「紙運用は絶対にやめる！」
１つのシステムでまとめてペーパーレス

タキロンシーアイプラス株式会社

地域：関東
業種：卸売業（建築資材）
従業員規模：100名（2023年8月現在）
導入サービス : manage 勤怠,manage 経費,manage 債権債務申請,manage 給与明細,manage ワークフロー

導入前の課題	働き方改革に対応しているクラウドシステムを探していた紙ベースの経費精算で、ハンコや手書きなどの手間が発生
導入後の効果	ペーパーレス化により環境変化にも柔軟に対応残業時間を可視化でき、働きすぎやサービス残業を抑制あらゆる業務を１つのシステムで実現

タキロンシーアイプラス株式会社は、安全で快適な生活を維持するための建築資材や管工機材の提供により、住宅や公共施設を支援し続けている企業です。今回は、manage導入のきっかけや導入効果について、常務取締役総務部長の平尾様、総務部主任の渕川様、総務部主任の髙木様にお話を伺いしました。

紙の業務からの脱却と業務システムの統合運用

－導入のきっかけを教えてください。

高木様：以前は、親会社のタキロンシーアイ株式会社が所有していた勤怠システムを一緒に使っていましたが、保守が切れるタイミングでシステムを継続利用しないことが決まりました。同じ製品の見積もりを取ったら非常に高額だったので、新しいシステムを探そうという事になりました。
働き方改革に関する展示会に足を運び、何となくロゴやデザインにひかれてmanageのブースに入りました。まず、画面がすごく見やすく、誰でも使いやすいように感じました。私の入社当時からアナログな業務がたくさんあって、紙の文化が散見していました。業務効率化のためにはどうしても紙での運用をやめたかったので、manageでは勤怠管理だけでなく経費精算もその他の色々なアプリも用意されていると知り導入を決めました。

－従業員の反応はいかがでしたか？

高木様：紙に慣れている会社だから、システム化は非常にインパクトがあったと思います。
ただ、実際に導入してしまえば日々使わなければならないので、思いのほか慣れるのは早かった印象です。ちょうど経費精算などのCMを見る機会も多かったので、そういう時代なのはみんな理解していたのだと思います。むしろ長く紙で勤怠管理や経費精算を行っていた従業員の方が、システム化できてよかったよねと喜んでいます。manageを開くだけで勤怠管理も経費精算も給与明細の表示もできるので、統合運用の便利さを感じています。

ペーパーレスで、勤怠管理・経費精算を効率化

－導入効果はいかがでしょうか？

平尾様：当社は、東京が本社で、札幌・仙台・名古屋・大阪・広島・福岡・鹿児島と日本の主要都市に営業拠点がありますが、全ての拠点でmanageを使っています。

高木様：全員の勤怠状況は、本社でもリアルタイムですぐに確認できます。それから、親会社からの出向社員もいるのですが、異なる就業規則で働いているため管理がやや煩雑になりがちでした。manage 勤怠の雇用区分にプロパーか出向社員かの情報を持たせて管理できるようになったので重宝しています。
給与データの出力などが雇用区分別にできるので、スムーズな処理が行えています。

高木様：また、何かあったというわけではありませんが、サービス残業はなくさなければならないと常々思っており、残業管理には気を配っています。打刻された残業時間と申請した残業時間に乖離がないか、全員分のチェックをしています。15分以上の乖離があった場合には理由を確認して必要があれば再申請をしてもらうのですが、manageは画面がみやすく楽にチェックができます。本人も常時確認できるので自己管理もしやすくなったと思います。

－経理のペーパーレス化やワークフローの利用方法について教えてください。

高木様：manage 経費を導入する前は、印刷会社で精算用の専用伝票を作成していました。伝票の裏側に出張の予定を書き上司に承認をもらって、出張に行った後は表側に発生した経費を書いたり領収書を貼ったり、1枚の紙で運用していました。部長が長期出張してしまうと、部下からの経費精算伝票でデスクに山ができてしまうこともありました。ファイリングするにも時間がかかっており、この煩わしい作業からとにかく脱却したかったのですが、今は画面だけで処理を進められてペーパーレスになりました。

渕川様：経費精算のワークフローは申請書毎に承認経路を登録していますが、自由度があって直感的に設定できる管理画面なので使いやすいです。当社では、あがってきた申請は上長と経理担当者が承認するフローになっているので、それにあう承認経路を登録しています。

平尾様：社長の申請の場合も取締役が確認するなど、必ず第三者がチェックできる体制を整えていますので、それも考慮して運用してもらっていますね。

渕川様：承認者から見ても、あがってきた申請書が一覧で見られるのが非常に便利ですね。
社内申請の量が画面をみるだけでわかり、どれくらい処理をしなければならないのか一目で確認しやすいのは非常に助かっています。

リモートワークなど環境変化にも柔軟に対応

－導入後に会社の状況が変わったと伺いました。

高木様：グループ内の企業再編で社名変更と会社規模が変わりました。最初は30名からのスタートでしたが100名になりました。いきなり人数が増える事で戸惑いましたが、運用を開始して1年ほど経っていたので、これまでの運用実績もあって比較的スムーズに対応できました。勤務管理でいうと、勤務時間の変更があり勤務体系を変更しなければならなかったのですが、難しい設定変更はなかったのであまり困りませんでした。新たに積立休暇の導入などもありましたが、自分たちだけで解決できない部分は、追加の導入支援やサポートのおかげで対応することができました。また、親会社のルールが変わると、グループ会社もそれにならって変更する必要があったりするのですが、システム化していることで何かと対応しやすくなりました。親会社のルール変更は、働く人たちが働きやすいように改善されていくので、manageで柔軟に設定ができるのは良かったと思っています。

－働き方改革やコロナウイルスの流行、どのように対応しましたか？

平尾様：働き方改革よりも、コロナの発生が非常にインパクトが大きく、速やかにリモートワークを進める必要がありました。

高木様：でも、コロナの発生前からmanageを導入しており、不安はなかったです。コロナ禍のときは、緊急事態宣言の際には在宅勤務が基本でした。親会社で発足したコロナ対策本部の指示に合わせてルールを決め対応していましたが、コロナ禍での出退勤ルールは頻繁に改訂されていましたね。
親会社からはノートパソコンやスマートフォンを提供してもらい、manageのポータル打刻ができるようになっていたので、自己申告ではなく正しい勤怠管理ができたのは良かったです。従業員からの評判も非常によかったです。また、コロナ関係ではありませんが、出張の際には、現場に行ってから打刻できるようにしているので、客観的事実を残せるようにスマホ打刻を使いつつ、修正がある際には修正申請を出してもらうように仕組化できました。

現場の小さな改善で会社全体のワークライフバランスを向上

－タキロンシーアイグループでは「充実人生経営宣言」を表明されています。

渕川様：2018年頃から、タキロンシーアイグループとして「充実人生経営宣言」のスローガンが出ました。ワークライフバランスであったり健康管理であったり盛り沢山の内容になっていますが、浸透するのは時間がかかるのかなと思っています。

平尾様：ただ、リモートワークや労働時間管理など、別の側面からのアプローチで進んでいるというのはありますね。労働時間が長すぎたり、サービス残業があったりするのは健康経営ではないし、コンプライアンスの面でもおかしい。そういうことはなくしましょうというのは、結果として充実人生につながっていくので少しずつ進んでいる気がします。

－今後、管理部門として目指しているのはどのような事でしょうか？

高木様：初めは小さな会社でしたが、規模が大きくなって顔を見た事もない社員がいたり、拠点ごとの業務についても把握できていなかったりしています。情報共有ができる環境、風通しの良い社内風土をどうやって作っていくか、社内ポータルサイトなど新しいツールの導入も含めて検討しています。 manageの活用のように、社内各部門の活性化も進めていければと思っています。