業務効率向上とペーパーレスを実現 
全社DXを推進する上で必要な機能が揃っていた 

創業80年を超える歴史を持つ振興電気株式会社は、住宅から公共施設に至るまで、建築物の電気設備工事を幅広く手がける企業です。国内に6拠点、海外に1拠点を構え、社会インフラの構築を担うエキスパートとして事業を展開しています。 各拠点の労務管理や経理を取りまとめる総務部長 兼 社長室長の勝俣様、総務部 課長の冨倉様、総務部の島崎様に、manage導入のきっかけや導入効果について伺いました。

中期経営計画で全社DXを掲げ、アナログ業務の改革に着手 

－まず、導入の経緯を教えてください。

勝俣様：2021年に中期経営計画を策定し、その中で「DX」および「ペーパーレス」の推進による業務効率改善を大きなテーマの一つとして掲げました。同時に、各テーマの企画・実行を主導するプロジェクトを立ち上げ、私と冨倉、島崎がDX推進プロジェクトメンバーの一員として各部門から選抜されたメンバーとともに活動を続けてきました。 

冨倉様：業務効率改善のためにも、アナログ作業のデジタル化が最重要事項でした。そこでまずは、課題が多かった経費精算業務のペーパーレスを実現できるシステムを探すことになりました。いくつかシステムを比較検討する中で出会ったのがmanageでした。 
当初は経費精算でのみ利用するつもりでしたが、勤怠管理や工数管理もできると知り、社内で「このタイミングでシステムを一元管理できるようになるとよいのでは」という話に。こうして、現在はmanageでバックオフィスに関する業務管理のほとんどを行っています。 

－経費精算や勤怠管理に関して、どのような課題を抱えていましたか？  

冨倉様：当社は、住宅をはじめとするあらゆる建築物の電気設備工事を手がける企業です。経費精算は、各建設現場で毎日のように発生します。 
経費精算の申請には、上長や支店長の承認が必要となります。現場の施工管理を担当する社員は基本的に直行直帰のため、かかった経費を紙の書類に記録し、各支店に出社したタイミングで提出してもらっていました。そのため、実際に立て替えが発生した日から精算されるまで、かなりの日数がかかってしまっていました。 
勤怠管理に関しては、2019年頃から別会社のシステムを利用していました。使い勝手の面で不満はなかったものの、各建設現場での工事に関わる工数や経費管理という、業界特有で発生する管理業務には対応しておらず、その点で物足りなさを感じていました。そのため、勤怠管理システムからCSVデータを出力してExcelに転記し、別途管理する必要があったのですが、データ量が膨大なために変換に時間がかかる点は大きな悩みでしたね。 

3日かかっていた経費精算の申請から承認が最短半日に短縮 

－導入後に感じた効果やメリットはいかがでしょうか？

冨倉様：「manage 経費」の導入によって、全社員の経費精算が現場にいながらリアルタイムで申請できるようになりました。現場の上長も、申請の通知が来たらすぐに内容の確認と承認ができます。これまで3日以上かかっていた経費精算の申請から承認までのスピードが、最短で半日で済むようになったのです。ペーパーレスで、これほどまでに作業効率が向上するのかと驚きましたね。管理部門宛てには、最大で月300件ほどの申請書が来ていたため、コピー用紙の使用量も大幅に減りました。

島崎様：manage導入前は、精算を振り込みではなく現金で行っていたため、現金の用意や社員に渡すまでの管理などの手間もかかっていました。ペーパーレスが実現したことによって、現金のやり取りを行う際に起こりうる紛失や盗難などのリスクを防ぐことができ、セキュリティ向上にもつながりました。 

冨倉様：「manage 経費」でも、各拠点から「勤怠データの取りまとめが驚くほど楽になった」と声があがっています。また、建設業では2024年より時間外労働の上限規制が適用開始となりますが「manage 勤怠」は最新の法令対応もしっかりとカバーしているので助かっています。 

システムの統合運用は、現場の社員にもメリットが大きい 

－「manage 経費」および「manage 勤怠」の導入後、他の機能も導入いただいています。

冨倉様：以前から、紙の書類を用いる他の業務も、システムによる一元管理ができればさらに業務効率が向上するはずだという思いはありました。 
そこから、各種申請を簡単に行える「ワークフロー」機能と、社内における情報共有を目的とした回覧板システムやスケジューラなどを利用できる「グループウェア」機能の利用につながりました。 

島崎様：各支店や建設現場で働く社員にとっても、システムの一元管理は大きなメリットがあります。以前は、経費申請などの社内申請は紙で行い、勤怠の入力はシステム上で行っていました。作業によって申請方法や手段が異なるため、現場で混乱を招いていました。 
それが現在ではmanageによって、複数の申請や事務処理をスムーズに行えるようになりました。経費精算を行う際に、勤怠の打刻漏れやその他の申請漏れにも気づきやすくなり、一つのシステムに機能がまとまっている利便性を大いに感じています。 

冨倉様：私たち総務部のメンバーは、常にmanageの画面を開いたまま勤務しています。どのような申請が来ても、同じシステム内ですぐに内容を確認しにいけるので非常に便利です。 
中期経営計画で「DX・ペーパーレス推進」を掲げた中で、当社が解決したいと考えていた課題とmanageで実現できることがぴったりとマッチングした感覚があります。全社DXを推進する上で必要な機能が一通り提供されており、とても頼もしいシステムです。 

運用イメージを固めたことでスムーズな導入につながった

－manageの導入にあたって、大変だったことはありますか？

冨倉様：自社に合わせた細かな運用の点で、工夫が必要な場面はありました。「manage 経費」の仕訳データを支店ごとに分けて抽出したり、建設現場で勤務する社員に合わせた勤務体系を「manage 勤怠」上で設定したりするにはどうしたらよいか、などの相談を導入支援の担当者やサポートチームにさせていただきました。皆さんには常に迅速かつ的確な回答とアドバイスをいただき、感謝しています。 
また、導入前にはデモ画面を使わせていただき、当社としての要望を実現できるか検証したうえで正式導入を決めたため、そこまで困る場面もありませんでしたね。「manageのこの機能を使って、このようなことを実現したい」という運用イメージを定めて導入できたことが、スムーズな運用開始につながったと思います。 

－バックオフィス業務における今後の展望をお聞かせください。

冨倉様：今後は「全社的な書類のフォーマット統一化」を目指します。 
現在は「ワークフロー」機能を活用して各種申請業務のペーパーレス化を推進していますが、まだ紙の書類でやり取りしているものも残っています。加えて、同じ申請内容でも支店ごとに微妙にフォーマットが異なり、内容の確認や管理が煩雑になっているという課題を前々から抱えていました。 
その統一化を早期に完了したいと考えています。実現すれば、さらなる作業効率にもつながるはずです。これからもmanageを最大限に活用していきたいですね。 

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振興電気株式会社
創業：1938年