手作業主体の勤怠締処理を見直して業務効率化を実現
勤怠情報のタイムリーな集計・共有で残業に対する意識を改革

導入経緯

– 導入前の課題および導入検討に至るまでの経緯について教えていただけますか？
当時、社員の勤怠管理は紙主体で行われており、業務の多くを手作業で行っていました。日々の勤務時間や休暇情報は紙の出勤簿に各自で手書きしており、締日になると上長が自分の部下の分をまとめて回収して管理セクションへ提出していました。それを管理セクションで一枚ずつ給与システム(給与奉行)に手作業で打ち込んだ後で給与計算処理を行い、給与計算が完了したらプリンターで給与明細を印刷して封筒に一枚ずつ封入して配布していました。

このような手作業主体の業務フローは締処理時の作業負荷が高く、どれだけ注意して対応してもヒューマンエラーのリスクが残るため、なんとかこれを改善できないかと考えていました。
また、紙の出勤簿では、月末に回収して集計するまで各社員の勤怠状況を把握することが難しく、残業や休日出勤が多い社員へのフォローが後手になりがちでした。こうした課題を改善できるソリューションが無いかと検討を始めました。

– 手作業による締処理にはどれくらいの時間がかかっていましたか？
2人で丸2日かかっていました。給与処理は完了させなければいけない期限が決まっているのですが、出勤簿が提出期限になっても揃わないことも多々あり、常に時間に追われて処理を行っていた印象がありますね。

manage選定のポイント

– 業務ワークフローソリューションは各社から様々な製品が出ていますが、「manage」を選定したポイントを教えていただけますか？
一つめのポイントは、アラート機能によってシステムから人への情報のプッシュがあるところですね。例えば残業時間の基準値を予め指定しておくと、その時間に達した時に本人および上長にアラート通知をしてくれますので、上長はそれをきっかけに対策をとることができます。このアラート機能により、上長は普段から部下の勤怠状況を注視せずとも、必要な時に必要な対策をとれるようになるのが良いですね。

二つめのポイントは、業務システムとの親和性ですね。当社は業務システムに奉行シリーズを利用しているのですが、manageは標準機能で奉行シリーズとの連携設定が用意されており、多くのユーザーで奉行と連携して運用されている実績があり信頼できました。

また、連携する奉行も給与・勘定・人事とラインナップも豊富で、それぞれがモジュール化されているため、運用状況に合わせて必要な機能を必要な時に拡張していけることも良かったです。
当社の場合、初めにmanage 勤怠を導入し、運用が軌道に乗った後でmanage 給与賞与明細とmanage 人事を追加で導入しましたが、現場も混乱することなくスムーズに稼働させることができました。

導入効果と今後の展望

– 「manage」導入によって業務がどのように変わったか教えて頂けますか？
管理セクションとしては、勤怠締処理時の作業負担が大幅に減りましたね。手作業がほとんど無くなったこと、特に検算やデータ打ち込み、給与明細の印刷配布といった単純ですが慎重に対応しなくてはならず時間がかかる作業が無くなったことが大きいです。そうして空いた時間をより戦略的な業務に充てられるようになりました。

会社全体では、勤怠情報が見える化されたことで、勤怠管理に対する意識が高まりました。今までは月の残業時間合計は締後に集計するまで分からない状態でしたが、manageで月中でもリアルタイムで把握できるようになったことやアラート機能の効果もあって、残業が多い傾向の社員を早めに見つけて対策をとることができるようになり、残業の抑制につながっています。特に、深夜残業や休出残業は大きく減りました。

また、manage 人事で人事情報も共有し公開することで、社員は会社で自分のどのような情報が管理されているかを知ることができ、差異があれば訂正や追加を行うことができるようになりました。そうして会社の人事情報データベースの精度が上がっていき、そのデータベースを利用して新たな人事戦略を考える、といった良いサイクルが生まれています。
今やmanageは私の右腕と言って良いくらい活躍しています。もうmanage無しの業務は考えられないですね。

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