ワークフローシステムの導入効果は？解決できる課題と活用例を徹底解説

ワークフローシステムの導入で、業務の効率化が進み、申請・承認業務の時間を大幅に短縮できます。
フォーマットはシステム上で管理ができるので、申請者はわざわざ探す手間を省くことができ、スムーズに申請可能です。
さらに、スマートフォンやタブレットにも対応しているなら、従業員の働き方に関わらず、申請・承認作業ができます。
本記事では、ワークフローシステムの導入効果とともに、課題や解決策まで幅広く解説していきます。

そもそもワークフローとは？

ワークフローとは、業務における一連のやり取りの流れのことを指しています。
具体的には、物品の購入をする際、購入申請を出して承認されれば購入できるといった流れのことです。
部署内だけではなく、時には部門をまたいで組織全体で行われることもあり、ワークフローの範囲はとても広くなっています。
また、業務を行ううえで必要な流れをシステム化し、業務効率化を進められるような製品も販売されています。

ワークフローとワークフローシステムの違い

ワークフローとは、業務のやり取りの流れを指しており、物品の購入や残業・有給の許可をもらうといった一連の業務のことです。
一方、ワークフローシステムとは、申請書や承認の流れをネット上でできるシステムのことを指していますが、「ワークフロー」と省略して使われる場合もあります。

エクセルや紙で行っている申請・承認作業だと、手作業による手間が発生しますが、システム化してしまえば業務効率化が進みます。
そのため、業務効率化を進める目的として、多くの企業でワークフローシステムの導入が進められています。

ワークフローシステムで電子化できる申請書

たとえば、稟議書や見積書、請求書は、業務を行ううえで扱う頻度が多いものですので、システム化できると効率化につながります。
また、残業申請や有給申請、経費申請の場合も、従業員だけで完結するのではなく、上長から承認をもらう必要があるため、システムにより効率化が可能です。
ただし、残業や経費申請などは申請・承認だけで完結するものではないため、勤怠や経費精算システムと連携することで、組織のDX化を進められるでしょう。

ワークフローシステムの導入効果

ワークフローシステムの導入により、紙やエクセルで行っていた業務の多くが自動化されるので、業務効率化が進みます。
フォーマットはシステム上で管理でき、従業員は申請のたびに最新のものがどこにあるかと探す手間がなくなります。
さらに、インターネットがあればどこでも利用できるので、出張先でも問題なく申請や承認作業ができるのも魅力です。
このように、申請業務をシステム化することにより、今までボトルネックとなっていた課題が解決しやすくなります。

最新のフォーマットがすぐにわかる

ワークフローシステムであれば、常にフォーマットは最新のものが表示されるので、従業員は申請書を間違えることはありません。
Excelだと、最新フォーマットの保管場所がわかりにくく、新旧のフォーマットが混同してしまい、間違えて申請してしまうことがあります。
しかし、システムに保管されていれば、申請書を立ち上げたときに常に最新のフォーマットになるので、ファイルを探したり、項目を確認したりする必要はありません。

自宅や外出先でも申請・承認できる

インターネットがあれば、自宅や外出先でも申請や承認ができるので、働き方を問わずに利用できます。
紙の場合は、直接手渡ししなければいけないため、出社しているときしか申請・承認作業ができないというデメリットがあります。
しかし、ネットに繋がっていれば自宅や外出先でも申請・承認ができ、スマホ対応しているシステムなら、移動時にも利用できるので便利です。

承認ルートを間違えるリスクがない

事前に承認ルールを設定しておけば、申請時には自動でルート設定されるので、間違った承認者に送ることはありません。
会社によっては、申請書や内容によって承認者が違う場合があり、ルールを申請者がわかっていないと、誤って承認依頼を出してしまう可能性があります。
また、承認する立場の人は上司の場合が多く、多忙によってしっかり内容をチェックせずに間違えに気づかずに承認してしまうケースは起こりがちです。
このとき、ワークフローシステムなら、申請書や申請内容に応じて事前に承認ルートを設定しておくことで、属人的な判断を防げます。

承認依頼が来たらメール通知ができる

承認依頼が来たときには、メール通知が届くので、承認忘れをしてしまう心配はありません。
紙やExcelの場合、多忙なタイミングで申請書を受け取ると、つい忘れてしまったりメールが埋もれて気づいていなかったりします。

しかし、システム化することで、承認依頼が来たタイミングでのメール通知や、承認せずに一定期間が経過した場合はリマインド通知を送ることも可能です。
システムによっては、チャットツールと連携することで承認依頼を飛ばすことも可能なため、メールよりも通知に気づきやすいメリットがあります。

過去の申請書をカンタンに再利用できる

ワークフローシステムであれば、過去の申請書もデータとして残せるので、見たいときに引き出して参考にしながら申請書の作成ができます。
年に1回といった、たまにしか申請しないような申請書は、「前回どうやって記入したのか？」と迷うことがあります。
たとえば、システムやツールの年間利用を更新する場合などは、1年に1回しか申請しないため、記載内容が覚えていないことも多いでしょう。

紙やExcelの場合は、前回の申請をフォーマットとして個人的に保管しなければなりませんが、システムなら個人保管は不要です。
さらに、申請書の内容や日付、申請者を絞り込んで過去の申請書を簡単に検索できるため、非常に手軽です。
ワンクリックで再利用申請ができるので、日付や金額など必要な部分だけを一部変更するだけで申請できるため、業務効率化が進みます。

入力ミスや漏れをシステムの設定で防げる

入力項目をプルダウンメニューに設定したり、入力規則を設定したりできるので、入力ミスや漏れを事前に防げます。
申請時に、入力ミスや金額の計算ミスなどがあった場合、もう一度作り直す必要があり、スムーズに申請ができません。

さらに、紙やExcelの申請で、すでに複数人が承認した後に気づいた場合は、もう一度最初から承認を得る必要があります。
紙の場合は、たったひとつのミスでその他の内容も書き直さなければいけないことがあり、非常に非効率です。

しかし、ワークフローシステムなら、よくある申請漏れは「必須項目」として設定することで、未入力なら申請できないように制限をかけられます。
金額の入力は自動計算でき、ドロップダウンリストを作成することで選択式にすることも可能です。

ワークフローシステムを導入する前にすべきこと

ワークフローシステムの導入前には、まずは社内でどのような手間が発生しているのかを確認し、ルールの見直しを行いましょう。
ルールの見直しができれば、実際にどのような課題を持っているかが明確になるので、改善点を優先度ごとに解消していくようにします。
また、実際にワークフローシステムを探すのであれば、3社以上で見積もりを取るようにして、しっかりと比較検討することが重要です。
ここでは、ワークフローシステムの導入前にするべきことについて、詳しく解説していきます。

社内ルールの無駄を見直す

ワークフローシステムをいきなり導入しても、エクセルや紙でのワークフローとは操作や流れが異なるので、まずは社内ルールの見直しをしていきます。
このとき、いきなりシステムの方で承認経路を設定するのではなく、まずは申請書ごとにどのような経路で承認を得るべきか改めて見直しましょう。
そして、申請の流れに無駄がないかチェックしてから、システムの設定をしていきます。

また、事前に設定すれば金額に応じて承認ルートを変更できるため、金額ごとの承認者を決めるのもおすすめです。
さらに、すでにエクセルでフォーマットを作成しているのであれば、本当に入力が必要かどうかも確認し、手間を省けるような運用ルールにしましょう。

自社の課題を明確にする

自社の課題を明確にできれば、必要な機能を搭載したワークフローシステムを探せるのでより効果的に業務改善ができます。
機能が多すぎるシステムだと、便利に見えてもあまり活用できなければコストばかりかかってしまいます。
さらに、多機能すぎて使いこなせないこともあるので、自社にとって必要な機能が充実しているかどうかが重要です。
まずは、ワークフローシステムを導入して解決したい課題を見つけるようにし、必要な機能を搭載した、使いやすいシステムを選びましょう。

3社以上で相見積もりを取る

相見積もりを取るのであれば、できるだけ3社以上から取得し、しっかりと自社に合った製品を見極めるようにしましょう。
もし、1社だけで選んでしまうと、もっと他の製品を比較してから選べばよかったと公開することが多々あります。
また、2社の場合だと、選択が二択になるので正しく検討できるとはいえません。
そのため、3社以上から見積もりを取ることで、しっかりと製品の善し悪しを判断でき、自社にとって最適な製品を選べます。

ワークフローシステムの導入は働き方改革の第一歩になる

ワークフローシステムの導入は、働き方改革の実現ができるため、時代に合わせて業務改善を行えます。
手作業の業務を自動化し、働く場所を問わずに申請・承認作業ができれば、少子化による人手不足や多様化する働き方に対応できます。
そのため、まずは自社の課題を洗い出し、不要な機能がなく、従業員全員の使いやすい製品を選ぶようにしましょう。

manage ワークフローでは、エクセルのフォーマットをそのままシステムに取り込むことで、すぐに申請を始められます。
表の枠線から文字色まで、全てが反映されるので、システムに慣れていなくても簡単に操作可能です。
さらに、スマホでも閲覧ができるため、出張先でも申請状況の確認ができ、業務効率化が進みます。
無料トライアルをご用意していますので、まずはシステムについて知りたいという方は、ぜひお問い合わせください。

The following two tabs change content below.

• この記事を書いた人
• 最新の記事

柏倉優

Webマーケティングの経験を経て、2021年6月に株式会社ITCSへ入社。 記事の企画・執筆・デザイン・アクセス解析まで幅広く担当。 皆さんに「それが知りたかった！」と思ってもらえるような情報を提供できるよう、日々勉強しています。

最新記事 by 柏倉優 (全て見る)