワークフローシステムを選ぶ際には、管理者と申請者の双方が利用しやすい機能があるかをチェックするようにしてください。
例えば、申請書の作成では、既存の稟議書がそのまま電子化できる機能が搭載されているのかを確認します。
また、申請者向けの機能であれば、以前作成した稟議書を再利用できる機能が搭載されていると、申請書を作成するときの手間が省けます。
ここからは、管理者向け・申請者向けの機能について詳しくご紹介していきます。

【管理者向けの機能】申請書の作成機能

まずは、今の稟議書のフォーマットをそのまま電子化できるか確認するために、申請書の作成機能をチェックしておきましょう。
具体的には、エクセルで作られている申請書をワークフローシステムに取り込み、そのまま電子化できるものです。
この機能があれば、稟議書のフォーマットを変えたい場合でも、エクセルを編集して変更後のフォーマットをシステムに取り込むだけで済みます。
そのため、わざわざワークフローシステムの フォーム設定の操作を覚えなくていい のはメリットです。

また、ワークフローシステムによっては、事前に稟議書や異動届などのフォームがテンプレートとして用意されている場合があります。
テンプレートを利用することで、1から作るのではなく、一部を編集するだけで申請書を作成することも可能です。

【管理者向けの機能】承認経路の設定機能

承認経路の設定は、最初に設定したら終わりではなく、状況に応じて承認ルートの変更を行う場合があります。
例えば、「今後3万円以下は稟議不要とする」というように、社内ルールが変わった場合には、承認ルートを再設定しなければいけません。
そのため、理想の承認ルートが設定できるか、使いやすさは十分かの両方を見る必要があります。
また、承認ルートを変更した際に担当者にメール通知がいく機能が搭載されていれば、変更があっても見逃すことはありません。

【申請者向けの機能】入力補助機能

入力補助機能とは、プルダウンでの選択式や、カレンダー機能、数字の自動計算など、申請者が間違えることなく、入力の手間も省ける機能です。
日々の申請において効率化できるのはもちろん、ミスの防止にもつながるので、業務のクオリティアップにもつながります。
具体的には、「日付を間違えたせいで再度申請・承認を得ないといけなくなった」というような無駄を減らせます。
申請に慣れていない社員でも扱いやすいように設定することで、よりスムーズに業務を進めることが可能です。

【申請者向けの機能】申請書の再利用機能

過去に出した申請書を参照し、項目や入力内容をそのまま再利用できる機能です。
稟議書を出すとき、基本的には出す内容はパターン化されることが多いので、再利用できると申請の手間を減らせます。
月・年単位で契約更新するようなツールやウイルスソフトなどのライセンスであれば、申請書の内容は殆ど変わりません。
担当社員が変わってしまった場合でも、申請書の再利用ができれば、契約内容を1から確認する手間がかからなくなります。

ワークフローシステムを導入するときは必ず相見積もりをしよう

ワークフローシステムを導入する際には、人気商品だから、実績が豊富だからといった理由で選ばないようにしましょう。
自社の運用フローに合っていないシステムや独自の操作を覚えなければいけないシステムの場合、活用が難しくなります。
導入する前には必ず利用目的を明確にし、自社に合ったワークフローシステムか見極めるために、 複数社から相見積もりを取る ようにしましょう。

株式会社COELでは、エクセルの申請書をシステムに取り込める機能を搭載した、ワークフローシステムを提供しています。
さらに、承認ルートは幅広く対応しており、途中のルート変更の際にも担当者へメール通知が行くように設定可能です。
また、各種クラウドサービスとの連携にも対応しています。
社内申請から電子契約までの業務を自動化させたり、電子帳簿保存法に対応したシステムにデータを自動保存させたりすることが可能です。
30日間無料のトライアルも行っておりますので、ぜひお問い合わせください。

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柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

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