manageの機能にシステム開発のプロも納得。
属人的な業務からの脱却と驚異的な効率化を実現。

株式会社アール

地域：関東/　業種：IT・通信/　従業員規模：〜30名
導入サービス : 勤怠、工数

【お話をお伺いした方】
代表取締役社長/松谷氏
社長秘書/島田氏

導入前の課題	エクセル管理による属人的な勤怠集計作業からの脱却勤怠管理の精度向上と集計作業の効率化
導入後の効果	属人的な作業から解放、煩わしい作業が減少し引き継ぎも容易不正な時間申請や申請モレの削減、勤怠の集計作業が大幅に効率化

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属人的な作業から脱却し次世代に繋ぎたい思いから導入を検討

−manage導入のきっかけを教えてください。
島田様：当社は、何年も前から裁量労働制や加給制などの勤務体系を導入していたため、勤怠管理が複雑化していましたが、エクセルで管理・集計をしていたので、チェックや不備の修正にかなりの時間がかかっていました。また、以前は人事担当者がおりましたが、今は社長秘書である私が人事・総務・法務などの管理系の業務を兼務し、勤怠の集計や給与計算もひとりで行っていますので、属人的な作業になっていました。もちろん、その状態でも続けられましたが、会社のことを考えると、「次世代のために属人的な作業から抜け出さなければ」そんな思いが強くなって、システム導入を検討することにしました。

松谷様：システム開発をやっていながら、当社向けの勤怠管理システムは自社では作れなかった。私がこの会社を創る前ですから二十数年前になりますが、24時間稼働していて多種多様な勤務形態のある企業の勤怠システムをスクラッチで作った経験があるんですよ。開発費は億単位でしたね。システムはなんとか完成させましたが、その時はほんとうに苦労しましたから、勤怠システムの開発の難しさは誰よりも分かっています。ですので、低コストで当社に合うクラウドシステムはまだないだろうなと思いながら、ずっと探していました。

−どのような課題をお持ちでしたか？
島田様：以前は、社員の入力するエクセルの作業報告書を提出してもらっていましたので、正確な時間が入力されてなかったり、遅刻の申請モレもありましたね。また、今はモバイルFeliCaで出退勤管理をしていますが、当時は打刻式のタイムカードでしたので、作業報告書との照合作業にかなりの時間がかかっていました。その上、アウトソーシングしていた時の業者さんがPCA給与に取り込むためのツールを作成してくれたのですが、特別休暇が反映されない、残業時間がうまく集計されない等、バグがたくさんありましたので、勤怠を締めるのにかなりの時間が必要でした。今は、そのアナログ作業から解放されて、たいへん感謝しています。

プレゼンが決め手、manageの機能とコストに納得

−システムを選定する際に重視された点を教えてください。
島田様：何をおいても、当社の複雑化した勤怠管理がシステムで実現できるかが重要なポイントでしたね。例えば、社員がシフト明けに継続して勤務した場合、残業なのか休日出勤なのかなどの処理がエクセルでは随分苦労していましたので、最初に設定してしまえばすべて自動的に計算してくれるシステムが理想でした。あとは値段ですね。他社と見比べましたが、クラウドで１ユーザーあたりのコストを見比べてみても、manageはお手頃な値段でしたし、いろいろなことが実現できるので高いとは思いませんでしたね。

−manage選定の決め手となったポイントを教えてください。
島田様：様々な展示会に積極的に足を運んで何社も説明をお聞きし、最終的には2社同時にお越しいただいて、プレゼンとデモを行ってもらいました。manageの機能は、当社の要望をほぼ満たしておりましたし、 COELの営業さんが自社のシステムをすごく理解されていて、こちらの細かな質問に対して、できるできないをその場で即答してくださいましたので、とても安心感がありましたね。この会社ならお願いして大丈夫だと思いました。

松谷様：だいたいの営業マンは、何でもできますと言うんですよ（笑）。実は、もう1社さんは、その場でギブアップされました。COELさんのお話を聞いていて「すごいな、manageはこんなことができるんだ」と感心してましたよ。自分もシステム開発をしていますので営業マンの嘘は見抜けますし、設計の構造もしっかりしていたので、これだったら大丈夫だと確信しました。

属人的な業務から解放、勤怠の集計作業が大幅に効率化

−manageの導入によって業務はどのように変わりましたか？
島田様：何よりも、属人的な業務から解放されてほっとしました。manageから給与システムへの取り込み後にアナログ作業が残っていますが、社内マニュアルを作成しましたし、他はすべて設定通りに処理されますので、煩わしい作業がなくなりました。私にとっても会社にとっても大きな変化です。これで将来、人事担当が入っても問題なく引き継げますね。

−導入後の効果はいかがでしたか？
島田様：なんといっても、給与を締めるまでの時間が大幅に短縮されましたね。システム導入前は、勤怠の集計を開始して給与を締めるまでに2～3日もかかっていましたが、今では、たった1日で勤怠の集計と給与の締めができるようになりました。これは驚異的な効率化ですよね。manageは、設定さえしてしまえば特別休暇なども全て自動で反映してくれますし、残業時間も間違いなく集計してくれますので、ほんとうに助かっています。ただ、システムを導入して便利になっても、毎月、勤務表を期限通りに提出してくれない社員がいます。システムだけでは、なかなかルールは徹底できませんね。ここだけは、地道に注意するしかないと思っています。