ワークフローシステムと連携すべき外部システム6選

ワークフローシステムと会計システムや電子契約システムなどを連携することで、業務効率化と入力ミスを防止できます。
例えば、ワークフローシステムで登録したデータが会計システムに自動で登録されることで、データを手入力する手間を省くことが可能です。
また、ワークフローシステムと電子契約を連携することで社内承認から契約までの手間を減らし、取引先とスムーズな契約が行えます。
本記事では、 ワークフローシステムと連携すべきシステムを「基幹システム編」と「クラウドサービス編」の2つに分けてご紹介 します。

ワークフローシステムと基幹システムの連携例

基幹システムとは、会計管理や組織管理、購買管理といったさまざまな管理業務を、効率化するシステムのことを指します。
例えば、会計システムとワークフローシステムを連携させることで、毎月発生している経費精算の情報をもとに自動で会計システムにデータを反映可能です。
基幹システムは多くありますが、代表的なものは生産・販売・在庫の管理ができる購買管理システムなどが該当します。
購買管理システムを導入する際に、会計管理も行うのであれば、併せて会計システムや生産管理システムを導入する必要があります。
ここでは、基幹システムとワークフローシステムの連携で、どのように業務を効率化できるかご紹介していきます。

会計システムとの連携で経費精算を自動化

会計システムとワークフローシステムを連携させることで、 備品の購入や出張・旅費といった、さまざまな経費精算を自動化 できます。
具体的には、会計システムに登録されている情報をワークフローシステムで取り込み、各種申請書の項目へ自動で反映させます。
取引先や日付、金額が自動で登録されるため、手入力による手間がかからずに、業務の効率化を進められるのがメリットです。
入力ミスを起こす心配もなく、仕訳帳への登録も自動で行えるため、経理担当の負担を大幅に削減できます。

人事システムとの連携で組織管理を簡略化

人事システムとの連携では、社員の入退社や部署異動といった、さまざまな組織管理を簡略化できます。
社員の入社時には、アカウント作成やセキュリティカードの作成、各種保険の申請などの申請が必要です。
そして、ワークフローシステムで作成した申請書のデータを 人事システムへの登録情報として転用できるため、わざわざ情報を探して入力する手間 がなくなります。
さらに、人事情報を社員自ら修正できるシステムであれば、管理者がチェック・修正をする手間もなくなります。

購買管理システムとの連携で購入品を簡単管理

購買管理システムとワークフローシステムを連携させることで、稟議書の決裁完了時には購入品の情報を購買管理システムに自動で登録可能です。
具体的には、ワークフローシステムで作成した申請書に記載されている 「取引先・購入品名・金額」などが自動で購買管理システムに登録 されます。
そのため、注文書の発行時には、すでに取引先や購入品といった必要な情報は自動で登録されている状態を作ることが可能です。
入力の手間を省くだけでなく、発注ミスを防げることができ、さらに過去の購入品情報も一元管理できます。

ワークフローシステムとクラウドサービスの連携例

近年では、各業務を効率化するためにクラウドサービスを導入する企業が増えています。
クラウドサービスの代表的なシステムとしては、チャットツールや電子契約サービスなどがあり、ワークフローシステムと連携可能です。
例えば、申請や承認が進んだ際に、チャットツールに通知を出すことで、メールより気づきやすくなります。
このように、クラウドサービスとワークフローシステムを連携することで、さらなる業務の効率化が期待できます。

チャットツールとの連携で決裁スピードをアップ

メールだと気づきにくかったり見逃しやすかったりする通知を、 チャットツールで受け取ることで決裁のスピードアップ を実現可能です。
ワークフローシステムには、申請書の承認や決裁担当者にメールやチャットツールにて通知を出す機能があります。
メールの場合、関係していないメールも届きやすいため、埋もれてしまいやすく、せっかくの通知を見逃してしまいがちです。
しかし、チャットツールの場合はメンションにて通知が来れば気づきやすいため、承認・決裁がスムーズに行えます。

電子契約システムとの連携で社内承認から契約締結までを効率化

ワークフローシステムで作成した文書が承認されると、その情報が電子契約システム上に自動で登録されるため、スムーズに契約締結できます。
具体的には、稟議書を作成し承認された時点で、「取引先」「契約内容」などが電子契約システムに登録されます。
そのため、契約書作成の際には、 稟議書で作成された情報を自動で入力し、そのまま電子契約システムに添付可能 です。
稟議書の作成から契約書の作成まで対応でき、さらには社内承認から契約締結までクラウド上で対応できるので、大幅に業務を効率化できます。

文書管理システムとの連携で電子帳簿保存法に対応

ワークフローシステムで申請・承認された文書は、電子帳簿保存法に則り文書管理システムで保管する必要があります。
ワークフローシステムでも管理は可能ですが、電子帳簿保存法に対応するためには、文書管理に特化したシステムが必須です。
電子帳簿保存法とは、これまで紙の保管が義務付けられていた契約書や領収書などを、電子データとして保管することが認められている法律のことをいいます。
2024年1月1日からは、全ての企業が「電子取引」に該当するものは、電子保存することが義務付けられるため、早急な対策を行う必要があります。
そのため、ワークフローシステムと電子帳簿保存法に対応した文書管理システムを連携させることで、 対象の文書を自動的に文書管理システムへ保存可能 です。

ワークフローシステムは外部システムとの連携が必要不可欠

ワークフローシステムは、あくまで文書の申請・承認・決裁までの流れを効率化するためのもので、外部システムとの連携は必要不可欠です。
例えば、作成した文書の管理はワークフローシステムだけでもできるものの、経費精算や購買管理といった情報は、別途管理が必要です。
そのため、ワークフローシステムを選定する場合、外部システムと連携できるのかといった点が非常に重要となってきます。
また、2024年には全ての企業が電子帳簿保存法に対応する必要があります。
システム導入のための期間を考慮すると、2023年6月頃を目安として対応完了させておくことがおすすめです。

実際にワークフローシステムを連携する場合はどうすればいい？

実際にワークフローシステムを連携させる場合、あらかじめ基幹システムやクラウドサービスが対応しているか確認が必要です。
連携に対応しているか確認しておかないと、ワークフローシステムを導入した後にシステム連携できない場合があります。
まずは連携できるシステムなのか、システム連携を代行してもらえるのかを確認してみましょう。
ここからは、実際にワークフローシステムとその他のシステムを連携させるための流れをご紹介します。

①API連携できるワークフローシステムを導入する

事前にワークフローシステムが既存システムとの連携に対応しているか確認する必要があります。
例えば、自社で使用している会計システムと、導入予定のワークフローシステムがAPI連携の対象外だと、思うような効率化が望めなくなります。
また、連携はできるけど実際の運用実績があまりない状態だと、 連携してから不具合が発生する可能性があるので、実績があるかも確認 しましょう。
運用実績があれば、連携時のトラブルにもスムーズに対応してもらえるため、安心して利用できます。

POINT

ワークフローシステムだけでなく、連携させる予定のシステムも、連携に対応していなければいけません。 API連携の場合は、相互通信によってデータを送り合うため、別途でプログラムを組まないと連携できない場合があります。
ワークフローシステムだけでなく、連携予定のシステムに関しても、実際に連携対応が可能かどうかシステムを提供している会社に確認しておきましょう。

②システム連携してくれる会社に依頼する

有名なワークフローシステムであれば、さまざまな外部システムとの連携に対応していますが、実際に連携作業までは請け負ってもらえないことがあります。
連携自体は対応していても、作業は自社で行う場合、対応できる社員がいないと事実上はシステム連携できない状況に陥ってしまいます。
そのため、連携作業まで対応してくれるのかどうかを確認しておくことで、対応できる社員がいない場合でも安心できます。
また、導入サポートが充実しているか、メールだけでなく電話でもサポートが受けられるのか、しっかりと確認しておきましょう。

ワークフローシステムとの連携に困ったらまずは相談してみよう

運用フローや導入しているシステムはそれぞれの企業によって異なるので、実際にどのような運用体制で行えばいいか迷うこともあるかと思います。
そんなときは、ワークフローシステムを提供している会社に直接問い合わせてみることをおすすめします。
システム構成や運用フローの提案は無料で案内してくれることが多いので、自社の課題や導入しているシステムとの連携について相談してみましょう。

弊社が提供しているワークフローシステム「manage ワークフロー」では、基幹システムや各種クラウドサービスとの連携にも対応しています。
お客様の課題を専任の担当者がヒアリングを行い、最適なシステム構成のご提案と連携作業までサポートします。
無料相談や無料トライアルをご用意しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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